Revisão e classificação de projetos Zoho

Zoho Projects Configuração e Interface

O site Zoho Projects tem uma aparência limpa e atualizada. O site é intuitivo o suficiente para que, se você puder usar os aplicativos on-line mais básicos, como o webmail, conseguirá descobrir o Zoho Projects em alguns minutos. Essa facilidade de uso e simplicidade são necessárias para pequenas empresas que não têm um gerente de projeto dedicado na equipe.

Os empresários e os líderes de equipe apreciarão que o Zoho Projects solicita às pessoas que habilitem a autenticação de dois fatores para ajudar a manter as contas mais seguras. A autenticação de dois fatores ajuda a manter mais seguras todas as informações da empresa que você coloca na sua conta Zoho.

O layout da Zoho Projects coloca as opções relevantes ao seu alcance, na hora certa. Configurar uma conta, criar seu primeiro projeto, adicionar marcos e tarefas e convidar mais pessoas para se juntar a você leva alguns minutos. Quando novas pessoas entram, o site fornece dicas interativas sobre como começar e o que fazer em seguida.

Um painel personalizável permite que você veja quais gráficos ou atualizações são mais relevantes para você. Assim, quando você faz login na sua conta do Zoho Projects, obtém uma captura instantânea dos projetos ou status importantes. Por exemplo, você pode adicionar um widget Status da Tarefa que mostra um gráfico de setores circulares e uma contagem de número bruto de quantas tarefas estão abertas versus fechadas. Se você está preocupado com folhas de ponto ou cargas de trabalho individuais, pode modificar seu painel de acordo.

Comunicação e Colaboração

Alguns dos nossos recursos favoritos do Zoho Projects têm a ver com comunicação e colaboração. O aplicativo fornece amplas ferramentas, algumas das quais você pode optar por incluir ou excluir durante a configuração inicial. Um motivo para você excluir algumas dessas ferramentas é se sua equipe usa outros aplicativos para obter mensagens ou colaboração de equipe mais transparentes, e você não deseja que a comunicação ocorra em outro lugar.

Uma das ferramentas de que gostamos é uma caixa de bate-papo que está embutida no espaço de trabalho. Ter uma caixa de bate-papo significa que você pode fazer perguntas aos colegas sobre os projetos ou tarefas em que está trabalhando, sem precisar alternar para outro aplicativo.

O Zoho Projects também possui fóruns, nos quais você pode conversar de forma assíncrona, uma caixa de atualização de status para informar aos colegas o que está fazendo e um feed de atividades onde você pode ver todas as atividades de um projeto em ordem cronológica inversa.

Outra ferramenta de comunicação de que gostamos é a integração quase perfeita com o Zoho Meeting. Em determinadas páginas, você vê um botão com a mensagem Meet Now na parte superior. Pressione e crie uma reunião de vídeo ou áudio on-line em uma nova guia. Antes do início da reunião, um prompt de convite é exibido para que você possa adicionar pessoas à sua reunião. Seus colegas recebem uma notificação contendo o convite e o link para a reunião em tempo real. Eles podem participar sem precisar abrir outros aplicativos extras ou digitar um ID da reunião.

Em geral, as notificações dos Zoho Projects são bem implementadas porque algumas são interativas. Por exemplo, você pode responder ou comentar sobre assuntos importantes na caixa de notificação, em vez de vincular à página onde as informações originais aparecem. Isso é bom para a produtividade.

Principais recursos de gerenciamento de projetos

As seções Tarefas e Marcos permitem inserir e atualizar os detalhes do trabalho do seu projeto. Toda tarefa pode ter uma data de início e término, em vez de apenas um prazo. Você pode estimar o quão perto de terminar uma tarefa, digitando uma porcentagem.

Quando você mergulha nos detalhes de uma tarefa, há um cronômetro interno para rastrear o tempo gasto na tarefa, embora seja limitado a pessoas na conta Express e planos mais altos (ou seja, não está nos planos Free ou Standard). Se a sua empresa faturar por hora, você terá a opção de registrar o tempo na tarefa como faturável ou não faturável.

Outra opção permite definir um projeto como uma linha do tempo "estrita", o que significa que você não pode atribuir datas de vencimento para marcos que estão fora do escopo de tempo do projeto.

O Zoho Projects tem dependências, embora descobrir como configurá-los não seja tão intuitivo quanto usar o restante do aplicativo. Em alguns outros aplicativos de gerenciamento de projetos, como o LiquidPlanner, você pode criar dependências entre tarefas, desenhando uma linha de uma para a outra na visualização do gráfico de Gantt. No Zoho Projects, você precisa abrir uma tarefa e optar por adicionar uma dependência. Uma pequena janela é aberta, onde você digita o nome da tarefa que deseja associar à atual e a nova tarefa deve estar na mesma lista de tarefas que a outra.

