35 dicas do Google Drive que você não pode perder

Levante a mão se você se lembrar do Writely Uma empresa de quatro pessoas chamada Upstartle lançou o processador de texto somente on-line em agosto de 2005, aproveitando uma nova tecnologia de navegador chamada AJAX. Ele permitiu que os usuários salvassem e recuperassem instantaneamente o conteúdo gerado no navegador, mas armazenado no servidor. E funcionou tão bem que o Google comprou o Upstartle menos de um ano depois. Na época, um produto como o Writely era único (o software não vinha em um CD) e considerava uma aposta.

Avanço rápido de hoje. O conjunto de ferramentas de escritório on-line do Google não fez nada além de crescer e melhorar. Agora, sob o guarda-chuva do Google Drive, você encontrará um serviço de gerenciamento e armazenamento de arquivos, além de vários aplicativos móveis e baseados na Web. Isso inclui: um processador de texto (Docs ou Writely, todos crescidos), planilha (Planilhas), apresentações (Slides), desenho e formulários.

É um conjunto completo de ferramentas que agora assume o Office muito mais maduro da Microsoft; de fato, o Google Drive discutível levou a Microsoft a criar versões online do Word, Excel e PowerPoint para trabalhar com o serviço de armazenamento / sincronização do OneDrive.

As empresas podem usar o G Suite, uma versão do Google Drive com todo o armazenamento e ferramentas, além da integração do Gmail, Calendário, Sites e muito mais com o próprio nome de domínio. O preço começa em US $ 6 por usuário por mês para 30 GB de armazenamento on-line por usuário; organizações sem fins lucrativos e escolas podem obtê-lo gratuitamente.

O Drive - a escolha dos editores para a produtividade do escritório - é um conjunto sério de ferramentas para trabalhos sérios (ou divertidos), totalmente gratuitos. Os consumidores pagam apenas pelo armazenamento extra. Mas vale a pena saber mais do que apenas o básico. Veja como aproveitar ao máximo o Google Drive.

O armazenamento de arquivos é gratuito, mais ou menos

Cada conta pessoal do Google Drive - que você obtém se tiver algum serviço do Google, como o Gmail ou o Google Fotos - vem com 15 gigabytes de armazenamento gratuito. Você sempre pode atualizá-lo via Google One, mas lembre-se: apenas arquivos não nativos, como arquivos da Microsoft, PDFs ou imagens, são consumidos nesses 15 GB. Os arquivos do Google Doc / Sheets / Slides que você cria não são contabilizados na sua parcela de armazenamento do Google Drive.



Sincronize todos os seus arquivos

O Google Drive é sincronizado entre dispositivos, para que você possa iniciar um projeto no PC e buscá-lo no telefone, tablet ou laptop de sua casa. E funciona com qualquer tipo de documento, não apenas com documentos, planilhas e apresentações nativas. Instale o programa de backup e sincronização do Google na área de trabalho para fazer backup automático de arquivos do seu computador, câmera ou cartão SD no Google Drive.

Esse é o aspecto do Google Drive que provavelmente consumirá 15 GB de armazenamento gratuito, pois ele atende a outros tipos de arquivos. Se você ficar sem dinheiro, talvez precise pagar por armazenamento extra pelo Google One. Mas as opções começam em US $ 1, 99 por mês (ou US $ 19, 99 por ano) por 100 GB. Até 2 TB custa apenas US $ 10 por mês ou US $ 99, 99 por ano.



Colabore bem com os outros

O nome do jogo com o Google Docs é "colaboração". Não importa se você usa laptops, tablets ou smartphones, mais de uma pessoa por vez pode trabalhar em um documento - até 50 simultaneamente.

Para acompanhar o que seus amigos, familiares e / ou colegas fizeram, visualize um histórico de revisões em Arquivo> Histórico de versões> Consulte Histórico de versões. (Ou clique em Todas as alterações salvas no Drive, na parte superior, se estiver sendo exibida.) Uma lista no lado direito mostrará quem atualizou o documento e quando; clique em um nome para ver o que eles fizeram. Atribua nomes diferentes a versões diferentes para facilitar o rastreamento - clique no botão no canto superior direito para visualizar apenas as versões nomeadas.



