Organize-se: 7 etapas simples para limpar seu Google Drive

Assim como em qualquer outro lugar onde você guarda suas coisas, o Google Drive pode ficar confuso. Você cria um arquivo ou dois, importa alguns documentos do Gmail, aceita uma pasta compartilhada e, antes que perceba, todo o lugar é um desastre.

Você pode organizar arquivos no seu Google Drive, colocando-os em pastas e usando outras ferramentas, conceituais e reais, para garantir que você sempre encontre o que precisa. Essas dicas e conselhos mostrarão como organizar arquivos no Google Drive e também deverão funcionar bem se você estiver usando o Google Drive for Work.

1. Defina sua visualização padrão

Você pode visualizar arquivos e pastas no Google Drive de várias maneiras diferentes. Por exemplo, você pode exibir tudo em uma exibição de lista ou grade, além de definir o espaçamento entre linhas como confortável, aconchegante ou compacto. Decida como você gosta de olhar para o Google Drive, brincando com as configurações até ficar satisfeito. Eu gosto da exibição de lista com espaçamento confortável; é isso que você verá na maioria das capturas de tela aqui.

Não negligencie o trilho do lado esquerdo. Muitas pessoas se concentram no centro da tela quando olham para o Google Drive. No entanto, quando se trata de organizar suas pastas e arquivos, verifique o trilho esquerdo. Você pode ver suas pastas e subpastas facilmente e reservar o centro da tela para o conteúdo de qualquer pasta que escolher exibir.

2. Crie um esqueleto de pastas

Crie um esqueleto de pastas para você, usando qualquer estrutura e nome que funcione melhor para você. Como você organiza seus arquivos e pastas em outros aplicativos? O que vem à mente quando você pensa em algum documento que precisa? A melhor maneira de descobrir como configurar suas pastas é responder a essas duas perguntas.

Para muitas pessoas, o que vem à mente primeiro é o conteúdo de seu trabalho, então elas usam nomes temáticos, como Projeto X ou Trabalho Escolar para pastas. Pessoalmente, eu me apego a datas. Quando preciso encontrar um arquivo, seja um pedaço de escrita ou uma imagem, sempre penso em quando o criei. Como resultado, uso datas muito nas convenções de nomenclatura de pastas e arquivos. Por exemplo, tenho pastas para 2019, 2018, 2017 e assim por diante. Eu também uso números que correspondem a anos e meses. Por exemplo, 1906 significa o ano de 2019 e o sexto mês ou junho. Quando olho para uma pasta que começa com alguns números, sei exatamente o que eles significam e me ajuda a encontrar os arquivos necessários rapidamente.

Eu já vi algumas pessoas online recomendando que você adicione um emoji aos nomes das suas pastas para fornecer mais dicas visuais. Não! Os emoji nem sempre se convertem bem em outros formatos; portanto, quando você tenta criar um link compartilhado para uma pasta ou exportá-lo, as imagens podem quebrá-lo.

3. Criar subpastas

As subpastas são um ganho organizacional. Faça-os e use-os! Eles ajudam a classificar e classificar seus arquivos em grupos menores e mais específicos.

Se você criou pastas, mas está parado tentando descobrir quais subpastas criar, talvez ainda não precise delas. Você também pode criar uma pasta chamada CONCLUÍDA ou ANTIGA para que, quando o trabalho for concluído ou uma pasta estiver fora de uso, você possa arrastá-la e soltá-la nela.

4. Use cores

As cores são uma ótima dica visual e o Google Drive permite adicionar cores personalizadas às suas pastas. Clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta, na barra lateral ou na janela principal, e escolha Alterar cor. Em seguida, selecione a cor desejada.

Um truque que eu uso é tornar minhas pastas ativas verdes. Às vezes, tenho pastas ou subpastas que ficam ociosas por um tempo, mas uma ou duas pastas entre elas ainda estão em uso. Destaco as pastas ativas em verde e deixo as outras em cinza. Dessa forma, quando quero pular direto para o meu trabalho, tenho uma luz verde me guiando para a pasta que contém meus trabalhos em andamento.

5. Adicione estrelas a arquivos e pastas usados ​​com frequência

O Google Drive permite adicionar uma estrela a arquivos e pastas. Você faz da mesma maneira que adiciona uma cor: clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e escolha Adicionar à estrela.

Eu recomendo adicionar uma estrela aos arquivos usados ​​com frequência. Dessa forma, você pode obter uma lista de todos os materiais que acessa regularmente, independentemente de onde estejam no Drive, clicando no cabeçalho Com estrela no trilho esquerdo.

6. Mova arquivos importantes 'Compartilhados comigo'

Dê uma olhada no cabeçalho no trilho esquerdo chamado Shared With Me. Clique nele e uma confusão de arquivos e pastas pode aparecer. Não se preocupe muito com eles. Se houver algo importante nesse lote de coisas, há três coisas úteis que você pode fazer com elas:

Adicione uma estrela. Adicionar uma estrela a um arquivo compartilhado com você faz o mesmo que adicionar uma estrela a um dos seus próprios arquivos. Faz com que apareça na lista de conteúdo com estrela.

Salvar no Drive / mover para uma pasta. Outra opção é adicionar o arquivo ao seu Google Drive e colocá-lo em uma pasta. Você pode clicar com o botão direito do mouse no arquivo e selecionar Mover para. Em seguida, na janela exibida, navegue até a pasta em que deseja manter esse arquivo. Outra opção que faz o mesmo é selecionar o item que você deseja salvar e clicar no ícone do Google Drive na parte superior direita da tela. Você terá a oportunidade de movê-lo para a pasta de sua escolha. De qualquer forma, você efetivamente cria um atalho para o arquivo compartilhado a partir do novo local escolhido. O arquivo ainda é compartilhado com todos e ainda pertence ao proprietário original.

Faça uma cópia. Se você copiar um arquivo que foi compartilhado com você, a nova cópia se tornará sua. E é só isso, uma cópia. Ele não está mais conectado ao arquivo compartilhado e as mesmas pessoas não têm mais permissão para acessá-lo.

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7. Despejar o lixo

Quando você remove um arquivo ou pasta do Google Drive, ele entra no lixo e permanece lá até você removê-lo. Quanto mais tempo você deixar o lixo acumular, menor será a probabilidade de ter total fé de que tudo nele deve ser totalmente destruído e você ficará pendurado no lixo ainda mais. Faça um favor a si mesmo e esvazie o lixo de vez em quando. Isso ajudará a manter seu espaço de armazenamento do Google Drive em um nível preciso e a sua sanidade mental ao tentar manter uma conta organizada.