O software adicionou uma visão kanban que permite visualizar tarefas como cartões em colunas. Não é tão útil quanto um aplicativo de quadro Kanban verdadeiro, porque você não pode personalizar as colunas nos Zoho Projects. Em vez disso, você pode escolher entre algumas opções pré-fabricadas, como Aberto e Fechado (não é a visualização mais útil), Prioridade ou Porcentagem concluída. Existem alguns aplicativos de gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas que incluem visualizações kanban, sendo o Asana o que vem à mente, mas você deve optar por usá-lo antes de criar o projeto. Depois de decidir usar esse método, não há como voltar atrás. O Kanban não é realmente uma "visão", mas uma metodologia que você precisa seguir depois de escolher.

Outro recurso importante de gerenciamento de projetos no Zoho Projects é um relatório de gerenciamento de recursos. Isso ajuda você a ver quais membros da sua equipe recebem muito trabalho, pouco trabalho ou a quantidade certa durante diferentes períodos de tempo. É apresentado visualmente em um grande gráfico, com um pouco de equilíbrio (como uma cambalhota) indicando quanto ou pouco trabalho cada pessoa atribuiu a eles em uma semana. Para equipes pequenas, uma apresentação tão incomum de dados provavelmente funciona bem. Para equipes grandes com 50 ou mais funcionários em qualquer departamento, seria um pesadelo percorrer e procurar uma gangorra desequilibrada. Grandes equipes que precisam de ferramentas sólidas de gerenciamento de recursos devem dar uma olhada no LiquidPlanner. É um dos pontos fortes do aplicativo.

Mencionamos brevemente os gráficos de Gantt, mas ajuda saber onde encontrá-los: no botão Relatórios, no lado esquerdo do aplicativo (se estiver oculto, clique nos três pontos para revelá-lo). É a mesma área em que você encontra relatórios de Utilização de recursos, Planejado versus Real e Tarefa. Nos gráficos de Gantt, você pode arrastar e soltar a borda de uma barra da chave de tarefas para alterar seu comprimento, e há uma alternância que mostra seu caminho crítico. Se você está se perguntando: "O que é um caminho crítico?" essa definição do 2020ProjectManagement.com pode ajudar: "a sequência mais longa de atividades em um plano do projeto que deve ser concluída no prazo para que o projeto seja concluído na data prevista".

Funcionalidade de controle de tempo

O Zoho Projects oferece rastreamento básico de tempo como parte de um pacote abrangente focado no gerenciamento de projetos, como o Mavenlink. Quando você mergulha nos detalhes de uma tarefa, há um cronômetro interno no canto superior direito para rastrear o tempo gasto na tarefa e ele continuará funcionando se você sair da página. O cronômetro é limitado aos usuários da conta Express e planos mais altos (ou seja, não está disponível nos planos Gratuito ou Padrão). Se a sua empresa faturar por hora, você terá a opção de registrar o tempo na tarefa como faturável ou não faturável.

Adicionamos uma tarefa chamada "Pintura do escritório do governo" em Projetos para que possamos acompanhar o tempo. Para registrar a hora, você pode clicar na hora no canto superior direito ou inserir a hora dentro da folha de ponto de forma retroativa. Encontramos a opção Weekly Log Time para ser uma maneira fácil de rastrear o tempo. Você pode encontrar o Tipo de Log Semanal indo para Quadro de Horários e, no canto superior direito, alterando o menu suspenso de Adicionar Tempo de Log para Tempo de Log Semanal. Você pode percorrer os campos e inserir o número de horas para cada projeto. Além disso, clicar em uma tarefa no Calendário é uma boa maneira de visualizar o histórico de um projeto. Você pode associar uma subtarefa, registrar horas, anexar documentos e acompanhar os problemas.

Outro recurso que gostamos nos Zoho Projects é a capacidade de rotular um trabalho como uma tarefa crítica. Isso serve como um bom lembrete para efetuar login e concluir o trabalho. Uma vantagem do Zoho Projects é a capacidade de registrar várias tarefas ao mesmo tempo. Você não encontrará esse recurso em outros aplicativos de controle de tempo, como Hubstaff ou VeriClock, ou mesmo TSheets, nossa outra opção do editor. O Zoho Projects oferece recursos mais robustos de gerenciamento de projetos e controle de tempo, mas achamos produtos como o TSheets mais fáceis de usar. Além disso, você não poderá acompanhar o tempo futuro como em outros programas, como o Wrike.

O Zoho Projects possui fortes recursos de controle de tempo de administração. Você pode acompanhar as aprovações procurando o pequeno ícone ao lado do módulo Quadro de Horários. Se você clicar no ícone, verá todas as tarefas e solicitações de aprovação. O Zoho Projects também permite marcar todo o trabalho como faturável ou não faturável, o que ajuda na contabilidade.

