Avaliação e classificação de assistente de contrato de software Blueridge

A partir de US $ 899 para a edição Standard, o Blueridge Software Contract Assistant é uma espécie de entrada da velha escola no mercado de gerenciamento de contratos. Onde a maioria de toda a concorrência adotou um modelo de implantação em nuvem, o Blueridge adotou o método mais antigo de instalação de baixar e executar localmente. Ainda assim, é uma solução bastante rica em recursos que está em uso há mais de 15 anos para clientes como cooperativas de crédito, hospitais, empresas farmacêuticas e outras organizações que precisam manter os dados protegidos por firewall.

Desde nossa revisão inicial, o Contract Assistant passou por modestos aprimoramentos de recursos e personalização. Mas três edições do produto (Standard, Pro e Enterprise) ainda são visualmente semelhantes, com uma ampla variedade de menus e recursos em comparação com as interfaces de usuário mais esparsas das novas opções baseadas em nuvem. A Blueridge Software diz que optou por permanecer no espaço do software cliente / servidor em vez de competir com dezenas de opções semelhantes baseadas na nuvem.

O Contract Assistant não oferece nenhum recurso de criação, negociação ou colaboração de contrato. Você pode recorrer à Concord ou à Atualização do Editors 'Choice para isso. O Contract Assistant também não é tão personalizável infinitamente ou possui recursos completos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, como a Editors 'Choice Agiloft. No entanto, se sua empresa ou organização preferir uma opção implantada localmente para armazenamento seguro de contrato (com opções granulares de categorização e recursos de gerenciamento), o Contract Assistant é uma ferramenta bem equipada. Oferece relatórios e alertas fortes, além de ótimos manuais do usuário para você se atualizar.

Preços e Planos

Como mencionado, o Contract Assistant vem em três edições diferentes: Standard, Pro e Enterprise. As diferentes edições fornecem níveis variados de serviço com base no tamanho da sua empresa ou no número de usuários. As edições variam de preço de US $ 899 a US $ 8.999. O Contract Assistant começa em US $ 899 para a edição Standard, que é uma versão de usuário único instalada no seu PC. Esta versão é ideal para proprietários únicos ou organizações nas quais apenas um administrador é necessário para supervisionar os contratos em seu sistema.

Esta edição básica vem com registros eletrônicos completos, suporte a vários bancos de dados, suporte básico a campos e arquivos e "eventos alarmes" ou alertas por contrato ilimitados. Você também obtém pesquisa, relatórios e personalização simples e avançados de categorias e campos de contrato. Para obter funcionalidades adicionais de relatórios personalizados, você pode optar pela edição Standard Plus, com preço de US $ 1.198. Dá acesso ao Report Designer opcional. Diferentemente dos preços de software como serviço (SaaS) de produtos baseados em nuvem, o preço base de cada edição é um custo único, em oposição aos custos de assinatura recorrentes de todos os produtos baseados em nuvem analisados ​​neste resumo.. Todas as edições também vêm com uma avaliação gratuita de 30 dias.

Uma das principais diferenças entre essas três edições é a capacidade de inserir contratos ou documentos diretamente no banco de dados. Com as edições Standard e Pro, o usuário pode vincular a versão local dos documentos ao seu perfil no Contract Assistant. Nessa situação, o perfil do documento no Contract Assistant pode ser vinculado à sua localização na unidade ou no servidor, mas o documento nunca é realmente carregado no banco de dados. Presumivelmente, para usuários das edições Standard e Pro, o armazenamento no banco de dados não seria necessário, pois os documentos poderiam ser facilmente armazenados no computador pessoal do usuário ou em uma unidade compartilhada para um pequeno grupo. No entanto, para grandes empresas ou firmas, esse arranjo provavelmente se mostraria pesado tanto para o desempenho quanto para as considerações de segurança.

A edição Pro é um produto de rede local (LAN) projetado para pequenas e médias empresas (SMBs) ou pequenos grupos de trabalho dentro de uma organização. O preço é de US $ 3.499 para a licença básica (cinco usuários), embora assentos adicionais possam ser adicionados a um custo extra. Em termos de recursos, a edição Pro inclui integração de gerenciamento de documentos com o Laserfiche e suporte multiusuário com segurança e permissões básicas.

Por fim, a edição Enterprise custa US $ 8.999 para a licença básica (cinco usuários). Este é um produto SQL Server / Client LAN / WAN (rede de área ampla) que vem com uma gama completa de recursos avançados de categorização e armazenamento de documentos. Esses recursos incluem gabinetes e subpastas, pesquisa de texto completo, alertas recorrentes, personalização completa, armazenamento de documentos do banco de dados e relatórios personalizados vinculados ao nível de permissão do usuário. A manutenção anual opcional é de 18% do preço total da compra para todos os planos. Isso garante a disponibilidade da atualização do produto e o acesso ao suporte por telefone (em oposição ao suporte gratuito por e-mail). Você pode atualizar para outra versão a qualquer momento. Licenças de usuário adicionais são precificadas em uma escala graduada, na qual o preço por licença diminui à medida que o volume aumenta nas edições Pro e Enterprise:

Edição Pro:

1-4 licenças: US $ 299

5-9 licenças: $ 269

10+ licenças: US $ 229

Por exemplo, se hoje você compra duas licenças adicionais, pagaria US $ 299 cada. Se você comprar mais três licenças posteriormente, pagará US $ 269 por cada uma delas.