Revisar como no Microsoft Word

E se você quiser que as revisões tenham a mesma aparência quando acompanhar as alterações em um documento do Microsoft Word? O Documentos suporta um recurso chamado Sugerir edições. Clique no botão Edição (com o ícone de lápis) acima dos botões Comentários e Compartilhar. Você receberá um menu que permite editar, fazer sugestões (com alterações rastreadas visíveis que você ou outras pessoas podem aceitar posteriormente) ou exibir o documento final.



Procure um colaborador

Se você não consegue lembrar o nome do documento que deseja, mas lembra quem o compartilhou com você, clique em Compartilhado comigo no menu esquerdo do Google Drive. Você obterá uma lista de todos os documentos que as pessoas compartilharam com você. Se a lista for muito longa para analisar, digite o nome do colaborador no campo de pesquisa na parte superior.



Tornar um documento público

Para fazer parte da colaboração, o documento deve ser compartilhado. O limite é de 200 pessoas, mas se mais de 50 colaboradores tentarem editar um documento, os que chegam mais tarde podem ver apenas as alterações.

O (s) proprietário (s) do documento podem definir quem tem privilégios de edição. Mas, para evitar problemas, torne um documento público. Clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito, vá para Avançado e clique em "Alterar" em "Quem tem acesso". Escolha público na web ou qualquer pessoa com o link; alguns clientes do G Suite podem apenas disponibilizar seus documentos para todos na organização.

Documentos públicos são disponibilizados para os mecanismos de pesquisa… e o Google também possui um deles.



Definir um nível de acesso

Quando você compartilha todo esse documento, pode pensar que todos são iguais. Não tão. Existem quatro níveis de acesso a documentos. Os proprietários podem fazer qualquer coisa no arquivo - até excluí-lo - e convidar mais colaboradores. É claro que os editores podem editar, mas apenas convidam mais colaboradores se o Proprietário permitir. Os espectadores podem ver o que está acontecendo. Os comentadores podem vê-lo, além de deixar comentários. Os espectadores e os comentadores podem fazer cópias de documentos. Portanto, não pense nos documentos como "seguros".



Comunique-se durante a colaboração

O Google Drive mostra seus colegas colaboradores de documentos no canto superior direito. Você pode deixar comentários ou perguntas em linha para pessoas específicas enquanto trabalha, mas também pode enviar uma mensagem instantânea. Clique no balão ao lado das cabeças dos colaboradores e digite sua mensagem. Esta não é uma mensagem privada, no entanto. Todo mundo no documento também pode ver sua discussão.



Aceitar complementos

Existem vários complementos que podem expandir a funcionalidade que você já obtém gratuitamente no Documentos e Planilhas. Encontre ou ative-os clicando em Complementos> Obter complementos ao editar um documento.



Abraça-o com aplicativos

Para não confundir com os complementos, também existem vários aplicativos do Google Drive - aplicativos totalmente baseados na Web que você pode vincular ao seu Google Drive. Há alguma sobreposição com os complementos - você provavelmente não precisa do aplicativo e complemento HelloFax. Mas os aplicativos, encontrados na Chrome Web Store, facilitam a edição extra em outros lugares.



Carregar via Arrastar e Soltar

O Google Drive possui um grande botão "Novo" na interface, para criar novos arquivos. Também é como você faz upload de um arquivo ou pasta. Pule essa parte - arraste os arquivos do Windows Explorer ou do macOS Finder diretamente para a lista de arquivos do Google Drive. Na parte inferior da tela do navegador, você verá uma nuvem com uma seta para cima para indicar que pode soltar o arquivo que está arrastando para soltá-lo diretamente no Drive.



