16 dicas do Microsoft word que você precisa aprender agora

O Microsoft Word é o programa de processamento de texto mais onipresente do mercado; é intuitivo até para os usuários de computador mais tecnologicamente analfabetos e é apoiado pelo poderoso pacote Microsoft Office.

Impulsionado por programas baseados na nuvem, como o Google Docs, o Word evoluiu ao longo dos anos com assinaturas online que oferecem acesso a vários dispositivos, além de uma versão gratuita do Word baseada na nuvem. Mas, apesar da concorrência, o software da Microsoft continua sendo a ferramenta essencial para a produção de documentos importantes. E porque não? É confiável, personalizável e possui muitas funcionalidades incorporadas que você talvez ainda não tenha experimentado. Leia alguns truques semi-ocultos que apenas os usuários avançados conhecem.

Determinar suas estatísticas de legibilidade

O Word tem o poder de julgar não apenas sua gramática e ortografia, mas também a complexidade de sua escrita. Por exemplo, sua redação atende ao nível de compreensão de alguém que está cursando uma pós-graduação ou que ainda está aprendendo suas formas e cores?

O Word usa testes linguais, como o teste Flesch Reading Ease, que calcula uma pontuação em uma escala de 100 pontos. Quanto maior o número, mais fácil é entender. A documentação do Office sugere que você deseja uma pontuação entre 60 e 70.

Além disso, o Word executará um teste lingual semelhante, o teste de nível de ensino Flesch-Kincaid, que informará para qual nível de ensino nos EUA um texto foi escrito; a maioria dos documentos deve procurar entre 7.0 e 8.0, diz a Microsoft.

Para usar esse recurso, primeiro você precisa ativá-lo navegando para Arquivo> Opções> Revisão. Em seguida, selecione Mostrar estatísticas de legibilidade em ortografia e gramática. Agora, quando você pede ao Word para executar uma verificação ortográfica, ele também gera estatísticas de legibilidade do seu documento.



Realçar um campo quadrado de texto

Aqui está um recurso que só será utilizável em casos muito específicos. Se você pressionar a tecla Alt no Windows ou a tecla Option em um Mac, enquanto clicar e arrastar o mouse, poderá desenhar uma caixa no documento que destacará todos os caracteres dessa caixa. Se você sempre quis criar um quadrado perfeito de texto roxo no meio de um pedaço de texto, é assim que você o faz.



Gerar texto aleatório

Se você precisar adicionar Lorem Ipsum ao seu documento como um espaço reservado, o Word o cobrirá. Apenas digite: = lorem (p, l) e substitua "p" pelo número de parágrafos que você deseja e substitua "l" pelo número de frases necessárias. Você também pode incluir apenas um número entre parênteses e isso criará muitos parágrafos. Quando estiver pronto, coloque o cursor no final da equação e pressione Enter para gerar seu texto.

Você também pode usar a documentação aleatória do Office gobbledygook como material de origem do preenchimento de local. Use a equação = rand (p, l).



Adicionar uma calculadora ao Word

O Word possui uma calculadora interna que pode ajudá-lo a resolver equações diretamente no seu documento. Primeiro, adicione-o ao menu Word navegando para Arquivo> Opções> Barra de ferramentas de acesso rápido e selecionando Todos os comandos no menu suspenso. Localize Calcular e clique em Adicionar para movê-lo para a coluna Barra de ferramentas de acesso rápido. Clique em OK para retornar ao seu documento.

Você notará que um pequeno círculo cinza foi adicionado à parte superior do seu documento do Word. Agora você pode digitar equações matemáticas e, se destacá-las, esse ícone mudará de cor. Pressione o ícone e o Word calculará a resposta.



Destacar uma frase com um clique

Para destacar rapidamente uma frase inteira, mantenha pressionada a tecla Ctrl no Windows ou a tecla Command em um Mac e clique no início da frase. O Word cuidará do resto.



Passe por aí para editar pontos de acesso

Pressionar Shift-F5 permitirá que você percorra as partes do documento que você editou recentemente. Esse truque até lembra onde você estava editando pela última vez depois de reabrir um documento.



Escrever texto em qualquer lugar

Você pode usar o Word como uma lousa de classificação e colocar texto facilmente em qualquer lugar da página. Basta clicar duas vezes em qualquer lugar da página e o Word permitirá que você comece a digitar lá. O Word insere automaticamente retornos e guias rígidos para permitir a inserção de texto. Poetas de vanguarda, esta função é para você.