Edição Enterprise:

1-9 licenças: US $ 599

10-24 licenças: US $ 529

25-49 licenças: US $ 449

50-99 licenças: US $ 379

Mais de 100 licenças: US $ 299

Licenças ilimitadas: US $ 59.999 (inclui a licença base)

Por exemplo, se hoje você comprar três licenças adicionais, pagaria US $ 599 cada. Se você adquirir mais oito licenças posteriormente, pagará US $ 529 por cada uma delas.

Como configurar

As edições Pro e Enterprise do Contract Assistant podem ser instaladas nos PCs dos usuários ou virtualizadas (isto é, instaladas em um servidor de aplicativos executando o Citrix ou Serviços de Terminal ou como um aplicativo Web auto-hospedado usando o Citrix XenApp.) Por outras palavras, o Contract Assistant é cliente / software servidor hospedado na sua rede, sem dados residindo na nuvem. Para permitir o acesso ao banco de dados em empresas maiores, isso significa que você precisará instalar o Microsoft SQL Server com a edição Enterprise. Entre em contato com o Blueridge Software para obter informações detalhadas sobre quais serão os requisitos de back-end para o seu ambiente. Descubra qual versão do SQL Server e Windows Server é necessária e se esses recursos podem ser executados virtualmente ou exigem seu próprio servidor físico.

Para testar a edição padrão para nossa análise atualizada, configurei uma avaliação gratuita e baixei o software no meu PC com Windows 10. O Blueridge Software não fornece downloads para Mac. A empresa diz que suporta o Windows 7, 8 e 10, mas, depois de baixar o pacote de software, fui solicitado a baixar uma versão mais antiga do.NET Framework antes que a instalação prosseguisse. Este foi um pequeno problema de compatibilidade. Mas, após o download do.NET Framework 3.5 SP1 (em oposição à versão atual 4.7), a instalação foi concluída rapidamente e eu estava em funcionamento.

Uma vez aberto, o Contract Assistant oferece muitos recursos e opções para você. Mas o faz em um layout mais organizado do que a seleção esmagadora de menus no Great Minds Software Contract Advantage e no Coupa Contract Lifecycle Management. O Contract Assistant oferece ótimos recursos e documentação de Ajuda para ajudar na configuração, navegação e uso. Recebi imediatamente um pop-up para "Introdução em 10 etapas fáceis", percorrendo o roteiro do produto e o guia de início rápido. Os capítulos são indexados e pesquisáveis, para que você possa criar seus próprios favoritos no guia e em todos os recursos de Ajuda do Blueridge Software. A documentação da Ajuda e a facilidade geral de uso dos recursos tornaram fácil e rápido me acostumar com a interface do usuário.

No topo do painel, há guias para Gerenciamento de contratos, Banco de dados e relatórios, Opções e ferramentas, Atualizações em massa (edição de várias categorias, registros ou entradas de usuários) e Ajuda. Há também uma barra de ferramentas semelhante ao Microsoft Word com botões para criar e salvar uma nova entrada de contrato, além dos botões Excluir, Desfazer e Pesquisar. No lado esquerdo, há um índice de contrato alfabético para pesquisa rápida do seu banco de dados, dividido em categorias e pastas de casos. Os alarmes de contrato que estão "tocando" (ou seja, pressionando os prazos do contrato a serem resolvidos) são exibidos em vermelho.

Abaixo das barras de menu, fica a área de trabalho, dividida em janelas de tamanho ajustável. As janelas são agrupadas por tipos de informações, oferecendo guias para Índice de contratos, Informações sobre contratos, Datas-chave, Categorias, Elementos / cláusulas-chave, Visão geral, Links de arquivos e Notas e comentários (que é a extensão dos recursos de colaboração do Contract Assistant). A biblioteca de cláusulas é semelhante à que você encontrará na Agiloft e a estrutura de marcação personalizada é semelhante à do ContractWorks.

Gerenciando o ciclo de vida do contrato

Depois de concluir o Guia de Início Rápido, há um Guia do Usuário igualmente útil, com instruções para entradas e configurações mais avançadas. O Guia do Usuário fornece instruções muito exatas para criar bancos de dados e configurar os vários campos de dados.

