22 dicas do Excel para se tornar um profissional de planilhas

Existem muito, muito poucas pessoas no planeta Terra que poderiam dizer que dominaram completamente todas as pequenas coisas intricadas do Microsoft Excel. É o aplicativo de planilha de estréia mundial e é o padrão do setor há quase 35 anos, substituindo o Lotus 1-2-3, o antes venerável, o primeiro aplicativo matador de PCs na década de 1980.

O domínio do Microsoft Excel como planilha ainda não foi realmente testado, certamente não pelo Quattro Pro da Corel (ainda hoje vendido no WordPerfect Office Pro), pelas ferramentas de código aberto do Apache ou LibreOffice, ou mesmo pelas planilhas do Google (parte da planilha do Google Drive)

Há uma razão para isso. O Excel é mais do que uma marca que todos conhecem: é poderoso. Ele faz quase tudo o que você poderia pedir em uma planilha. A versão atual do Excel 2019, disponível no Microsoft Office 2019 como parte de uma assinatura do Microsoft 365 e outros métodos, é uma opção dos editores da PCMag.

Não é apenas para números. Muitas pessoas preenchem as aparentemente infinitas grades do Excel com dados, usando-os como um banco de dados de arquivo simples. Pode criar um gerente de contatos relativamente eficaz ou um gerente de relacionamento com o cliente completo. Não é tão chocante ver as pessoas usando-o como seu processador de texto, apesar do Microsoft Word normalmente estar bem ao lado dele.

Uma coisa que quase todo usuário do Excel tem em comum: não saber o suficiente. Existem muitas maneiras de fatiar e cortar dados, dar uma nova aparência a esses dados e, mais ainda, é impossível recontá-los todos. Livros inteiros são escritos sobre o tópico. Mas é fácil dominar algumas das dicas mais interessantes e intricadas que facilitarão seu tempo de uso do programa e farão com que você pareça o guru de planilha de alta tecnologia do seu escritório. Então, desmonte um ou todos esses truques para se destacar no Excel.

Quebras de linha e quebra de texto

Digitar nas células da planilha pode ser frustrante, pois o padrão para o texto digitado é continuar para sempre, sem retroceder para uma nova linha. Você pode mudar isso. Crie uma nova linha digitando Alt + Enter (pressionar Enter sozinho leva você para fora da célula). Ou clique na opção Quebrar texto na guia Página inicial na parte superior da tela, o que significa que todo o texto é agrupado na borda da célula em que você está. Redimensione a linha / coluna e o texto é reorganizado para caber.



Ctrl + Shift para selecionar

Existem maneiras muito mais rápidas de selecionar um conjunto de dados do que usar o mouse e arrastar o cursor. Clique na primeira célula que deseja selecionar e mantenha pressionadas as teclas Ctrl + Shift e pressione a seta para baixo para obter todos os dados na coluna abaixo, a seta para cima para obter todos os dados acima ou as setas esquerda ou direita para obter tudo a linha (para a esquerda ou direita, é claro). Combine as direções e você poderá obter uma coluna inteira e tudo nas linhas à esquerda ou à direita. Ele selecionará apenas células com dados (mesmo dados invisíveis). Se você usar Ctrl + Shift + End, o cursor irá pular para a célula mais baixa à direita com dados, selecionando tudo no meio. Portanto, se o cursor estiver na célula superior esquerda (A1), isso é tudo. Ainda mais rápido: Ctrl + Shift + * (o asterisco) selecionará todo o conjunto de dados, independentemente da célula selecionada. ( Imagem por xuuxuu por Pixabay )



Preenchimento automático

Este é um acéfalo, mas tão facilmente esquecido. Você começa a digitar uma série de coisas repetitivas, como datas (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) e sabe que terá um longo dia. Em vez disso, inicie a série e mova o cursor na tela para a parte inferior direita da última célula - a alça de preenchimento. Quando se transformar em um sinal de adição (+), clique e arraste para baixo para selecionar todas as células que você precisa preencher. Eles serão preenchidos magicamente usando o padrão que você iniciou. E também pode subir uma coluna ou esquerda ou direita em uma linha.

