Organize-se: 5 usos criativos para o dropbox nos negócios

As pequenas empresas costumam se interessar por serviços de armazenamento baseado em nuvem, como o Dropbox, porque fornecem muito valor - mas apenas se as empresas os aproveitarem ao máximo.

Aqui estão cinco maneiras inteligentes de usar o Dropbox em seus negócios.

1. Use o Dropbox como um servidor; Promover transparência

Talvez a maneira mais óbvia de usar o Dropbox em um ambiente de negócios seja uma alternativa a um servidor compartilhado. Especialmente para pequenas empresas, o custo de uma conta do Dropbox Business pode ser muito menor do que comprar um servidor interno e contratar pessoal para mantê-lo.

O uso do Dropbox como um servidor, seja um servidor FTP ou uma rede compartilhada com armazenamento conectado, permite que as pessoas coloquem as mãos nos mesmos arquivos para que possam colaborar e ter um melhor controle de versão. Pode se tornar um local central para armazenar manuais de código de conduta, informações sobre benefícios e guias de estilo, além dos arquivos mais comuns relacionados ao trabalho que requer colaboração.

Se sua empresa pretende promover uma cultura de transparência, disponibilizar outros tipos de documentos comerciais a todos os funcionários por meio do Dropbox, como relatórios financeiros e apresentações de slides apresentados a investidores ou membros do conselho, pode ser um excelente passo na direção certa.

2. Compartilhar Itinerários de Viagem; Mantenha-os offline em dispositivos móveis

Proprietários de empresas e funcionários que viajam com frequência podem precisar compartilhar seus itinerários com outras pessoas no escritório. Eles podem contar com outra pessoa para reservar a viagem para eles. Ao configurar uma pasta para itinerários de viagem, todos que precisarem saber o paradeiro ou detalhes das providências de viagem de um colega de trabalho terão acesso.

Além disso, usando o aplicativo móvel Dropbox, o viajante pode marcar seus itinerários relevantes como "favoritos" para torná-los acessíveis offline, para que estejam disponíveis a até 10.000 metros. (Se você é a pessoa responsável por reservar a viagem de outra pessoa, imagine como essa solução pode ser mais simples do que enviar por e-mail ao viajante uma cópia do itinerário toda vez que ele ou ela não conseguir encontrá-lo, algo que sem dúvida acontece o tempo todo.)

3. Coletar fax

Às vezes, para ter uma idéia de como as empresas usam software e serviços diferentes, eu visito empresas e as entrevisto sobre o que elas fazem. No ano passado, enquanto conversava com Vert (uma agência de marketing e publicidade experiente no mundo móvel), o co-fundador Kevin Planovsky me explicou como sua empresa coleta faxes em um repositório de armazenamento baseado em nuvem - Vert realmente usa Box, em vez de Dropbox, mas a configuração é compatível com o HelloFax.

Sempre que alguém envia um fax, o HelloFax coloca a saída digital em uma pasta designada no Dropbox ou Box. Muito mais além, conectando a ferramenta de gerenciamento do local de trabalho Podio ao sistema. Cada fax recebido cria automaticamente uma tarefa no Podio, solicitando a Planovsky e seu cofundador que analisem a transmissão.

4. Compartilhe mídia com clientes, clientes e parceiros

Um dos grandes benefícios do uso do Dropbox é que você pode decidir, com grande flexibilidade, se deseja compartilhar arquivos apenas com sua equipe interna ou também com clientes e colaboradores. Onde vejo o compartilhamento externo dos arquivos do Dropbox mais nos sites de restaurantes, que geralmente disponibilizam seus menus por meio de um link público do Dropbox.

Considere o negócio de um pequeno restaurante. O menu pode mudar diariamente. É um ambiente de alto estresse que não funciona com muitos equipamentos de escritório. E nem todos os funcionários precisam ser conhecedores de tecnologia. Se o restaurante mantém seu menu diário acessível aos clientes via Dropbox (em vez de, por exemplo, página da Web), um funcionário pode facilmente colocar um PDF do menu do dia na pasta apropriada para os clientes verem, sem necessidade de codificação HTML. O link do site do restaurante para o local do menu no Dropbox será sempre o mesmo, para que não haja confusão, confusão.

Outra maneira comum de as empresas usarem o Dropbox é colaborar com parceiros em projetos de natureza particularmente visual, como redesenhos de sites. Ao armazenar arte conceitual e maquetes no Dropbox, todas as partes envolvidas podem visualizá-las sem precisar enviar arquivos grandes por e-mail.

Uma observação: os links para contas do Dropbox Business têm um limite de largura de banda de 200 GB por dia. Se sua conta atingir o limite, seus links serão automaticamente (mas apenas temporariamente) suspensos. O Dropbox diz que notificará o administrador do Dropbox por e-mail quando esse problema ocorrer, mas, enquanto isso, qualquer pessoa que tentar acessar os links verá uma página de erro em vez de seu arquivo.

5. Teste as habilidades dos candidatos a emprego

Os candidatos a emprego em determinados campos, como programação e gravação, geralmente fazem um teste durante o processo de inscrição. Por que não estender essa idéia testando as habilidades e a capacidade dos computadores de seguir instruções, solicitando que enviem determinados documentos para uma de suas pastas no Dropbox?

Depois que um candidato passa em uma triagem inicial e está na fase de entrevista, você pode convidá-lo para uma pasta compartilhada e fornecer instruções sobre o que fazer upload, como currículo, amostra de redação, código de programação, arte, vídeos - você pegue a ideia. Dê aos candidatos instruções precisas sobre como nomear o arquivo, seu tamanho máximo e assim por diante para ver com que facilidade e rapidez eles podem concluir a atividade. E, se esse teste espelhar as práticas regulares de sua empresa, o candidato terá uma amostra precoce de como a empresa opera. (Recebi essa ideia de uma organização chamada Nyaya Health. A equipe de contratação usa um teste semelhante para possíveis contratações, apenas com a ferramenta de colaboração e gerenciamento de tarefas Asana, em vez do Dropbox.)