Revisão e avaliação do Aceproject

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, procuramos aplicativos on-line com uma grande variedade de recursos, experiência do usuário suave e rápida e alto valor. O AceProject não é particularmente rápido ou rico em recursos, mas possui bons ossos e é uma oferta acessível para equipes pequenas. Há lugares em que você deve prestar muita atenção aos detalhes, como quanta informação você pode adicionar a qualquer tarefa ou um adorável recurso Salvar e… que aumenta a produtividade. Mas o AceProject pula alguns aspectos do gerenciamento de projetos que são essenciais para muitas equipes, como um calendário e uma caixa de bate-papo no aplicativo. É um pouco melhor que a média, mas não supera as duas opções recomendadas pelos editores da PCMag, que oferecem às pequenas empresas mais em recursos e valor: Projetos de Trabalho em Equipe e Projetos Zoho.

Uma outra ferramenta de gerenciamento de trabalho ganhou a Escolha do Editor da PCMag, embora seja mais adequada para organizações de médio a grande porte que desejam mudar completamente a maneira como trabalham. O LiquidPlanner é uma opção fantástica, mas requer total adesão e muito treinamento para colher todos os benefícios.

Preços e Planos

Como muitas plataformas de gerenciamento de projetos, o AceProject oferece diferentes níveis de serviço para atender às necessidades de várias equipes e seus orçamentos. O nível mais básico é chamado de Basic, e é gratuito para cinco usuários que trabalham em dois projetos por vez, com um limite de 50 tarefas ativas por vez e 1 GB de armazenamento. Outras limitações incluem nenhuma API para desenvolvedores, acesso ao FTP ou backups diários (todas as contas pagas possuem esses recursos). O maior aviso sobre a conta gratuita é que ela será excluída se não houver atividade por 30 dias.

Entre as contas pagas, as únicas diferenças, além do preço, estão no número de usuários, projetos e tarefas suportadas, e quanto espaço é alocado. Em termos de recursos, eles são todos iguais.

O plano Padrão do AceProject custa US $ 19 por mês para 10 usuários gerenciarem 10 projetos com até 1.000 tarefas ativas em 5 GB de espaço de armazenamento. É um pouco incomum para um aplicativo de gerenciamento de projetos limitar o número de tarefas. Essas duas primeiras camadas de serviço são adequadas para empresas muito pequenas, mas suas limitações provavelmente serão muito severas para a maioria das organizações.

O próximo nível, chamado Avançado, elimina a limitação do número de tarefas. Custa US $ 39 por mês para 25 usuários, 25 projetos e 10 GB de espaço. Uma camada Silver custa US $ 59 por mês para 50 usuários, 50 projetos e 15 GB de espaço. A camada superior, Gold, custa US $ 99 por mês para usuários e projetos ilimitados e 20 GB de espaço.

Se todas essas opções deixarem sua cabeça girando, você poderá olhar para uma plataforma de gerenciamento de projetos com menos opções. O Projeto Comindware, por exemplo, cobra US $ 9, 99 por usuário por mês ou US $ 99, 99 por usuário, se você pagar um ano adiantado, sem planos confusos para percorrer. Existem apenas duas opções no Comindware: Deixe a empresa hospedar sua conta na nuvem ou em seus próprios servidores. De qualquer forma, o preço é o mesmo e é um dos mais baixos que você encontrará.

Em geral, a estrutura de taxas por usuário por mês geralmente é um indicador de que um programa é mais adequado para organizações maiores do que para organizações muito pequenas. Outras plataformas de gerenciamento de projetos com uma estrutura de preços semelhante incluem o LiquidPlanner (de US $ 29 por usuário por mês), o Clarizen (de US $ 45 por usuário por mês) e o Workfront focado na empresa (cerca de US $ 30 por usuário por mês, dependendo da configuração).

Algumas plataformas de gerenciamento de projetos cobram uma taxa mensal fixa para um número ilimitado de usuários. Isso inclui o Zoho Projects (US $ 50 por mês para um plano razoavelmente comparável) e o Teamwork Projects (que custa US $ 49 por mês para um plano semelhante). Para equipes pequenas, essas opções são provavelmente muito mais atraentes. A esses preços, o Zoho permite gerenciar 50 projetos e o Teamwork oferece 40.

Existem alternativas gratuitas para gerenciamento de projetos, mas elas geralmente vêm com limitações. O Teamwork Projects oferece uma conta gratuita, mas suporta apenas dois projetos. O Zoho Projects e o ProofHub oferecem uma conta gratuita, mas suportam apenas um projeto. O Volerro também oferece uma conta gratuita, mas não vem com nenhuma análise.