Ainda melhor - você pode preencher automaticamente sem muito padrão. Novamente, escolha uma célula ou células, vá para a alça de preenchimento, clique e arraste. Você receberá um menu de opções. Quanto mais dados você inserir inicialmente, melhor será a opção Preencher série, criando as opções de preenchimento automático. Confira este tutorial da Microsoft.



Preenchimento instantâneo

O Flash Fill preencherá de maneira inteligente uma coluna com base no padrão de dados que vê na primeira coluna (ajuda se a linha superior for uma linha de cabeçalho exclusiva). Por exemplo, se a primeira coluna for todos os números de telefone formatados como "2125034111" e você desejar que todos sejam "(212) -503-4111", comece a digitar. Na segunda célula, o Excel deve reconhecer o padrão e exibir o que acha que deseja. Basta pressionar Enter para usá-los. Isso funciona com números, nomes, datas etc. Se a segunda célula não fornecer um intervalo preciso, digite um pouco mais - o padrão pode ser difícil de reconhecer. Em seguida, vá para a guia Dados e clique no botão Preenchimento em Flash. Confira este tutorial da Microsoft para obter mais informações.



Texto para colunas

Digamos que você tenha uma coluna cheia de nomes, primeiro o penúltimo, mas você quer duas colunas que os separem. Selecione os dados e, na guia Dados (na parte superior), clique em Texto em colunas. Escolha separá-los por delimitadores (com base em espaços ou vírgulas - ótimo para valores de dados CSV) ou por uma largura fixa. A largura fixa é utilizada quando todos os dados são amontoados na primeira coluna, mas separados por um número fixo de espaços ou período. O resto é como mágica, com opções extras para determinados números.



Colar especial para transpor

Você tem um monte de linhas. Você quer que eles sejam colunas. Ou vice-versa. Você ficaria louco movendo as coisas célula por célula. Copie esses dados, selecione Colar Especial, marque a caixa Transpor e clique em OK para colar em uma orientação diferente. Colunas se tornam linhas, linhas se tornam colunas.



Várias células, mesmos dados

Por algum motivo, talvez seja necessário escrever a mesma coisa repetidamente nas células de uma planilha. Isso é torturante. Basta clicar em todo o conjunto de células, arrastando o cursor ou mantendo a tecla Ctrl pressionada enquanto clica em cada uma. Digite-o na última célula e pressione Ctrl + Enter - e o que você digitou entra em cada célula selecionada.



Colar especial com fórmulas

Digamos que você tenha uma quantidade enorme de números no formato decimal que deseja mostrar como porcentagens. O problema é que esse número 1 não deve ser 100%, mas é isso que o Excel fornece se você clicar no botão Estilo da Porcentagem (ou pressionar Ctrl-Shift-%). Você quer que 1 seja 1%. Então você tem que dividir por 100. É aí que entra o Paste Special.

Primeiro, digite 100 em uma célula e copie-o. Em seguida, selecione todos os números que você deseja reformatar, selecione Colar especial, clique no botão de opção " Dividir " e o boom aumenta a dinamite: você tem números convertidos em porcentagens. Isso também funciona para adicionar, subtrair ou multiplicar instantaneamente números, obviamente.



Usar gráficos em gráficos

Você pode colocar um gráfico em qualquer elemento de um gráfico do Excel. Qualquer elemento. Cada barra, pedaço de torta etc. pode suportar sua própria imagem. Por exemplo, acima, há uma bandeira do estado de Dakota do Sul no gráfico de pizza (posicionada selecionando a fatia, usando o menu suspenso Opções da série e selecionando "Preenchimento de imagem ou textura"), além de um logotipo PCMag incorporado (colocado com o Botão Inserir Imagens da guia). Você pode até usar "sem preenchimento", o que causou a fatia que faltava.