Ao contrário do TSheets, o Zoho Projects não permite que você separe contas para controlar o tempo de um administrador ou funcionário. Você acabou de definir as permissões para quem pode ver o que. O Zoho Projects fornece opções de configuração impressionantes, como o VeriClock. No Zoho Projects, você pode impedir que os funcionários adicionem uma planilha de horas ou pode definir permissões para que eles possam ver apenas os seus.

Fizemos login no aplicativo móvel Zoho Projects e encontramos as páginas Feed e Home bem organizadas. Na página Feed, você pode ver uma lista de ações executadas, como atribuir tarefas. Para alterar a hora no aplicativo móvel, selecione Quadro de Horários e selecione uma tarefa para editar. Clique em Editar e, em seguida, você pode o tempo. Em seguida, clique na marca de seleção no canto superior direito. Gostaríamos de ver um cronômetro facilmente acessível no aplicativo móvel. No entanto, a Zoho Projects diz que os usuários em campo podem registrar seu tempo após o término de seus turnos, uma vez que os clientes podem desaprovar os trabalhadores que olham para o telefone enquanto trabalham em reformas. Ainda gostaríamos de ver esse recurso.

No geral, descobrimos que a funcionalidade de rastreamento de tempo no Zoho Projects é um pouco mais difícil de navegar do que o Hubstaff e o TSheets, que se concentram no rastreamento de tempo. É por isso que a Zoho Projects obtém uma classificação cinco estrelas do Editors 'Choice em nosso resumo de gerenciamento de projetos, mas fica um pouco atrás do TSheets da Editors' Choice em nosso resumo de software de rastreamento de tempo. Considerando a funcionalidade completa que o Zoho Projects oferece, a ferramenta de rastreamento de tempo deve ter mais destaque. No entanto, o Zoho Projects ainda fornece um conjunto de recursos profundo e impressionante.

Rastreamento de erros, Rastreamento de problemas

Se você é uma equipe de desenvolvimento de software que precisa de um rastreamento rigoroso de erros como parte do seu aplicativo de gerenciamento de projetos, você tem algumas opções. Por um lado, você pode importar bugs para o Zoho Projects a partir de arquivos CSV, XLS e XLSX, bem como do JIRA. Uma segunda opção é usar o IssueTracker incluído que acompanha os Zoho Projects. Essa ferramenta ajuda a enviar, rastrear, organizar e corrigir quaisquer problemas que surjam em um projeto de desenvolvimento de software. Nem todos na sua conta podem acessar os detalhes mantidos no IssueTracker. Somente administradores e gerentes têm permissão para configurar o status e o fluxo de trabalho dos problemas.

O Zoho também vende o IssueTracker como um aplicativo independente chamado Zoho BugTracker. Existe uma versão gratuita para equipes muito pequenas, mas, caso contrário, você pode esperar pagar US $ 480 por ano para até 15 pessoas, além de um adicional de US $ 36 por ano para cada pessoa extra.

Integrações e aplicativos para projetos Zoho

O Zoho faz todo um conjunto de aplicativos de negócios. Segue-se que muitos de seus próprios programas estão fortemente integrados aos Zoho Projects ou pelo menos podem ser.

Já mencionamos como sua ferramenta de videoconferência, Zoho Meeting, é aberta sempre que você precisar se encontrar com colegas. Você também pode integrar o Zoho Projects com o Zoho Books e a Zoho Invoice para gerenciar sua contabilidade.

O Zoho Projects também trabalha com o Google Apps. Quando os dois estão integrados, você pode fazer upload de arquivos diretamente do Google Drive para o Zoho Projects e exportar eventos do calendário de um para o outro. Você pode até usar o Gmail para criar tarefas e registrar as horas trabalhadas.

Outras opções de integração suportadas incluem Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket e Zapier. Não é uma lista especialmente longa, mas abrange muitos princípios básicos.

O Zoho possui aplicativos móveis para muitas de suas ferramentas, incluindo o Zoho Projects e o Bug Tracker. Os aplicativos estão no Android e iOS. Os aplicativos móveis de gerenciamento de projetos não substituem o aplicativo Web completo, mas pelo menos permitem que as pessoas acompanhem discussões importantes e vejam o progresso que todos estão fazendo no projeto, não importa onde estejam.

Um aplicativo de gerenciamento de projetos bem equilibrado

Zoho Projects é um aplicativo de gerenciamento de projetos bem equilibrado. Ele oferece todas as ferramentas necessárias para gerenciar um projeto complexo, como gráficos de Gantt e um widget de rastreamento de tempo, com um preço justo e interface intuitiva. É especialmente atraente para pequenas empresas que gerenciam alguns projetos e pessoas, mas não centenas. Demora um pouco para aprender os pontos mais delicados dos Projetos Zoho, mas não muito. No geral, o Zoho Projects é uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos e continua a ser uma escolha dos editores da PCMag.