Data e hora da atualização automática

Às vezes, você tem um documento que usa repetidamente, atualizando apenas alguns detalhes importantes. Se isso for um documento como uma carta que inclua a data e / ou hora, um pequeno truque é permitir que o Word atualize a data automaticamente.

Na guia Inserir, clique no botão Data e hora e uma janela pop-up será exibida. Clique no formato da data desejado e clique na caixa "atualizar automaticamente" no canto inferior direito. Agora a data será atualizada automaticamente sempre que você abrir (ou imprimir) o documento.



Converter em um documento PDF e HTML

O Word facilita a conversão do seu documento em um arquivo PDF ou HTML. Ao "salvar como" um arquivo, você verá o menu suspenso "Salvar como tipo", que fornecerá várias opções, incluindo PDF e página da Web.

Observe que a função Página da Web pode incluir muitos códigos extras. Isso não afeta necessariamente a página, mas pode tornar as coisas um pouco confusas se você precisar alterar alguma coisa. Outra opção é usar um site de conversão gratuito como o Word para limpar HTML, que - como o nome indica - criará código HTML a partir do texto que é copiado e colado diretamente de um documento do Word.



Alterar maiúsculas de maneira fácil

Você pode alterar facilmente a capitalização de qualquer texto com um clique de um botão. Destaque uma seleção e clique no menu suspenso "Aa" para alterar o texto entre maiúsculas e minúsculas, todas as letras maiúsculas ou minúsculas. Você também pode iniciar cada palavra com uma letra maiúscula e alternar entre maiúsculas e minúsculas.



Mostrar caracteres ocultos

Se você estiver trabalhando em um documento complexo com diferentes estilos, colunas e formatos, a edição poderá rapidamente se tornar um exercício tedioso. A melhor maneira de ver o que está acontecendo com a formatação do documento é tornar visível todas as marcas invisíveis (retornos físicos, retornos leves, guias, espaços). Pressione Ctrl-Shift-8 no Windows ou Command-8 em um Mac.



Substituir caracteres invisíveis e formatação

A ferramenta Localizar e substituir no Microsoft Word é um salva-vidas. Você pode fazer alterações em massa de maneira rápida e fácil, sem precisar procurar e bicar todas as instâncias de algo que precisa ser alterado. Mas você também pode localizar e substituir os caracteres ocultos no seu documento.

Clique no botão Localizar e substituir no Word e clique em Mais na caixa de diálogo. Clique em Formatar para pesquisar a formatação do documento - o menu suspenso inclui margens, fonte, estilos e espaçamento entre linhas. Assim, você pode, por exemplo, pesquisar e substituir uma fonte verde por roxa. Clique em Especial para procurar caracteres especiais (traço, espaço em branco etc.).

Você também pode inserir comandos no campo de texto para pesquisar diretamente a formatação e os caracteres. Use ^ p ^ p para procurar / substituir espaços duplos e substitua-os por ^ p para espaço único. Você também pode usar ^ t para procurar por guias, ^ # para procurar dígitos, ^ $ para letras e ^ w para espaços em branco.



Inserir objetos no Word

Se você sentir que seu documento pode usar um pouco de algo adicionado à cópia do corpo, o Word permite inserir objetos diretamente na página. Clique em Inserir> Objeto para abrir uma caixa de diálogo que mostra o que você pode adicionar. É assim que você adiciona um gráfico ao seu documento, mas também pode incorporar um PDF ou uma planilha do Excel.



Inserir equações

Você pode adicionar equações matemáticas complexas ao Word clicando em Inserir> Equação e selecionando a equação que deseja adicionar. Depois de inserido no seu documento, você pode alterar a formatação ou substituir letras por números.



Proteja seu documento

O Word possui uma quantidade razoável de proteção interna que criptografará sua escrita. Clique em Arquivo> Informações para gerenciar as permissões de exibição e edição, ativar a criptografia de senha e criar uma senha para o documento.



A caixa de pesquisa é sua amiga

Não sabe onde algo está? Nas versões mais recentes do Microsoft Word, você pode digitar o que procura na caixa de pesquisa para acesso rápido.