O clip-art pode ser cortado e colado em um elemento - notas de dólar para mostrar dólares gastos, gotas de água para custos de encanamento, esse tipo de coisa. Misturar e combinar muitos elementos gráficos torna impossível a leitura, mas vale a pena mexer nas opções que você possui. Deixe o designer gráfico residente verificar antes de usá-los.



Salvar gráficos como modelos

O Excel tem mais tipos de gráficos do que os de Jimmy Carter, com dentes e amendoins, mas é quase impossível encontrar um gráfico padrão perfeito para a sua apresentação. Felizmente, a capacidade do Excel de personalizar todos esses gráficos é exemplar. Mas quando você precisa recriar um? Isso é uma dor. Não precisa ser assim. Salve seu gráfico original como um modelo.

Depois que um gráfico for aperfeiçoado, clique com o botão direito nele. Selecione Salvar como modelo. Salve um arquivo com uma extensão CRTX na pasta padrão do Microsoft Excel Templates. Depois de fazer isso, aplicar o modelo é bolo. Selecione os dados que deseja mapear, vá para a guia Inserir, clique em Gráficos recomendados, depois na guia Todos os gráficos e na pasta Modelos. Na caixa Meus modelos, escolha o que deseja aplicar e clique em OK.

Alguns elementos, como o texto real nas legendas e títulos, não serão traduzidos, a menos que façam parte dos dados selecionados. Você obterá todas as seleções de fonte e cor, gráficos incorporados e até as opções da série (como uma sombra projetada ou brilhar ao redor de um elemento do gráfico).



Trabalhar com células em folhas

Este, chamado 3D Sum, funciona quando você tem várias planilhas em uma pasta de trabalho que possuem o mesmo layout básico, digamos declarações trimestrais ou anuais. Por exemplo, na célula B3, você sempre tem o valor em dólares para a mesma semana correspondente ao longo do tempo.

Em uma nova planilha na pasta de trabalho, vá para uma célula e digite uma fórmula como = sum ('Y1: Y10'! B3). Isso indica uma fórmula SUM (adicionando itens) para todas as planilhas intituladas Y1 a Y10 (vale 10 anos) e observando a célula B3 em cada uma. O resultado será a soma dos 10 anos. É uma boa maneira de criar uma planilha mestre que se refira a dados em constante mudança.



Esconder à vista

É fácil ocultar uma linha ou coluna - basta selecionar tudo clicando no cabeçalho da letra ou do número, clique com o botão direito do mouse e selecione "Ocultar". (Para exibir novamente, selecione as colunas dos dois lados de uma só vez, clique com o botão direito do mouse e selecione "Mostrar novamente"). Mas e se você tiver apenas uma pequena seção de dados inconvenientemente posicionados que deseja ocultar, mas ainda quiser trabalhar? Fácil. Destaque as células, clique com o botão direito do mouse e escolha Formatar células. Na guia Número, na parte superior, vá para Categoria e selecione " Personalizado ". Digite três pontos e vírgulas (;;;) no campo Tipo:. Clique OK. Agora os números não estão visíveis, mas você ainda pode usá-los em fórmulas.



Ocultar uma folha inteira

Sua pasta de trabalho típica do Excel - o arquivo em que você está trabalhando - pode ser carregada com muitas planilhas (cada folha é indicada por uma guia na parte inferior, que você pode nomear). Oculte uma planilha, se desejar, em vez de excluí-la, disponibilizando seus dados não apenas para referência, mas também para fórmulas em outras planilhas da pasta de trabalho. Clique com o botão direito do mouse na guia da folha inferior e selecione Ocultar. Quando precisar encontrá-lo novamente, acesse a guia Exibir na parte superior, clique em Mostrar e escolha o nome da planilha na lista exibida.

Há também um botão Ocultar no menu da guia Exibir na parte superior. O que acontece quando você clica nisso? Ele oculta toda a pasta de trabalho que você está usando. Parece que você fechou o arquivo, mas o Excel continua em execução. Quando você fecha o programa, ele pergunta se você deseja salvar as alterações na pasta de trabalho oculta. Quando você abre o arquivo, o Excel fornece o que parece ser uma pasta de trabalho em branco - até você clicar em Mostrar novamente.



