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Vídeo: Product Demo - Zoho Sign - A Complete Digital Signature App. (Novembro 2024)
Armazenar e acessar documentos digitais é algo em que você raramente pensa se sua empresa gerencia corretamente os documentos. Atividades como criação, edição, compartilhamento e colaboração de documentos podem ser tão simples quanto fazer login, clicar e começar. No entanto, sistemas de gerenciamento de documentos desnecessariamente desajeitados ou rígidos podem tornar a vida um inferno para quem entra e sai de arquivos ao longo do dia.
, Compararei dois dos sistemas de gerenciamento de documentos mais populares: Adobe Document Cloud e Zoho Docs. Embora ambos os sistemas compartilhem mais semelhanças do que diferenças, um supera o outro em várias categorias importantes.
1. Preços e planos
Você pode assinar o Adobe Standard Document Cloud por apenas US $ 12, 99 por mês com uma assinatura de um ano ou pagar US $ 22, 99 por mês pelo plano mensal. Este plano permite criar arquivos PDF e exportar para o Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint. Você também pode editar texto e imagens nos arquivos PDF criados e assinar formulários digitalmente. O plano Pro custa US $ 14, 99 por mês para uma assinatura de um ano ou US $ 24, 99 por mês para um plano mensal. Ele adiciona a capacidade de inserir arquivos de áudio e vídeo em arquivos PDF e editar documentos digitalizados. Você também pode usar este plano para transformar documentos em papel digitalizados em arquivos PDF editáveis e comparar duas versões de um arquivo PDF para decifrar diferenças. Você também poderá editar texto e organizar páginas em um iPad e poderá reordenar, excluir ou girar páginas em um iPhone. Todas as subcipções da Adobe oferecem acesso a 20 GB de armazenamento.
O Zoho Docs oferece uma avaliação gratuita de 15 dias, além de um plano gratuito para até 25 usuários (que inclui 5 GB de armazenamento por usuário). O plano gratuito também inclui compartilhamento ilimitado de arquivos e pastas, sincronização da área de trabalho, ferramentas de edição, gerenciamento de usuários e histórico de versões. O plano padrão custa US $ 5 por usuário por mês, com até 50 GB por usuário. Isso inclui recursos como documentos protegidos por senha e acesso baseado em função. O plano Premium custa US $ 8 por usuário por mês e até 100 GB por usuário. Com esse plano, você poderá enviar documentos por e-mail diretamente para uma conta Zoho, restaurar documentos excluídos e transferir a propriedade do arquivo para outro usuário.
Ambos os tipos de conta podem adicionar 10 GB de armazenamento adicional por US $ 3. O Zoho oferece um desconto de 20% em todos os planos pagos, se você pagar anualmente. Graças ao seu preço mais baixo, avaliação gratuita, plano gratuito e capacidade de armazenamento superior, a vantagem na categoria de preços vai para o Zoho. Edge: Zoho.
2. Criação e Edição de Documentos
Os usuários do Zoho Docs podem criar e editar documentos, acompanhar alterações, adicionar assinaturas digitais e acessar várias ferramentas avançadas de edição. Você também pode atribuir tarefas e enviar lembretes aos membros da equipe que têm acesso ao arquivo. Você pode criar macros, gráficos coloridos e tabelas dinâmicas, além de exportar documentos, planilhas e apresentações para o Google Drive, formato PDF e Windows. Você também pode editar arquivos offline; as alterações serão sincronizadas assim que você voltar a ficar on-line.
Um recurso interessante que está faltando na Adobe é a capacidade de editar um documento simultaneamente com os colegas. O aplicativo Zoho Docs permite acessar, criar e editar arquivos em qualquer lugar. Você pode visualizar todas as suas pastas, classificá-las por nome ou data e pesquisar arquivos. Como mencionei anteriormente, como a Adobe depende muito de arquivos PDF, há um limite para o que você pode fazer em sistemas operacionais móveis; esse não é o caso da plataforma do Zoho.
A Adobe é muito melhor em armazenamento e preenchimento automático de informações para uso posterior do que o Zoho. Por exemplo, o recurso "Preencher e assinar" da Adobe permite salvar os campos mais usados, incluindo seu nome, endereço, email e número de telefone. Também é uma ferramenta muito melhor em termos de assinatura e solicitação de assinaturas de pessoas. Os escritórios de advocacia, instituições financeiras e pessoas que dependem muito do formato PDF apreciarão como é fácil inserir e salvar informações e fazer com que outras pessoas revisem e assinem. No entanto, a criação e edição de documentos no Adobe não são compatíveis com o Zoho. Edge: Zoho.
3. O que está faltando?
Gostaríamos que o Zoho adicionasse suporte baseado em bate-papo na ferramenta Documentos. Isso é algo que a Adobe possui, que torna incrivelmente fácil guiá-lo através de alguns dos elementos mais desafiadores do processo de criação de documentos.
Por outro lado, a Adobe não possui elementos como edição de grupo, pastas compartilhadas e a capacidade de fazer edições offline. Também exige que você converta arquivos armazenados em formato PDF, o que é uma grande dor de cabeça para quem precisa converter para outros formatos (especialmente para pessoas que usam fórmulas do Microsoft Excel, que não são transferidas para o formato PDF). Edge: Zoho.
A linha inferior
Embora a ferramenta de gerenciamento de documentos da Adobe seja excelente, especialmente para pessoas que trabalham principalmente no formato PDF, faltam recursos de colaboração. Além disso, ele não possui a robusta compatibilidade de arquivos necessária para trabalhar com pessoas fora da sua organização. Por outro lado, o Zoho fornece edição rica de documentos, uma excelente combinação de colaboração e capacidade de compartilhamento de arquivos, e você pode realizar trabalhos em sistemas operacionais móveis. Associe esses recursos a um preço mais baixo e mais capacidade de armazenamento e você terá um sistema de gerenciamento de documentos completo e melhor. Vencedor: Zoho.
