Comece o ano novo certo: lista de verificação smb it

Começar o ano diretamente da perspectiva de TI significa levar o máximo de ordem possível ao caos. As semanas entre o Natal e o Ano Novo tendem a ser uma pausa em termos de solicitações de ajuda de TI, implantações e outras tarefas aleatórias de gerenciamento. A maior parte de janeiro segue o exemplo, enquanto o restante da organização retorna dos feriados e lentamente ganha impulso. Essas semanas são úteis para os gerentes de TI que precisam de tempo para arrumar suas casas, para fornecer uma base tecnológica firme para o resto do ano. A seguir, seis etapas principais que os gerentes de TI devem adotar o mais cedo possível em 2016.

1. Planeje as atualizações de concessão de hardware

Espero que você esteja mantendo um registro preciso de auditoria de hardware que cubra toda a sua infraestrutura no local, incluindo não apenas PCs e notebooks, mas também hardware de rede, impressoras e essa categoria cada vez maior de dispositivos móveis. Quem tem o quê; onde está localizado; informações básicas de identificação, como números de série e, mais importante, datas de atualização da concessão. Anote o hardware que será atualizado este ano e quando, e certifique-se de levar isso em consideração nos seus planos de projeto. Preste atenção especial em quais dispositivos móveis seus funcionários estão usando, à medida que mais e mais pessoas usam dispositivos móveis pessoais para o trabalho (o que pode acarretar encargos desnecessários de pagamento e riscos de segurança).

2. Faça uma auditoria completa da licença de software

Se você seguiu o procedimento adequado no ano passado, já deveria ter concluído uma auditoria de software. Mas, caso contrário, você definitivamente não deseja pular esta etapa agora.

Assim como em sua auditoria de hardware, você verá que os usuários também estão fazendo escolhas pessoais em seus portfólios de software. Semelhante aos funcionários que usam dispositivos pessoais para o trabalho, muitos também estão usando seus próprios serviços baseados em nuvem. Isso pode acontecer porque um único usuário decide se inscrever em um serviço específico, ou mesmo uma equipe inteira implanta um serviço em nuvem apenas entre si.

Freqüentemente, esses serviços são pagos por cobranças recorrentes atribuídas a cartões de crédito pessoais ou corporativos, e a contabilidade pode ter dificuldade em descobrir quem está pagando pelo quê. Isso é uma má notícia para eles, mas também pode incomodá-lo durante o tempo do orçamento de TI; portanto, avance agora o máximo possível. Essa tendência também pode causar grandes dores de cabeça do ponto de vista da segurança, pois muitos dos chamados serviços de nuvem realmente forçam os usuários a baixar módulos do lado do cliente que necessariamente ignoram o processo de teste usual. Se você não sabe o que está sendo executado nos dispositivos dos usuários, não pode protegê-los adequadamente.

Em um sentido mais tradicional, verifique se a auditoria de software também abrange as bases usuais, significando uma avaliação precisa de qual software está instalado, onde está sendo executado, quem tem acesso versus quem possui licenças e quando essas licenças estão expirando. Preste atenção especial ao software de segurança - antivírus, redes virtuais privadas (VPNs) e criptografia são três exemplos.

3. Sofra com essa auditoria de segurança

Certamente, as auditorias de segurança de TI são apenas um pouco mais agradáveis ​​do que uma visita do IRS, mas a boa notícia é que elas são absolutamente críticas e altamente especializadas. Isso significa que você tem um ótimo argumento para contratar um consultor para atrapalhar esse processo para você. Mas, seja você ou algum especialista externo, certifique-se de que o seguinte seja coberto em detalhes:

Adicionar as auditorias- amarre o processo aos dados de auditoria de hardware e software.

Análise de proteção de identidade - como você está controlando o acesso aos recursos e dados corporativos de TI no local e na nuvem.

Análise de segurança na nuvem - analise separadamente todas as suas operações na nuvem, sejam apenas alguns shows de armazenamento externo ou um aplicativo completo de software como serviço (SaaS) que esteja executando um processo de negócios importante.

Análise de proteção de dados e recuperação de desastres (DR) - Como foi a solução do ano passado e houve pontos fracos ou cenários imprevistos que você deve abordar este ano?

Análise geral de auditoria - Você não pode dar isso a nenhum consultor; use o relatório de auditoria de segurança para avaliar o nível de segurança das operações de TI e descubra não apenas onde as melhorias precisam ser feitas, mas também onde você pode economizar dinheiro usando diferentes soluções ou táticas de segurança.

4. Aprenda seus processos de negócios

Em uma empresa pequena, isso pode ser feito em algumas sessões individuais. Em uma empresa de médio porte, você provavelmente terá a chance de gastar alguns almoços. O nome do jogo aqui é "Como é que realmente funciona?" A idéia é primeiro identificar quais são os principais processos de sua empresa que fazem com que ela funcione (ou seja, que permitem ganhar dinheiro e funcionar) e quem lidera ou é dono desses processos. Então, tenha um tempo de cara com essas pessoas e peça-lhes que o guiem - em detalhes - como esses processos acontecem; o que é realmente importante para fazê-los acontecer; que ferramentas estão sendo usadas hoje para realizar esse trabalho; e o que essas pessoas gostariam de ver, desejariam que acontecesse, ou que geralmente apenas queriam reclamar.

