Organize-se: 10 dicas para gerenciar suas anotações digitais

Os fãs de Seinfeld se lembrarão de uma cena gloriosa do show quando Jerry e Elaine aparecerem em uma agência de aluguel de carros. Jerry pede para pegar um carro de tamanho médio que ele reservou. O agente no balcão responde que eles não têm mais modelos de tamanho médio porque acabaram. "Veja", Jerry diz, "você sabe como fazer a reserva. Você simplesmente não sabe como fazer a reserva." Eu penso da mesma maneira sobre as notas digitais. É muito fácil fazer anotações, mas muito mais difícil usá- las.

Para realmente usar as anotações que você faz, você precisa organizar e saber como encontrá-las. Essas dicas sobre como começar com um aplicativo de anotações e organizar suas anotações ajudarão.

1. Escolha um ótimo aplicativo para anotações

O aplicativo de anotações que você escolhe influencia fortemente se e como verá suas anotações novamente. O aplicativo básico para anotações que foi pré-instalado no seu telefone ou tablet provavelmente não é muito bom. Claro, você já o usou antes e funciona bem, mas talvez você não saiba quais recursos estão faltando que separam aplicativos meramente satisfatórios dos excelentes.

Três recursos que tornam os aplicativos de anotação realmente úteis são:

• pastas
• tags e
• reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

Entrarei em mais detalhes sobre cada ponto em um momento.

Os três aplicativos que eu mais recomendo, com base nos meus testes pessoais de muitos aplicativos de anotações ao longo dos anos, são:

• Microsoft OneNote, se você quiser um aplicativo gratuito para anotações,
• Evernote, se você não se importa em pagar por uma assinatura Premium, e
• Quip para anotações colaborativas.

2. Crie uma caixa de entrada

Ao anotar uma nota rapidamente, você precisa de um local para salvá-la onde ela não se perca. Crie uma pasta Caixa de entrada no seu aplicativo de anotações e defina-a como o local de armazenamento padrão.

Acesse a Caixa de entrada regularmente para adicionar mais informações sobre suas anotações e classificá-las. Você verá como fazer isso nas próximas dicas. Você não precisa limpar a Caixa de entrada em um horário definido, mas tente fazê-lo quando o aplicativo de anotações estiver aberto em uma tela de tamanho normal (consulte o item 10 abaixo). Torna mais fácil ver o que você está fazendo e ver todas as opções que você tem.

Você não precisa atirar na Caixa de entrada Zero em um aplicativo de anotações. Uma Caixa de entrada é um ótimo local para armazenar anotações que você revisita frequentemente. Por exemplo, mantenho uma anotação com os nomes e senhas da rede Wi-Fi de todos os meus amigos. Se eu levar um novo dispositivo para a casa deles ou limpar a senha de salvamento, posso entrar na rede novamente sem incomodá-los nos detalhes. Essa nota tem um lar permanente na minha caixa de entrada.

3. Classifique as notas em pastas ou cadernos

As pastas, que alguns aplicativos também chamam de Notebooks, ajudam a organizar suas anotações manualmente. Eles se tornam úteis mais tarde quando você deseja explorar notas sobre um determinado tópico, como todas as notas que são receitas.

As pastas que você cria e como as nomeia depende de quais tipos de anotações você toma e como as usa. Se você não tiver certeza, comece com as pastas Caixa de entrada, Leitura, Família, Pessoal e Trabalho. Você sempre pode alterá-los e criar mais depois de ter uma idéia de como usá-los.

4. Crie atalhos para suas pastas favoritas

Qualquer aplicativo de anotação bem usado tem pastas que veem mais ação do que outras. Facilite o acesso a essas pastas criando atalhos ou marcando-os como favoritos. Essas são as pastas nas quais você observa frequentemente as anotações feitas e adiciona novas.

Você provavelmente tem outras pastas que apenas guardam notas até um momento inesperado, quando você precisar delas. Eles não precisam estar na frente e no centro.

5. Use Tags

Tags ajudam a encontrar notas existentes. Eles podem restringir o que você vê em uma pasta específica ou mostrar todas as notas marcadas com um tema comum em várias pastas. Eles também ajudam a encontrar notas que pertencem a algum tema, mesmo que a palavra temática não apareça na própria nota. Deixe-me dar alguns exemplos.

Exemplo 1: digamos que você tenha uma pasta chamada Recipes e esteja planejando uma festa para alguns vegetarianos. Você pode puxar todas as anotações apenas dessa pasta marcada como vegetariana para ter ideias sobre o que fazer.