Usar pasta de trabalho pessoal para macros

Quando você mostra uma pasta de trabalho inteira, provavelmente verá uma pasta de trabalho listada que não sabia que escondeu: o arquivo Personal.XLSB. Na verdade, essa é a pasta de trabalho pessoal que o Excel criou para você; é aberto como uma pasta de trabalho oculta sempre que o Excel é iniciado. O motivo de usá-lo? Macros. Quando você cria uma macro, ela não funciona em todas as planilhas criadas por padrão (como no Word) - uma macro é vinculada à pasta de trabalho em que foi criada. No entanto, se você armazenar a macro no Personal.XLSB, estará disponível o tempo todo, em todos os seus arquivos de planilha. O truque é que, quando você grava a macro, no campo "Armazenar macro em", selecione "Pasta pessoal de macros". (Você pode gravar uma macro ativando a guia Desenvolvedores - vá para a guia Arquivo, selecione Opções, clique em Personalizar faixa de opções e, na caixa Guias principais, marque Desenvolvedores, clique em OK.)



Pivô! Pivô!

Livros inteiros foram dedicados ao PivotTabels. Eles são resumos de sua gigantesca coleção de dados que tornam muito mais fácil analisar as informações com base em seus pontos de referência. Por exemplo, se você tiver todo o conjunto de notas para todos os seus alunos em todos os testes do ano inteiro, uma Tabela Dinâmica poderá ajudá-lo a restringir as coisas a um aluno por um mês. Cabe a qualquer pessoa com big data brincar com eles (faça uma cópia dos dados originais para brincar primeiro).

Para criar uma, verifique se todas as colunas e linhas têm o título como deveriam e, em seguida, selecione Tabela Dinâmica na guia Inserir. Melhor ainda, tente a opção Tabelas dinâmicas recomendadas para ver se o Excel pode escolher o tipo certo para você. Ou tente o Gráfico Dinâmico, que cria uma Tabela Dinâmica com um gráfico incluído para facilitar o entendimento.



Formato condicional

Olhando para uma enorme quantidade de dados e imaginando onde estão os destaques? Quem tem a pontuação mais alta (ou mais baixa), quais são os cinco primeiros, etc.? A Formatação Condicional do Excel fará de tudo, desde colocar uma borda ao redor dos destaques até codificar por cores a tabela inteira. Ele também cria um gráfico em cada célula, para que você possa visualizar rapidamente a parte superior e inferior do intervalo de números. (Acima, os números mais altos estão em verde veloz, o mais baixo em vermelho, com um espectro no meio.) Use o submenu Regras de células destacadas para criar mais regras para procurar coisas, como texto que contém uma certa seqüência de caracteres. palavras, datas recorrentes, valores duplicados, etc. Existe ainda uma opção maior que / menor que para que você possa comparar as alterações numéricas.



Validar dados para criar listas suspensas

Criando uma planilha para uso de outras pessoas? Se você deseja criar um menu suspenso de seleções para usar em células específicas (para que não possam estragar tudo!), Isso é fácil. Destaque a célula, vá para a guia Dados e clique em Validação de Dados. Em "Permitir:", selecione " Lista ". Em seguida, no campo "Fonte:", digite uma lista com vírgulas entre as opções. Ou clique no botão ao lado do campo Origem e volte para a mesma planilha para selecionar uma série de dados - essa é a melhor maneira de lidar com listas grandes. Você pode ocultar esses dados mais tarde, eles ainda funcionarão. A validação de dados também é uma boa maneira de restringir os dados inseridos - por exemplo, especifique um período e as pessoas não poderão inserir datas antes ou depois do que você especificar. Você pode até criar a mensagem de erro que eles verão.