Somente com essas informações você pode realmente agregar valor. Sua experiência não é apenas saber o que está acontecendo em tecnologia; é capaz de aplicar a tecnologia de forma criativa para realizar esses processos de geração de dinheiro mais rápido, mais barato ou mais competitivamente. Somente quando você realmente sabe como as coisas funcionam, você pode fazer esse trabalho de maneira eficaz e fácil. Portanto, tire um tempo da tela e conheça seus colegas de trabalho. Você ficará surpreso com o quanto eles estão felizes em ter essas conversas e quanto seu estoque interno pode aumentar como resultado.

5. Fale com Marketing

TI e Marketing geralmente são dois departamentos que não têm muito a ver um com o outro, além da interação superficial. Mas com o surgimento do marketing de mídia social, a tecnologia está desempenhando um papel cada vez mais importante no plano geral de marketing da sua empresa. Portanto, ter uma conversa no início do ano pode render grandes dividendos durante o resto do ano. As principais coisas que o Marketing provavelmente desejará discutir incluem:

Gerenciamento de presença de mídia on-line e social - Muitos departamentos de marketing não têm idéia do nível de sofisticação disponível para o gerenciamento de campanhas de marketing on-line; adicionar sua experiência aqui pode criar instantaneamente um plano de tecnologia para os dois lados.

Coleta e armazenamento de dados - O pessoal de marketing tende a pedir tudo com a intenção de descobrir como usá-lo mais tarde. Seria bom se esse "tudo" também não incluísse petabytes em potencial de dados da web, transações e rastreamento de clientes. Compreender o que essas pessoas estão coletando hoje e o que pretendem reunir amanhã pode ditar sua estratégia de armazenamento para o ano inteiro.

Análise de dados- Se seus administradores de banco de dados (DBAs) estão respondendo a perguntas de business intelligence (BI) até agora, prepare-se para a mudança. Com um aumento acentuado na coleta de dados, ocorrerá o mesmo aumento na mineração desses dados por valor. Carregar isso nos ombros de um ou dois DBAs sobrecarregados de trabalho provavelmente é um erro. Em vez disso, verifique se as ferramentas de serviços de business intelligence (BI) de autoatendimento (como o Microsoft Power BI ou o Tableau Desktop) podem ajudar sua organização. Converse com o Departamento de Marketing, Finanças e outros departamentos intensivos em dados sobre quais informações eles estão procurando e, em seguida, veja se você pode implantar ferramentas para permitir que eles procurem por eles mesmos.

6. Comece a planejar

Se você seguiu as etapas já descritas, agora tem uma idéia precisa de qual tecnologia sua empresa está usando, como está sendo usada e quanto custa. Você também tem uma boa visão dos buracos que perfuram essa situação - onde você está pagando demais; onde estão os riscos potenciais à segurança; o que precisará ser atualizado ou atualizado este ano e muito mais.

Use essas descobertas para começar a mapear seu ano de TI. Você precisa descobrir quantos projetos seu departamento pode lidar com aqueles que precisam acontecer (como renovações de licença, novas implementações de hardware devido a atualizações de concessão e similares). Somente depois de mapear esses projetos não opcionais, você poderá iniciar o planejamento de valor agregado.

Mas quando você chega a esse estágio, há alguns passos importantes que você precisa seguir:

Você se encontrou com líderes de processos da linha de frente; agora se reúna com a alta gerência. O pessoal da linha de frente fornece informações sobre como as coisas funcionam e onde você pode ajudar, mas apenas a gerência sênior pode fornecer uma perspectiva geral. Você precisa das duas perspectivas para apresentar um plano de tecnologia eficaz.

Trabalhe para "vender" projetos antes de gastar tempo em avaliação e teste. Descobrir quais ferramentas funcionarão melhor em sua organização pode ser uma tarefa tediosa e demorada. Não aceite isso até obter o apoio de partes interessadas da linha de frente e da alta gerência. Em outras palavras, venda sua ideia de projeto para as pessoas que se beneficiarão antes de gastar horas de trabalho significativas com elas.

Ao vender seus projetos, não se concentre apenas na economia de custos. Muitos gerentes de TI optam por encontrar soluções mais baratas para as ferramentas que estão sendo usadas atualmente. Às vezes, esse é um bom ângulo - especialmente para itens como chamadas móveis e planos de dados. Mas, para software orientado a tarefas e serviços em nuvem, focar no aumento da funcionalidade é uma jogada melhor. Configure demonstrações de soluções propostas para as partes interessadas para que elas vejam o que seu plano pode fazer por elas e você receberá muito mais atenção do que mesmo com a planilha de orçamento mais extravagante.

Não exagere. Depois que você recebe a atenção da alta gerência e da adesão dos envolvidos no processo, é fácil se deixar levar pelo impulso e pela emoção. Isso pode levar a promessas excessivas que, por sua vez, levam à falha do projeto e à dependência do Advil. Tenha muito cuidado no planejamento do seu projeto. Forneça buffer não apenas em termos de tempo, mas também em termos de orçamento, caso você precise contratar ajuda externa para concluir algo dentro do prazo. Lembre-se de que a TI também precisa responder a situações imprevistas, portanto, é fundamental garantir que você possa implantar para amanhã enquanto ainda estiver lidando efetivamente com o hoje.