Vídeo: SOBRECARGA elétrica, como evitar! (Outubro 2024)
O e-mail é um problema para quase todos, mas no escritório, em particular, cria distrações e consome tempo que pode ser melhor gasto com o trabalho real. Algumas pessoas se referem a verificar e responder ao email como "fazendo trabalho sobre o trabalho", em vez de fazer o trabalho em si.
Proprietários e gerentes de negócios podem ajudar a si e a seus funcionários a combater a sobrecarga de e-mail no trabalho.
Primeiro, incentive a comunicação cara a cara. Fazer com que os funcionários conversem entre si quando o email não é necessário pode realmente ajudar a reduzir emails desnecessários. Conversas cara a cara também são melhores do que o e-mail para assuntos delicados, quando o tom e o sentimento realmente importam. Muito poucas pessoas são tão hábeis em expressar suas emoções na linguagem escrita quanto oralmente.
Segundo, use um programa de mensagens instantâneas. Para perguntas e respostas rápidas, você realmente não consegue vencer o IM. Algumas empresas proíbem os funcionários de instalar esses programas, mas acho que eles são realmente um benefício real no escritório. Você pode obter mensagens instantâneas em um aplicativo independente ou em uma plataforma de negócios on-line, como Podio, Yammer, Jive. Se sua organização usa o Google Apps, você sempre pode aproveitar o Google Talk. Seja qual for o aplicativo de MI que você escolher, verifique se todos na organização usam a mesma coisa. E se o departamento de TI tiver restrições sobre o que os funcionários podem instalar, verifique se a equipe sabe qual aplicativo de mensagens instantâneas todos devem usar, para que possam verificar as instalações.
Terceiro, encontre um lugar melhor do que o email para mensagens comuns. Um exemplo claro é quando os funcionários enviam um e-mail para que todos saibam que estão doentes, de férias ou saindo mais cedo. Essas são mensagens comuns que aumentam a confusão de e-mails, mas não precisam. Uma solução pode ser ter um calendário compartilhado. Outro pode ser um assistente administrativo para acompanhar quem está entrando e saindo, e enviar um email consolidado.
Quarto, seja um modelo de email. Se você é o chefe de uma empresa ou departamento, verifique se seus hábitos de email refletem o que você deseja que os funcionários façam. Escreva e-mails mais curtos quando puder. Fale com as pessoas pessoalmente quando esse for o método certo de comunicação. Use mensagens instantâneas e faça o que quiser que os funcionários façam. As pessoas seguirão sua liderança e é assim que você desenvolve uma cultura melhor da empresa em relação ao email.
Recursos adicionais
Para obter mais dicas sobre como combater a sobrecarga de email, consulte estes artigos relacionados:
- Entrevista: O Push for Zero Email
- Como reduzir o email indesejado
- Entrevista: Dmitri Leonov da SaneBox em Gerenciamento de E-mail
- 11 dicas para gerenciar e-mail
