6 coisas legais que você pode fazer com o Adobe Document Cloud

Os clientes do Adobe Document Cloud costumam usar principalmente como uma ferramenta de criação e edição de PDF. Mas, embora a Adobe permaneça como o rei do seu padrão PDF, a Document Cloud é uma plataforma de gerenciamento de documentos altamente competitiva, com diversos recursos que podem beneficiar sua organização. Desde documentos facilmente editáveis ​​e assináveis ​​até PDFs que podem ser gerenciados em qualquer dispositivo, até recursos avançados de segurança habilitados via classificação de dados; está tudo disponível na nuvem de documentos.

Uma das ferramentas mais importantes da suíte é o Adobe Scan, um aplicativo para Android e iOS que permite aos usuários capturar imagens por meio de uma câmera de smartphone. A Adobe recentemente adicionou o Adobe Sign ao seu arsenal, uma ferramenta que permite aos usuários compartilhar, assinar, aprovar e gerenciar documentos. Sob o guarda-chuva do Adobe Sign, há vários novos recursos que transformam seu telefone em um epicentro de gerenciamento de fluxo de trabalho.

"As pessoas gostam de consumir conteúdo no celular, mas também estão nos pedindo para ajudá-las a criar conteúdo e fazer algo útil com esse conteúdo", disse Lisa Croft, gerente de marketing de produto em grupo da Adobe Document Cloud. "O celular é a oportunidade de oferecer uma experiência moderna em documentos".

Aqui estão cinco coisas que você pode fazer com o Adobe Document Cloud que você provavelmente não sabia que poderia.

1. Assine um documento sem uma tela sensível ao toque

Com o Adobe Sign, você pode enviar uma mensagem de texto da sua assinatura do aplicativo Sign no seu smartphone para a versão desktop do Document Cloud. A partir daqui, você poderá acessar sua assinatura recém-criada e aplicá-la a qualquer registro ou documento. Isso é especialmente útil para trabalhadores localizados principalmente em áreas de trabalho sem funcionalidade de toque.

Por exemplo, imagine que Sam esteja em sua área de trabalho, mas ele prefere assinar um documento em seu dispositivo móvel. Ao clicar na opção Assinatura móvel, Sam é solicitado a inserir seu número de telefone. Em seguida, ele recebe um aviso de sinal no dispositivo móvel. Ele assina, pressiona "Concluído" e a assinatura é transferida para a área de trabalho. "Esta é uma ótima maneira de oferecer às pessoas a escolha, no entanto, elas optam por assinar, não importa em que dispositivo estejam", disse Croft.

2. Coloque um pouco de vida em seus e-mails

No passado, você solicitava assinaturas de colegas com mensagens de e-mail chatas e padrão. Com o Adobe Sign, agora você pode personalizar seu modelo de email para incorporar o logotipo, as fontes e o entusiasmo geral da sua empresa. Você pode usar imagens de banner para dar estilo às solicitações de assinatura, as quais seu departamento de marketing agradecerá depois que as assinaturas começarem a aparecer com mais frequência do que o normal.

"Uma vantagem competitiva que temos é que nossos clientes podem marcar totalmente a experiência de assinatura. Posso marcar com meu logotipo e minha URL", disse Croft. "Mas agora eles podem comercializar para você falar sobre novos produtos".

3. Aproveite a integração mais rápida e o atendimento ao cliente

As recentes integrações da Adobe com o ServiceNow e o Microsoft SharePoint colocam o gerenciamento de documentos, o atendimento ao cliente e o gerenciamento de recursos humanos (RH) em um console simples. Com esses casamentos, você pode adicionar o Adobe Sign a qualquer fluxo de trabalho no ServiceNow e no SharePoint, incluindo formulários de contratos de novos contratados, contratos comerciais e respostas a consultas resolvidas de atendimento ao cliente.

No passado, você enviava o documento para seus funcionários por meio de uma mensagem de email do ServiceNow. Seus funcionários abririam o documento, assinariam com a Adobe e enviariam um e-mail para você. Você abriria o documento e o carregaria no ServiceNow. Hoje, você pode simplesmente enviar o documento ao seu funcionário no sistema ServiceNow e ele ou ela fará sua marca no software.

4. Digitalize qualquer coisa, em qualquer lugar

Lembra-se de como costumava ser horrível reunir receitas comerciais? Você coletaria todos os seus recibos, os digitalizaria em um scanner, os converteria em PDF e os enviaria aos seus gurus das finanças. Hoje, esse processo se tornou muito mais simples. O Adobe Scan agora permite transformar qualquer imagem do telefone da câmera em PDF. Ao usar o Adobe Sensei, a ferramenta de inteligência artificial (AI) da empresa, o Adobe Scan pode detectar limites de imagem adequados, corrigir a perspectiva e remover sombras para tornar o texto claro.

Por exemplo, você pode digitalizar uma página de revista para extrair o texto, separar imagens e aplicar zoom em áreas específicas da página. Quando você o salva, ele é automaticamente carregado no Document Cloud. Você também pode puxar uma imagem adicional ou remover uma imagem original.

5. Edite e ajuste o texto digitalizado

Talvez o mais importante seja o fato de que o Adobe Scan pode converter automaticamente texto impresso ou escrito em texto digital que pode ser selecionado, copiado ou anotado via Acrobat Reader DC ou Acrobat DC. Isso significa que você não precisará rolar página após página de anotações manuscritas para tentar decifrar o que outra pessoa estava tentando dizer. Com o Adobe Scan, as anotações serão convertidas em texto claro e legível, no qual é possível pesquisar ou copiar e colar para uso em um documento secundário.

"Como nossas outras ofertas da Adobe, o Sensei está no coração da nossa marca", disse Croft. "Com ele, você pode realmente fazer mais com suas digitalizações. Você pode tornar seu conteúdo inteligente e pesquisável e movê-lo para fluxos de trabalho digitais na nuvem. Qualquer coisa com texto ou imagem impressa será uma opção para Digitalizar. Compartilhe, execute mais edição ou você pode levá-lo para outro fluxo de trabalho ou ecossistema, se necessário."

6. Melhorar a segurança com classificação de documentos

Este requer a adição do Acrobat DC à sua configuração da Adobe Cloud, mas os benefícios valem a pena. Com o Acrobat DC ativo, você terá acesso a uma ampla variedade de recursos de classificação que manterão seus documentos e dados seguros, mesmo além de suas instalações ou borda da nuvem. Por exemplo, você pode incorporar controles de segurança em arquivos PDF confidenciais que exigem senhas ou certificados para acessar o documento. Ou você pode exigir que os remetentes sejam confirmados via ID digital ou uma verificação de permissões. Ao empregar a classificação de dados, você pode adicionar essas medidas de segurança por uma questão de política, dependendo do tipo de documento que está sendo criado. Os administradores podem criar essas políticas no Acrobat DC, atribuindo recursos de segurança específicos a certos tipos de documentos. Quando esses documentos forem criados no futuro, esses controles serão implementados automaticamente.

Você pode implementar recursos semelhantes usando itens como o Microsoft Digital Rights Management, mas eles geralmente exigem a combinação de várias soluções de diferentes fornecedores. Fazer tudo isso como parte do Adobe Document Cloud não é apenas mais fácil, mas também ajuda a garantir que esses recursos avançados funcionem com um mínimo de barulho inicial.