Organize-se: três dicas para uma melhor caixa de entrada do Gmail

A sobrecarga de e-mail pode prejudicar sua produtividade. Quando você tem uma contagem de crachás de mensagens não lidas, numerando centenas ou milhares, o sistema de notificação deixa de funcionar. Quando as ferramentas padrão não estiverem funcionando para você, é hora de pensar em fazer algumas alterações. Se você é um usuário do Gmail, existem três truques muito simples que você pode usar para filtrar mensagens e recuperar o controle de sua caixa de entrada. Eles estão no mercado há tanto tempo que quase ninguém mais fala sobre eles, mas são poderosos como sempre para ajudá-lo a limpar sua caixa de entrada.

1. Adicione pontos ao seu endereço de email

Com o Gmail, adicionar pontos ou pontos no endereço de e-mail de alguém não o afeta. Por exemplo, se você tiver o endereço e alguns enviarem uma mensagem para ou mesmo, ele chegará a você da mesma forma.

Se a sua caixa de entrada estiver bagunçada, você pode usar isso para sua vantagem.

Por exemplo, você pode dizer a seus amigos e familiares para enviar e-mails para o endereço 'johnsmith', mas informe aos conhecidos das empresas que você é 'john.smith'. Dessa forma, você pode criar um filtro no Gmail para separar os dois tipos de mensagens automaticamente quando eles chegarem.

Você não precisa fazer nada para começar a usar o (s) novo (s) endereço (s), mas precisa configurar filtros se quiser que as mensagens enviadas para um de seus aliases pule a caixa de entrada e vá diretamente para outra pasta.

Configure um filtro com estas etapas:

1. No ícone de engrenagem no canto superior direito, vá para Configurações.
2. Selecione Filtros e endereços bloqueados.
3. Selecione Criar um novo filtro (na parte inferior).
4. No campo Para, insira o endereço do Gmail com os períodos.
5. Escolha Criar filtro.
6. Na próxima tela, escolha para onde deseja que as mensagens recebidas. Se desejar que as mensagens recebidas para esse endereço sejam enviadas diretamente para uma pasta designada, selecione duas opções: a) Pule a Caixa de entrada eb) Aplique o rótulo (em seguida, escolha o rótulo desejado ou crie um novo). Você deve aplicar os dois filtros, caso contrário o novo e-mail continuará na sua caixa de entrada.
7. Clique em Criar filtro para salvar suas alterações.
8. Por fim, se você já recebeu mensagens nesse alias, adicione a opção "Aplicar filtro também às conversas correspondentes ao X ". Fazer isso varre todos os emails relevantes para a nova pasta imediatamente.

A próxima dica é semelhante a esta. É uma variação diferente em criar aliases de email. Este com os pontos é sutil, no entanto. É bom usar com as pessoas porque elas não podem dizer que você vai filtrar mensagens delas. A próxima variação na criação de aliases é melhor relacionada a robôs e processos automatizados.

2. Filtre mensagens automatizadas com aliases de sinal de adição

O segundo truque é quase o mesmo que o primeiro, mas aqui, você usa um sinal de adição e palavras antes do símbolo @ para criar aliases, em vez de pontos. Se o seu endereço for, todos esses aliases funcionarão sem que você precise definir algo especial nas suas configurações:

Esse é um ótimo truque a ser usado quando você se inscreve em uma nova conta ou aplicativo da web. Se você criar uma conta no site da JCrew, por exemplo, poderá usar o endereço como seu nome de login. Você se beneficia de duas maneiras. Primeiro, você pode filtrar automaticamente todos os seus emails do JCrew em uma pasta separada. Segundo, se o seu endereço de e-mail vazar ou vender, você poderá saber quem era a fonte.

Ao começar a usar seus novos endereços de e-mail '+ word', não deixe de criar filtros usando as etapas listadas acima.

3. Personalize sua caixa de entrada com um clique

A última dica é personalizar o que entra na sua caixa de entrada com um clique. Se você não quiser criar um monte de pastas e filtros, vale a pena usar essa dica.

Passe o mouse sobre a palavra Caixa de entrada no lado esquerdo da sua conta do Gmail. Clique no triângulo voltado para baixo para abrir o menu. Você verá algumas opções de como personalizar sua caixa de entrada:

• Padrão
• Importante primeiro
• Não lidos primeiro
• Estrelou primeiro
• Caixa prioritária (que combina aspectos de Importante, Não lidos e Com estrela para tentar colocar as mensagens mais significativas na sua frente).

Quando você aplica uma das opções (que não seja o padrão), o Gmail reserva a parte superior da caixa de entrada para o tipo de mensagem que você escolheu. Também fornece uma alternância para que você possa recolher e expandir as mensagens nas diferentes seções.

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Faça o que for melhor para você

Esses recursos do Gmail são particularmente úteis para pessoas que desejam gerenciar melhor suas caixas de entrada sem criar novos endereços de email. É perfeitamente aceitável criar simplesmente mais endereços de e-mail e usá-los para diferentes fins também. É mais importante fazer o que funciona para você do que seguir o "caminho certo" prescrito. Desde que você escolha um método com o qual possa se manter, isso ajudará você a manter a sanidade mental em sua caixa de entrada.

Você pode, é claro, decidir que o Gmail não é para você. Nesse caso, você deve ler nossa cartilha sobre como sair do Gmail e começar com um novo provedor.