Como testamos os serviços de fax online

Se se acredita na Wikipedia, podemos creditar a Alexander Bain a criação de faxes, graças à invenção do telégrafo de impressão elétrica - um precursor da máquina de fax - na década de 1840. As máquinas de fax que todos conhecemos e amamos não chegaram até meados da década de 1960. Ainda hoje, como o hardware de fax autônomo foi absorvido pelas impressoras multifuncionais, o envio e o recebimento de fax ainda são necessários - principalmente quando se lida com médicos ou governos. Felizmente, você não precisa de uma máquina pesada e nem de uma multifuncional elegante para enviar mais um fax. Em vez disso, você pode contar com um serviço de fax on-line acessado via PC ou, cada vez mais, por telefone.

Como avaliamos os serviços de fax

Usamos vários critérios importantes para julgar os serviços de fax. Um dos primeiros aspectos que analisamos é o preço de cada serviço por página (o preço por mês dividido pelo número de páginas permitido), uma vez que essa métrica nos permite determinar seu respectivo valor. Observe que, enquanto a maioria dos serviços de fax analisados ​​fornece uma permissão mensal de páginas, nem todos os serviços tratam as páginas da mesma forma. Por exemplo, vários serviços de fax diferenciam as páginas enviadas e recebidas, definindo limites para cada tipo. Preferimos serviços que ofereçam um conjunto de páginas, pois essa estrutura oferece mais flexibilidade aos usuários que precisam enviar significativamente mais fax do que recebem ou vice-versa.

Quando os consumidores ficam sem páginas, a maioria dos serviços de fax cobra uma taxa excedente, na faixa de 3 a 12 centavos por página. Para faxes frequentes, uma taxa excedente menor é obviamente vantajosa. Lembre-se de que os faxes spam ainda existem também; assim, você pode acabar pagando por páginas indesejadas, se não bloquear o número antes que as coisas fiquem fora de controle.

Envio de fax por números

Uma consideração importante com um serviço de fax é quais números de fax você pode selecionar. Alguns serviços simplesmente atribuem a você um número com pouca ou nenhuma entrada. Além de permitir que você selecione uma região específica para o seu número de fax, alguns até permitem escolher um número personalizado. Por fim, 248-FAX-MAX0 pode ser seu. Outro diferencial importante entre os serviços de fax é se eles oferecem números gratuitos. A maioria faz, com apenas algumas exceções. Também apreciamos quando um serviço de fax on-line pode portar seu número existente.

Por fim, há a questão dos números internacionais. Todos os serviços que analisamos oferecem pelo menos números em todos ou em alguns dos EUA e a maioria no Reino Unido e no Canadá. No entanto, alguns serviços também podem fornecer números de fax internacionais. Isso é particularmente útil se você tiver muitos escritórios distantes para gerenciar.

Web e email

Números e métricas só podem levar você até agora. A usabilidade é um grande problema com qualquer software ou serviço. Por isso, passamos por todo o processo de instalação e testamos cada serviço de fax online.

Muitos serviços de fax oferecem experiências de usuário inferiores, com interfaces da Web que se parecem mais com o Hotmail por volta de 1999 do que com um software moderno. Embora se possa argumentar que o envio de fax é uma tecnologia herdada (pelo menos para a maioria dos consumidores), isso não é desculpa para uma experiência não intuitiva do usuário, pois vários de nossos principais serviços se destacam nessa área.

Consideramos os recursos de fax para email um requisito para um serviço de fax online, especialmente porque muitas das interfaces da web do serviço são difíceis de usar. Para enviar um fax da sua caixa de entrada de e-mail, basta digitar o número de fax de destino junto com um sufixo especial, normalmente: @.. Você pode adicionar anexos como faria com um e-mail comum. Depois de clicar em enviar, seu email é convertido em um fax e expelido da máquina remota. Você também pode receber faxes na sua caixa de entrada sem configuração adicional.

Fax móvel

A maioria das pessoas não quer se incomodar em visitar uma interface da Web ou caixa de entrada para enviar um fax, e por que deveriam? Agora, consideramos que oferecer um aplicativo Android e um aplicativo para iPhone é uma parte vital da oferta de um serviço de fax, pois os aplicativos permitem que você use o telefone para tirar uma foto de qualquer documento que você precise enviar por fax, anexar uma carta de apresentação e enviá-la para um destinatário em algumas etapas rápidas, tudo sem nunca tocar em um PC. Como na interface da web de um serviço, um aplicativo móvel deve apresentar um design intuitivo e recursos úteis, como visualizações de anexos e um catálogo de contatos. Se um serviço não oferece aplicativos dedicados, ele deve, no mínimo, ter uma interface da web que redimensione bem para telas móveis.

Segurança e recursos

Levamos a sério a segurança de um serviço de fax. Por exemplo, penalizamos serviços que não tratam senhas com segurança (enviando-as em texto sem formatação, por exemplo) durante a fase de configuração da conta. Também preferimos muito os serviços que suportam autenticação de dois fatores. Como os escritórios governamentais e médicos são os prováveis ​​destinatários dos seus faxes, você absolutamente precisa garantir que as correspondências permaneçam privadas e inacessíveis a qualquer outra pessoa, como faria com qualquer outra conta online.

Também preferimos serviços de fax online que oferecem recursos úteis e relevantes. A capacidade de assinar documentos digitalmente, por exemplo, é conveniente, pois você não precisa imprimir um documento para assinar com uma caneta e depois digitalizá-lo novamente. Recursos robustos de pesquisa também são importantes para encontrar comunicações antigas, principalmente porque vários dos serviços que analisamos salvam suas mensagens para sempre.

O futuro do fax

Nos anos anteriores, usamos uma máquina de fax real para testar o quão bem um serviço mantém o texto e os gráficos de um anexo, em parte para verificar sua compatibilidade com as máquinas que eles deveriam substituir. No entanto, não temos mais aparelhos de fax em nosso escritório, nem conexões telefônicas fixas. Portanto, agora usamos serviços de fax online nas duas extremidades da equação.

No entanto, nossa situação levanta duas questões. Primeiro, quantas outras pessoas estão simplesmente enviando faxes entre serviços de fax online? Se as máquinas de fax e os fios de cobre que as suportam estão acabando, mas as empresas e os governos ainda insistem em enviar fax, talvez muito menos faxes sejam realmente impressos por máquinas de fax tradicionais. Nesse caso, todos estamos simplesmente enviando e-mails complicados, disfarçados de fax. Segundo, devemos considerar se outros escritórios também seguiram o caminho sem fax. Consideramos nosso escritório tecnologicamente médio; se nosso departamento de TI descartou o fax como meio de comunicação, certamente outros também o fizeram.

Faxes para sempre?

O fax, como o conhecemos, existe há meio século, mas o sol está certamente se pondo. No entanto, como algumas empresas e governos ainda os exigem, continuaremos testando esses serviços de fax online por enquanto. Informe-nos nos comentários se existem outros aspectos importantes dos serviços de fax importantes para você ou sua empresa.