Exemplo 2: Talvez você seja um escritor que escreve para diferentes publicações. Você pode fazer anotações sobre artigos e organizá-los em pastas com base em onde eles são publicados. Pode haver momentos, no entanto, em que você queira explorar todas as notas que possui sobre um determinado tema, independentemente de quem publicou a peça. Se você marcou suas anotações com esse tema, pode procurar a tag e vê-las todas, independentemente da pasta em que estão.

Exemplo 3: você encaminha um email relacionado a um projeto no qual está trabalhando no seu aplicativo de anotações. A mensagem nunca diz o nome do projeto ou sobre o que é. É assim que as pessoas se comunicam quando estão no meio de algo. Nesse caso, você pode adicionar tags para definir a nota (nome do projeto, cliente, descrição do trabalho) para poder encontrar a nota quando precisar.

6. Etiquetas de abate

Existe o fato de haver muitas tags. Quanto mais você adiciona tags, mais desleixadas elas ficam. Então, de tempos em tempos, escolha suas tags. Aqui está como fazê-lo.

Puxe uma lista de todas as tags em uso. Muitas vezes, você pode ver a contagem de notas ao lado da tag. Primeiro, procure quase duplicatas. Se você tiver tags para "app" e "apps", livre-se do que tiver menos notas. Abra as notas afetadas e adicione a tag que você manterá. Exclua a outra tag.

Além disso, se você tiver alguma tag com duas ou menos notas, considere se livrar delas. Eles provavelmente não estão lhe fazendo nenhum bem.

7. Crie um atalho no seu telefone

Faça um atalho no telefone para iniciar uma nova anotação no aplicativo de anotações, para que a captura de idéias e informações esteja sempre ao alcance rápido. Em dispositivos iOS, você pode criar um atalho Siri e, no Android, procurar uma opção Novo widget de anotação no aplicativo.

8. Ditar

Quando algo vem à sua mente, você quer anotar, mas está seriamente apressado ou está passeando com o cachorro e dificilmente consegue segurar a trela e o telefone ao mesmo tempo.

A maioria dos smartphones possui uma função de fala para texto. Use-o! Inicie uma nova nota, pressione o ícone do microfone no teclado e fale o que você deseja anotar. Como alternativa, você pode gravar uma nota de voz e transcrevê-la mais tarde. Se você adquire o hábito e acaba ditando longas passagens, use um serviço de transcrição para poupar algum tempo. Existem muitas boas opções gratuitas e pagas disponíveis, embora as opções pagas tendam a ser consideravelmente mais precisas.

9. Anexe imagens e PDFs, use OCR

Se o seu aplicativo tiver OCR, ele poderá pesquisar o texto encontrado em imagens, PDFs e outros arquivos carregados nele. Não tenha vergonha de adicionar arquivos às suas anotações quando precisar delas. Isso inclui tirar fotos de placas informativas, anotações manuscritas, páginas de livros e assim por diante.

Você pode ver como é útil através de um exemplo. Digamos que você anexe um PDF de um recibo de uma refeição que você precisa reivindicar em um relatório de despesas. Você esqueceu de etiquetá-lo como "recibo" e não sabe onde está. Se você se lembrar do nome do restaurante, digite-o na barra de pesquisa e o OCR o rastreará.

Preste atenção aos limites que seu aplicativo de anotações ou tipo de conta coloca no uso e armazenamento do OCR. Por exemplo, a versão gratuita do Evernote executa o OCR em imagens, mas não em PDFs e documentos do Office. Você precisa de uma conta Premium ou Business para isso. Se o seu aplicativo não tiver uma digitalização integrada, considere associá-lo a um aplicativo de digitalização móvel.

10. Organize em uma tela grande

Idealmente, seu aplicativo de anotações terá um aplicativo de desktop e web. Use um deles (de modo geral, os aplicativos de desktop são melhores para esse fim) ao classificar na caixa de entrada e organizar suas anotações. Ter uma tela grande ajuda a ver mais do aplicativo e, portanto, mais da estrutura de pastas, tags e outras informações adicionadas às notas para mantê-las organizadas. Se você puder ver todas as suas opções, é mais provável que escolha as corretas.

Pegue a nota, segure a nota, revisite a nota

Ao organizar sua experiência de tomar notas, você aumenta suas chances de não apenas fazer anotações mais relevantes, mas também armazená-las de uma maneira que permita revisitá-las quando chegar a hora.