Começando

Olhando para o AceProject pela primeira vez, tive a sensação de que era um tipo de produto com função sobre forma. Não é bonito, mas é direto. Você pode alterar o tema se estiver cansado das cores de destaque. Você também pode personalizar o painel que vê ao fazer login pela primeira vez para mostrar uma visão geral das tarefas, apenas suas tarefas, a página do projeto em que estava na última vez em que fez login e assim por diante. Ao configurar uma conta, você escolhe um URL personalizado para ter "CustomName.aceproject.com" ou um local semelhante para fazer login.

Não tive problemas em convidar novos usuários para participar de meus projetos, mas achei confuso estar do outro lado. Eu esperava receber um alerta de e-mail solicitando que eu fosse ao site do AceProject e crie um login. É assim que a maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos funciona. Mas nunca recebi um convite do AceProject. Depois de esperar um dia, no caso de atrasos nos emails, simplesmente fui ao URL e redefinii a senha. Parecia que meu endereço de email estava no sistema, mas nunca recebi um convite. Eu fiz isso com três endereços diferentes. Nenhum deles recebeu um aviso.

Depois de criar algumas contas, personalizei as contas de usuário e comecei a criar um projeto fictício. O AceProject fornece muitas opções ao configurar um novo projeto. Você pode usar um modelo para o projeto ou criar um novo a partir do zero e definir um orçamento em tempo ou dinheiro. Um detalhe de que gosto é que há um recurso Salvar e… ao criar um novo projeto, para que, após cada conclusão da configuração, você possa salvá-lo e passar para a próxima coisa que deseja fazer, seja salvar e convidar usuários. ou salve e visualize grupos de tarefas .

Tarefas e detalhes

Cada tarefa pode ter um responsável, data de vencimento, anotações, tempo estimado, nível de prioridade e muito mais. De fato, você pode adicionar muitos detalhes às tarefas do AceProject. Por exemplo, você pode atribuir uma tarefa a uma equipe e não a um indivíduo. Você pode marcá-lo como um determinado tipo de tarefa, como adição, correção, aprimoramento, problema ou modificação. Você pode até atribuir alguém como revisor à tarefa para examiná-la depois que o responsável principal a concluir.

O que você não pode fazer, no entanto, é designar alguém para trabalhar durante um horário específico do dia, o que pode ser importante para equipes que trabalham com prazos apertados. Você também não pode entrar em uma reunião, que também teria um horário associado, como uma tarefa em um projeto. Às vezes, as reuniões são tarefas em si mesmas e fazem parte da rotina de um modelo de projeto.

Não há marcos no AceProject, mas você pode agrupar tarefas e criar dependências entre as tarefas. Fiquei um pouco confuso sobre como inserir dependências. Eu adicionei uma tarefa predecessora, mas não havia opção para tornar a nova tarefa sucessora. Não tive problemas para criar dependências enquanto adicionava um predecessor, o que significava que tinha que pensar no que precisava acontecer antes que a tarefa que estava editando ocorresse, e não na série de ações que só poderiam acontecer depois que estivesse concluída. Em outras palavras, eu tive que retroceder.

Um toque legal é que você pode ver todos os seus privilégios, com base na sua função atribuída, nas configurações. Se você deseja fazer algo no AceProject e descobrir que não pode, é uma boa ideia verificar exatamente quais privilégios você possui antes de declarar que algo no produto está quebrado.

Para o upload de arquivos, existe um suporte de arrastar e soltar, mas é lento e travou quando eu tentei. Escolher arquivos manualmente funcionou muito melhor. As páginas carregam muito lentamente em geral no AceProject. A funcionalidade está lá, mas a velocidade e a confiabilidade precisam de trabalho.

Recursos mais profundos

O AceProject oferece gráficos de Gantt, que você pode personalizar, além de alguns tipos diferentes de relatórios, como gastos, tempo e carga de trabalho pessoal. Existem outras estatísticas que você pode pesquisar que fornecem uma visão geral de quantas tarefas cada membro da equipe está designado e quantas horas de trabalho cada pessoa tem em seu prato.

Há um cronômetro para controlar quantas horas você gasta em tarefas diferentes, mas enquanto está em execução, você não pode usar o AceProject. Suponho que seja um lembrete saudável de que você precisa desligar o cronômetro antes de voltar ao AceProject e desmarcar uma tarefa, mas é ruim se o upload de comentários e arquivos para a plataforma de gerenciamento de projetos fizer parte do trabalho que você deseja contar.