Links de criação rápida

Se você deseja criar rapidamente um novo documento, planilha, apresentação ou desenho, adicione os seguintes links à barra de favoritos do seu navegador:

http: //doc.new - novo documento do Google

http: //sheets.new-new Google Sheet

http: //deck.new-new Google Slide

http: //site.new-novo site do Google

http: //form.new - novo formulário do Google



Use o Companion para iniciar o Windows da área de trabalho

A extensão do Drive Companion para o Google Chrome preenche uma necessidade específica: dividir os documentos / slides / folhas do Google Drive em janelas pop-up do navegador que fornecem a aparência de um programa dedicado na área de trabalho. No Windows, os pop-ups ainda recebem um ícone do Google Drive na Barra de Tarefas, para que você possa voltar facilmente a ele. A nova janela pode ser iniciada com um documento em branco ou abrir um existente.



Acessar arquivos de unidade offline: Área de trabalho

Você normalmente acessa os arquivos armazenados no Google Drive quando o navegador está conectado à Internet. Porém, nos momentos em que o Wi-Fi não está disponível, o Google Drive suporta o acesso offline.

Primeiro, instale a extensão do Google Docs Offline Chrome (isso só funciona no navegador do Google) e depois vá para as configurações do Google Drive. Marque a caixa ao lado de "Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Google Docs, Planilhas e Apresentações neste dispositivo enquanto estiver off-line". Isso ativa o serviço, mas você precisa selecionar quais arquivos deseja offline. Navegue até drive.google.com, clique com o botão direito do mouse nos documentos que deseja (pressione Shift / Ctrl ou Comando para vários arquivos) e ative "Disponível offline".



Acessar arquivos do Drive offline: Celular

Se você deseja trabalhar com um arquivo do Google Drive no seu smartphone, mas não possui acesso à Internet, configure-o para que fique disponível off-line com antecedência. Abra um arquivo do Documentos, Apresentações ou Planilhas, toque no menu de três pontos ( ) no canto superior direito e alterne a opção ao lado de " Disponível offline ". Na próxima vez que você ficar on-line, todas as alterações feitas serão sincronizadas novamente com o Google Drive.



Economize para mais tarde com o Google Drive

O Evernote é um repositório online para todas as suas coisas digitais. Você pode usar o Google Drive de maneira semelhante. Uma extensão do Google Chrome chamada Salvar no Google Drive facilita a gravação de quase tudo que você vê online em uma pasta no Google Drive. Existem algumas ressalvas, no entanto. Você não pode realmente salvar apenas as partes de texto boas de uma página; você pode salvar apenas uma visualização como um arquivo PNG, o código-fonte HTML inteiro ou como um Documento do Google (que desativará a formatação). Clique com o botão direito do mouse em uma imagem e você pode salvar exatamente isso. Para salvar informações seriamente, use o Evernote, OneNote ou Pocket.



Compartilhar documentos diretamente via Gmail

Se você usa o Gmail e o Google Drive, está com sorte: nunca mais precisará anexar um documento. Isso significa que você nunca terá esse limite de anexos de 25 MB - em vez disso, envie até 10 Gigabytes de arquivos.

Os arquivos devem ser enviados primeiro ao armazenamento do Google Drive. Insira os arquivos em uma mensagem do Gmail com um clique no ícone do Google Drive ( ) na parte inferior da tela de composição de e-mail. Se os arquivos estiverem no seu disco rígido, arraste e solte-os na guia Upload.



Use aplicativos móveis separados para edição

O Google oferece um aplicativo do Google Drive para iOS e Android há muito tempo, mas a edição do arquivo é uma mistura, por isso o Google mudou essa funcionalidade para separar aplicativos para Documentos (iOS, Android), Planilhas (iOS, Android) e Apresentações (iOS), Android). O aplicativo Drive vive para fornecer acesso e visualização de arquivos armazenados; quando você precisar editar, ele o encaminhará para um dos outros aplicativos, desde que instalados.



Converta para o formato do Google Docs

Você pode adicionar praticamente qualquer arquivo ao Google Drive para armazenamento, mas como você trabalha com eles após o upload? A conversão de um arquivo para o formato do Google Docs, Planilhas ou Apresentações é bastante fácil. Faça o upload do arquivo e clique com o botão direito do mouse para selecionar "Abrir com". Um submenu de opções aparecerá com opções que permitem alterar, por exemplo, um documento do Word para um documento do Google. Ele criará uma cópia, deixando o arquivo original intacto.