O processo de gerenciamento de contratos em si é fácil e extremamente personalizável. Ao adicionar novas entradas de contrato ou editar arquivos de contrato, você pode renomear ou ocultar campos, adicionar legendas de usuário (na guia Opções e Ferramentas) e gerenciar datas e alertas importantes. Você também pode adicionar e gerenciar categorias e extrair cláusulas usando as janelas no lado direito da página de detalhes do contrato. Nas edições Pro e Enterprise, você faz isso através do módulo de administração. Como no Agiloft e no ContractSafe, os administradores podem adicionar usuários e definir permissões para visualizar contratos ou elementos específicos da interface do usuário. Porém, diferentemente dessas ferramentas, você não precisa ir ao painel de administração para fazer isso. Todos os campos são editáveis ​​na página principal. A edição Pro oferece apenas opções de privilégio somente leitura ou total. Mas a edição Enterprise tem uma segurança mais granular para registros específicos e os diferentes bancos de dados aos quais um usuário pertence. A edição do Contract Assistant Enterprise também pode criar o que é chamado de "Visualizações" para ocultar campos específicos para diferentes grupos ou empresas de usuários ou mostrar gabinete ou pasta específica. Adicionar um novo registro é tão fácil quanto clicar no botão Novo e fazer uma cópia de um modelo de registro existente.

Como você está categorizando apenas contratos existentes e pendentes, na verdade não está criando um novo contrato, apenas a entrada do banco de dados. Em termos de pesquisa, você pode executar consultas por texto, palavra-chave, data ou campos, como moeda ou tipo de contrato. Todos os campos são pesquisáveis ​​e podem ser inseridos em relatórios padrão ou personalizados. No entanto, não há pesquisa de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), pois o visualizador de contratos exige que o documento seja um contrato de texto ou PDF editável antes que o banco de dados o indexe.

Essa organização é importante porque a maneira como o Assistente de Contrato é organizado gira em torno de vários bancos de dados. Não há limite para o número de bancos de dados que um usuário pode criar, embora você possa ter apenas um banco de dados aberto por vez. Para administradores corporativos, essa é uma maneira útil de gerenciar contratos confidenciais que sua organização prefere separar por permissões ou motivos de segurança.

Os relatórios podem ser executados de várias maneiras, inclusive em um perfil de contrato individual, no índice do banco de dados ou apenas em um subconjunto de contratos que atendem a determinados critérios. Um relatório pode ser gerado rapidamente em um contrato selecionado ou em todos os contratos em um banco de dados específico, que pode ser encomendado e organizado de várias maneiras.

Os usuários também podem executar um relatório usando os resultados de uma pesquisa específica, permitindo que eles limitem os contratos relatados com base nos critérios desejados. Como em quase todos os serviços, quanto maior a quantidade de personalização, mais complicado é. Existem filtros básicos e avançados. O recurso de pesquisa básica se adapta inteiramente às necessidades do usuário, mas o faz com uma variedade de caixas de seleção e caixas de filtro. A Pesquisa básica pode ser filtrada pelos campos de filtro padrão ou pelos campos definidos pelo usuário. Usuários mais experientes podem mudar para a Pesquisa avançada, que é uma planilha que responde à lógica booleana. O Contract Assistant é a única ferramenta que testamos para oferecer suporte à pesquisa booleana.

A edição Enterprise possui recursos de pesquisa adicionais, que permitem documentos, anotações e anotações de elementos-chave anexados. Os parâmetros de pesquisa que serão usados ​​repetidamente podem ser salvos para uso futuro. Fiz pesquisas para contratos ativos e pendentes e adicionei filtros de data mais avançados. Quando um relatório é gerado, ele é exibido em uma janela separada. Esse é um recurso bem-vindo, pois serve como uma visualização instantânea do relatório. Quando o usuário estiver satisfeito com o relatório, ele poderá ser exportado em vários formatos, incluindo HTML, PDF, Rich Text, Texto sem formatação, TIF ou Microsoft Excel. Demorou um pouco, mas finalmente consegui exibir meu relatório conforme desejado. Ainda assim, isso pode ser problemático para organizações maiores ou pessoas que tentam importar arquivos maiores.

Gerenciamento de contratos Old-School feito corretamente

O Assistant Assistant é a opção para empresas e organizações que não desejam um produto em nuvem totalmente gerenciado. Essa plataforma veterana oferece controle total por trás do firewall sobre seus dados e contrato de banco de dados. Ele vem com recursos abrangentes de Ajuda para ajudá-lo a navegar na interface do usuário tradicionalmente projetada e personalizar tudo o que está à vista. Não há fluxos de trabalho automatizados, integrações diretas e nada na forma de criação, colaboração, negociação ou assinatura eletrônica de contratos nativos. Agiloft e Concord são melhores opções se você deseja uma plataforma baseada em nuvem para gerenciar todo o ciclo de vida do contrato e trabalhar com terceiros. Mas, se você procura um gerenciamento local e seguro de contratos, o Contract Assistant é uma opção testada e comprovada que fornecerá o que você precisa.