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Wrike, possuem pequenos gráficos e tabelas no canto da tela que fornecem uma visão geral da saúde do projeto. Muitas tarefas estão atrasadas? O progresso está indo como esperado? As tarefas críticas não estão sendo concluídas no prazo? O AceProject não possui nenhum desses recursos visuais embutidos na interface, o que é uma pena, porque eles são muito úteis. Você pode obter muitas das mesmas informações nos relatórios, mas não é o mesmo que tê-las na frente e no centro.

Gosto que no AceProject você possa fazer upload de arquivos para a plataforma, e eles aparecem em uma apresentação de slides de pré-visualização que é carregada rapidamente. Mas você não pode marcar os arquivos para anotá-los na interface da Web. Se você procura esse tipo de recurso, o Mavenlink tem um chamado Smart Snips, que permite fazer comentários destacados nos arquivos enviados. Você pode desenhar uma caixa em torno de uma seção que deseja discutir e adicionar um comentário. O Volerro também possui ferramentas de marcação, embora sejam bastante rudimentares em comparação com as do Mavenlink.

Embora você possa discutir projetos e tarefas adicionando comentários a eles, não há outros espaços no AceProject para conversar. Estou fazendo alusão aqui a caixas de bate-papo no aplicativo, bem como fóruns ou fóruns de discussão. Muitos aplicativos de gerenciamento de projetos os incluem. A Comindware, por exemplo, possui quadros de discussão, denominados Rooms, onde as equipes podem ter conversas que podem ser levemente tangenciais a qualquer projeto ou tarefa em particular, mas que pertencem aos negócios ou operações em geral. O Zoho Projects possui bate-papo por texto e vídeo ao vivo, o que pode realmente ajudar a promover a comunicação entre colegas de equipe remotos. Clarizen, Volerro e ProofHub têm uma caixa de bate-papo padrão incluída. O Teamwork Projects oferece um aplicativo de desktop separado para bate-papo de graça, mas não está na mesma janela que o espaço de trabalho, como está no Zoho Projects.

Se sua empresa já possui um aplicativo para bate-papos em equipe, como Slack ou HipChat, você pode integrá-lo ao AceProject, mas apenas se usar APIs. Não há uma maneira simples de conectar o serviço a esse tipo de software de colaboração, se você não for um programador.

Aplicativos e extras

As equipes com uma força de trabalho móvel podem gostar de saber que o AceProject possui aplicativos nativos para Android, iPhone, iPad e Windows Phone. Você também pode acessar o aplicativo a partir de qualquer navegador móvel. Os aplicativos móveis são mais adequados para ações rápidas, como visualizar tarefas, adicionar comentários, inserir o tempo trabalhado e marcar as tarefas concluídas.

Não há integrações plug-and-play, como a capacidade de conectar-se a um sistema de armazenamento externo como Dropbox, Box ou Google Drive. Mas você pode criar integrações personalizadas porque há acesso à API do desenvolvedor para contas pagas. Os titulares de conta gratuitos não têm acesso à API.

Porém, nem toda empresa que precisa de um aplicativo de gerenciamento de projetos possui uma equipe de desenvolvedores pronta para criar integrações. Nesse caso, é útil contar com o Zapier, uma ferramenta de terceiros que fornece uma interface de usuário simples para criar integrações entre sistemas que não são compatíveis entre si. Infelizmente, o AceProject não está na rede Zapier, embora muitos outros aplicativos de gerenciamento de projetos estejam. Alguns exemplos são Clarizen, LiquidPlanner, Mavenlink, Teamwork Projects, Wrike e Zoho Projects.

Um pouco melhor que a média

O AceProject é uma opção acessível de gerenciamento de projetos, embora não seja o sistema mais avançado que você encontrará. Embora seja uma solução confiável, não é particularmente eficiente. Gosto de que cada camada de serviço tenha o mesmo conjunto de recursos e a única diferença real entre os planos é o número de projetos, pessoas e espaço de armazenamento suportados. No geral, fica um pouco à direita do centro na curva do sino: um pouco melhor que a média.

É provável que uma pequena empresa colha mais valor e tenha uma experiência mais agradável de gerenciamento de projetos em um aplicativo um pouco mais sofisticado. Projetos Zoho e Projetos de Trabalho em Equipe são nossas recomendações para equipes pequenas, enquanto o LiquidPlanner é a nossa escolha preferida para organizações maiores que gerenciam muitos projetos.