Traga sua própria nuvem: o que você precisa saber hoje

À medida que os consumidores se familiarizam com os dispositivos e softwares tradicionalmente reservados para o local de trabalho, a TI precisará estabelecer práticas recomendadas e regras rigorosas para manter as operações eficientes e seguras dos funcionários. O software de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) existe para ajudar a TI a monitorar e gerenciar como os funcionários usam smartphones e tablets pessoais para trabalho remoto. No entanto, nenhuma ferramenta mágica pode ajudar a TI a controlar como os funcionários usam os produtos Software como Serviço (SaaS) no local de trabalho.

Por exemplo, ferramentas de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos, como Box e Dropbox, e ferramentas de criação de documentos, como Google Docs e Microsoft Word, são ferramentas de nuvem facilmente acessíveis que as pessoas trazem para o local de trabalho todos os dias. O modo como sua empresa escolhe lidar com essas ferramentas diferentes depende do que você está tentando realizar. Você pode A) restringir o uso de software que não se alinha à filosofia da sua empresa ou B) permitir que os funcionários escolham seus próprios produtos na nuvem com base em suas próprias preferências e experiência.

O último fenômeno, que foi chamado de BYOC (Bring-Your-Own-Cloud), traz consigo um conjunto específico de desafios. Conversei com Shyam Oza, gerente sênior de marketing de produto da AvePoint, uma empresa especializada em migração para nuvem, sobre como as empresas podem se preparar para implementar suas próprias políticas BYOC.

Desafio 1: Segurança de Dados

"De uma perspectiva ampla, o BYOC pode ser uma bênção e uma maldição", disse Oza. "Box, Dropbox e OneDrive podem ser ótimos para compartilhar um registro com sua família e fazer upload de arquivos e fotos. Mas o que preocupa as grandes organizações é que é tão fácil arrastar e soltar algo como propriedade intelectual sensível e conteúdo de pré-lançamento."

Com o software adquirido nos negócios, as empresas podem restringir as restrições e monitorar o uso. As organizações podem exigir autenticação multifatorial (MFA), criptografia de dados, senhas complexas, documentos de marcas d'água e até limpeza remota de dados. No entanto, quando usadas sem a supervisão de TI, essas ferramentas limitam a capacidade da empresa de controlar para onde o conteúdo vai. Você também perde a visibilidade do que acontece com o conteúdo quando ele sai do firewall e como ele pode ser protegido depois que ele é carregado na conta de nuvem de um funcionário.

Solução: "A TI precisa ser diretamente integrada a uma linha de negócios", disse Oza. "Eles precisam estar na frente dos negócios evangelizando a tecnologia que preferem… e depois, esperançosamente, tentar estabelecer um padrão".

Por exemplo, se 80% da empresa usa o Dropbox e 20% da empresa usa outra plataforma de armazenamento e compartilhamento, a empresa deve oferecer almoços e aprendizados que incentivem a minoria a se converter no sistema preferido pela maioria. "A menos que você esteja disposto a exigir uma ferramenta específica (nesse caso, na verdade, não está praticando o BYOC), é necessário apresentar a proposta de valor da ferramenta preferida da sua empresa", disse Oza. "Não é como se você pudesse entrar no cubo de alguém e dizer 'Você precisa usar esta ferramenta.' Você precisa explicar a eles que é mais fácil usar ou perguntar quais são as dores que estão sofrendo, para que você possa abordá-lo de uma perspectiva de solução de problemas, em vez de ser um ditador ".

No final do dia, a TI sabe que há um nível de risco aceitável para qualquer dado acessível aos funcionários. Laptops desaparecem. Telefones são roubados. Porém, se você puder converter o maior número possível de pessoas para o seu sistema preferido, poderá manter a minoria feliz ao não remover completamente sua política de BYOC.

Desafio 2: Colaboração

Com centenas ou milhares de pessoas na sua empresa usando várias plataformas para colaboração online, é provável que exista um cenário em que a necessidade de acessar dados rapidamente se torne mais importante do que o software preferido de seus funcionários. Pense bem: sua equipe de vendas da costa oeste deseja transferir um arquivo para sua equipe de marketing da costa leste. Como as duas equipes estão em sistemas diferentes de compartilhamento de arquivos, antes que o arquivo possa ser acessado, alguém precisará criar uma nova conta e aprender a navegar em um novo sistema em tempo real.

E a temida reunião de clientes? O que acontece quando um funcionário cria uma apresentação, tem uma emergência e não pode comparecer? Você pode terminar com outra pessoa que não esteja familiarizada com o formato da apresentação tentando desajeitadamente acessar e apresentar o arquivo, enquanto o cliente olha para o relógio.

Solução: "Um dos principais problemas é que a TI mantém muito do fluxo de trabalho", disse Oza. "A TI não pode esperar que as pessoas se queixem. Ela precisa entender intimamente o processo de negócios e o fluxo de trabalho de negócios para se inserir no meio para tentar convencer os funcionários a usar as mesmas ferramentas ou conscientizá-los dos possíveis problemas que possam surgir. deparar-se com."

Se os funcionários estiverem conscientes de observar os problemas antes que eles surjam, eles poderão definir as contingências apropriadas para garantir que as operações nunca sofram. Portanto, se você souber que dois de seus apresentadores em potencial usam ferramentas de apresentação diferentes, a TI pode treinar os dois apresentadores nas duas ferramentas antes da reunião do grande cliente. Não importa o que aconteça, a apresentação será interrompida sem problemas.

"Aqui no Avepoint, estávamos tentando desesperadamente incentivar nossa equipe de vendas a atualizar o conteúdo no OneDrive for Business em vez de enviar e-mails ou adicionar ao Dropbox", explicou Oza. "Sempre que recebíamos um email com um anexo, respondíamos com uma foto que dizia 'Carrega para o SharePoint ou o gatinho recebe.'… Algumas semanas depois, começamos a receber emails dizendo 'Olha, eu compartilhei via SharePoint. ' Foi uma maneira engraçada de resolver um problema ".

Desafio 3: Integração

A maioria dos problemas discutidos nos Desafios 1 e 2 são específicos para empresas menores, sem políticas de TI definidas. No entanto, em empresas um pouco maiores com operações em vários escritórios e regiões, é possível que a TI esteja funcionando em silos, e não como uma equipe global. Nesse caso, você verá que várias versões de software de negócios, como CRM (Customer Relationship Management) e gerenciamento de despesas, estão sendo usadas, porque alguém prefere um sistema específico ou porque os escritórios regionais nunca se reuniram para decidir sobre uma ferramenta. Esse é um problema enorme que pode precisar ser sanado por alguém do nível C, possivelmente levando a empresa a escolher um sistema.

No entanto, se sua empresa deseja dar a escritórios e até departamentos específicos a liberdade de escolher o sistema que eles preferirem (ou você deseja ferramentas que se conectem a outros tipos de software projetados para tarefas específicas de funcionários), existem maneiras de garantir que seus dados não sejam ' não fique isolado.

Solução: "A TI precisa tomar decisões para investir em provedores de tecnologia abertos e dispostos a se conectar… As soluções que você deve selecionar antes são as que possuem os conectores mais robustos", disse Oza.

Isso inclui sistemas de separação com APIs (interfaces de programação de aplicativos abertas) que permitem que seus desenvolvedores criem conectores que não existem organicamente entre dois pedaços de software. Se você não possui desenvolvedores na equipe, procure ferramentas que ofereçam o máximo de integrações com o seu software legado. Nesse caso, procure integrações com qualquer software que seus funcionários tenham decidido usar por conta própria.