Você também pode usar a extensão Chrome do Office Editing for Docs, Sheets & Slides para editar qualquer documento do Office que você arrastar para o navegador. Você pode salvá-los de volta ao formato original ou mantê-los no formato do Google Drive para economizar espaço.



Transforme todas as imagens / PDFs em texto

Se você deseja que todos os itens enviados na área de trabalho - mesmo PDFs - sejam convertidos em texto que você pode editar como um Google Doc, acesse o Google Drive (não o Docs) na área de trabalho, clique no ícone de engrenagem ) na parte superior e selecione Configurações. Na caixa pop-up, marque a caixa ao lado de Converter Uploads. O upload de arquivos pode demorar um pouco mais, mas vale a pena. Você terminará com um documento do Google com a imagem inserida, com texto editável abaixo.



Digitalizar com o aplicativo móvel

Um recurso exclusivo do aplicativo móvel do Google Drive (não nos aplicativos separados para Documentos e Planilhas) é a capacidade de fazer upload de uma foto. Por que você faria isso? As palavras na imagem são digitalizadas pelo Google e se tornam texto pesquisável. É ótimo para tirar uma foto de uma receita, menu, horário de loja - qualquer coisa que você precise encontrar mais tarde, mas não queira redigitar. (No entanto, o aplicativo iOS não torna o texto editável com OCR - isso só funciona na área de trabalho ou no Android.)



Coletar dados de outras pessoas

Um aplicativo no coletivo Google Drive que não chama muita atenção é o Forms, mas é útil. Pense nisso como seu próprio SurveyMonkey pessoal. Configure uma enquete, pesquisa, o que você tem e compartilhe. Os dados coletados são inseridos em um arquivo de planilha do Planilhas. Os formulários são tão colaborativos para criar quanto qualquer documento. Os formulários suportam barras de progresso (para mostrar aos respondentes quanto tempo eles precisam terminar), imagens e vídeos do YouTube.



Desenhar no Documentos

O aplicativo Desenhos no Google Drive não é realmente para edição de fotos. Mas pode ser usado para criar alguns gráficos. Se você precisar de alguma criatividade dessa imagem em um documento, você a possui. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, navegue até Inserir> Desenho> + Novo - você terá uma versão reduzida do aplicativo Desenho, facilitando a inclusão da sua arte. Se você já salvou a arte criada no Drive, selecione Desenho> Do Drive no menu Inserir.



Ir para tela cheia (duas vezes)

Precisa de um tempo de escrita livre de distrações? Selecione Exibir> Tela inteira para se livrar dos menus e barras de ferramentas do aplicativo na parte superior (pressione a tecla Esc para que eles retornem). Pressione F11 no modo de tela cheia para ocultar também os menus do navegador e novamente para que eles retornem.



Painel de Pesquisa Encontra Mais

Quando você tem um ponto de partida em um projeto e espaço limitado na tela, a última coisa que você quer fazer é sair da página para fazer uma pesquisa. O painel de pesquisa (acessível apenas no Documentos Google) contorna isso. Clique em Ferramentas> Explorar (ou Ctrl + Alt + Shift + I) para acessá-lo. Facilita a inserção de uma citação em nota de rodapé em seu documento, com links para os resultados. Use Ctrl + Shift + Y quando o cursor estiver em uma determinada palavra e o painel mostrar a definição. Você pode até usar o painel Explorar para inserir imagens que encontrar.



Inserir links com pesquisa

É fácil inserir um link em um Google Doc. Selecione o texto, clique no ícone da cadeia ou pressione Ctrl-K e um menu aparece onde você pode colar o URL. Mas se você ainda não tem um URL para o link, o Google encontrará um para você, pois a pesquisa do Google está integrada. Ele pesquisará primeiro o termo destacado. Se isso não funcionar, digite uma consulta diferente - não mudará o texto do documento. Depois de encontrar um link que você gosta, clique nele para inserir instantaneamente.



Ver cada atalho

Aceite os atalhos do teclado e você será um deus do Google Drive. Exceto o que são e como você os encontra? Não importa em que aplicativo do Drive você esteja, mesmo a página principal do Google Drive, basta digitar Ctrl + / e o menu de atalho revelará todas as opções de teclado disponíveis.