Inserção de tela

O Excel facilita a captura de tela de qualquer outro programa aberto na área de trabalho e a inserção em uma planilha. Vá para a guia Inserir, selecione Captura de tela e você verá um menu suspenso exibindo uma miniatura de todos os programas abertos. Escolha um para inserir a imagem em tamanho normal. Redimensione-o como desejar.



Inserir dados do Excel no Word

Trinta e cinco anos atrás, o pensamento de colocar dados do Excel no Word ou PowerPoint era alucinante no mundo dos Office Suites. Hoje, não há nada a fazer. Quer você esteja usando células de dados ou um gráfico gráfico completo, copie e cole no outro programa. O importante é saber que este é um processo de vinculação e incorporação - se você alterar os dados na planilha, eles também serão alterados no Word DOC ou no PowerPoint PPT. Se você não quiser, cole-o como um gráfico. Use a ferramenta Colar especial do Word para isso. Ou, ao retirá-lo do Excel, vá para a guia Início na parte superior, selecione o menu Copiar e use a opção Copiar como imagem. Em seguida, você pode colar o gráfico em qualquer programa.



Use $ para impedir a mudança

Ao escrever uma fórmula, você faz referência às células por sua posição, como A1. Se você copiar uma fórmula e colá-la na próxima célula para baixo, o Excel mudará a célula referenciada; portanto, será exibido A2. Para evitar mudanças, use o cifrão ($). Digite $ A1 e recorte e cole-o em uma nova célula, por exemplo, o que impede uma alteração na coluna (A); Um $ 1 impede a mudança de linha (1) e $ A $ 1 impede a mudança de mudança em qualquer direção ao copiar uma fórmula.

Isso é útil quando você tem uma única célula para usar em várias fórmulas. Digamos que você queira dividir tudo por 100. Você pode fazer uma fórmula como = (A1 / 100), mas isso significa que você não pode alterar os 100 facilmente. Coloque os 100 na célula B1 e use = (A1 / B1) - mas quando você o recorta e cola, ele se transforma em = (A2 / B2), depois = (A3 / B3) etc. O $ corrige isso: = (A1 / $ B $ 1) pode ser cortado e colado em uma linha, mas a referência $ B $ 1 nunca muda. Em seguida, você pode alterar o valor de 100 na célula, conforme necessário, para experimentar outras alterações.



Executar análise rápida

Se você não souber exatamente quais informações deseja aplicar aos dados no Excel, tente o menu Análise Rápida para executar as opções rapidamente. Selecione os dados e clique na caixa Análise rápida que aparece no canto inferior direito. Você receberá um menu que aparece com opções para aplicar rapidamente a formatação condicional, criar gráficos, lidar com totais, mostrar linhas de brilho e muito mais.



Excel Excel Shortcut Keys

O Excel, como qualquer ótimo software, possui muitos atalhos de teclado excelentes. Aqui estão alguns dos melhores.

Ctrl +; - Insere a data de hoje.

Ctrl + Shift +: - Insere a hora atual (dois pontos é o que está em um relógio, como 12:00).

Ctrl + Shift + # - altera o formato de uma data.

Ctrl + 5 - Aplica uma tacada ao texto em uma célula.

Ctrl + 0 - Oculta a coluna atual.

Ctrl + 9 - Oculta a linha atual.

Ctrl + F6 - alterna entre as pastas de trabalho abertas (ou seja, abre arquivos do Excel em janelas diferentes).

Ctrl + ` - Esse é o acento, acima da tecla 1. Essa combinação alterna a exibição na planilha para mostrar todas as fórmulas.

Ctrl + PageUp ou PageDown - mudança rápida entre as folhas da pasta de trabalho aberta no momento.

F2 - Comece a editar a célula selecionada atual (muito mais rápido do que clicar duas vezes).

Shift + F10 - abre o menu do botão direito do mouse na célula em que você está.



16 dicas do Microsoft Word que você precisa aprender agora

Acha que sabe tudo sobre o Microsoft Word? Aqui estão alguns truques ocultos e hacks que economizam tempo que você precisa saber sobre o aplicativo de processamento de texto de Redmond.