Traduzir em tempo real

Tem um documento em idioma estrangeiro? Faça o upload para o Google Drive, abra-o (como um Google Doc), clique em Ferramentas> Traduzir documento. Você receberá um documento duplicado no seu idioma preferido.

• Tipo de voz no Documentos

  Abra um novo arquivo do Google Doc em branco para processamento de texto na área de trabalho e, se o seu computador tiver um microfone, você poderá fazer a digitação por voz. Encontre-o no menu Ferramentas ou pressione Ctrl + Shift + S. Ele coloca um ícone de microfone ao lado do documento - clique nele para falar e o que você diz aparece no documento. O ícone do microfone fica vermelho e receberá um contorno de destino quando ouvir você.

  O Google fez muito para aperfeiçoar o reconhecimento e o ditado de voz nos últimos anos, e isso funciona muito bem. Não apenas para escrever o que você diz (incluindo pontuação básica - diga "ponto final" quando você termina uma frase, por exemplo), mas também para fazer correções e alterações de formatação por voz e navegar pelo documento sem tocar no mouse. A lista de idiomas suportados também vai muito além do inglês dos EUA. No entanto, ele censurará sua maldição com asteriscos - você precisará redigitar essa porcaria mais tarde.



Aperfeiçoe sua pesquisa de arquivos

Procurando um arquivo ou documento específico no Google Drive? O Google reduziu o material de pesquisa, por isso geralmente é fácil. Se você precisar fazer uma pesquisa avançada, abra as opções para fazê-lo com a seta para baixo na caixa de pesquisa. A partir daí, pesquise o tipo de arquivo, o proprietário, se estiver marcado com uma estrela ou na lixeira, quando foi modificado pela última vez, com quem foi compartilhado e muito mais.

Melhor ainda, use o Processamento de linguagem natural ao pesquisar no Drive. Isso significa que você pode pular os operadores de pesquisa esotéricos e tentar algo como "encontre minhas atas das reuniões de vendas em julho passado".



Colorir suas pastas

Isso ajuda a manter as pastas em ordem, mas, às vezes, você deseja atrair as pastas mais usadas por, digamos, uma opção de cor. O Google Drive oferece um arco-íris de opções. Clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecione Alterar cor para obter o menu.



Obtenha um novo Outlook

Se você usa o Outlook.com ou o aplicativo Outlook para iOS ou Android, não se limita a usar o Microsoft OneDrive para acessar arquivos na nuvem. Você também pode obtê-los no Dropbox, Box, Facebook e, sim, no Google Drive também.



Proteger células específicas

Você pode configurar a proteção de uma planilha inteira em uma planilha do Google usando Ferramentas> Proteger planilha, mesmo se estiver compartilhando a planilha. No entanto, ainda mais granular e útil, é a capacidade de proteger apenas seções de dados. Em Dados> Proteger planilhas e intervalos, você pode definir o intervalo de células que ninguém, a não ser você ou os poucos escolhidos, pode tocar.



Encontre mais fontes

Se você acha que as opções de fonte nos documentos do Google Drive limitam sua criatividade, adicione um pouco mais. No menu Fonte (na barra de ferramentas), a opção principal é Mais fontes. A caixa de diálogo exibida permite exibir fontes por tipo, como caligrafia, monoespaço, serifa ou sem serifa; você pode classificar por popularidade ou data adicionada ou tendência. Procure um nome de tipo de letra específico. Em seguida, marque qualquer fonte à qual você deseja acesso rápido a partir do próprio Doc. As fontes não são específicas de documentos. Se você escolher uma nova, ela estará disponível em todos os seus documentos, planilhas e apresentações do Google. Todas as fontes do Google podem ser vistas em fonts.google.com, mas nem todas estão disponíveis para uso no Google Drive.



Organize essa unidade

Se você é um usuário sério do Google Drive, provavelmente já trabalhou por tempo suficiente para transformar o conteúdo do seu Drive em uma bagunça complicada. Nesse caso, confira 7 etapas simples para limpar seu Google Drive.