Revisão e avaliação do Freeagent

O FreeAgent começou sua vida em 2007 na cidade de Edimburgo, na Escócia, criada por designers que consideravam que gerenciar as finanças da empresa era muito difícil para a maioria das pequenas empresas e freelancers. O FreeAgent (US $ 24 por mês), um serviço de contabilidade baseado em nuvem, não está tentando ser o QuickBooks Online ou o Xero. É mais próximo do FreshBooks, na medida em que está simplesmente tentando tornar o processo de pagamento e pagamento mais compreensível para os não contadores. É bem-sucedido, na maior parte. Há um excelente painel que fornece uma visão geral completa das finanças da sua empresa e uma base útil e bem projetada e útil para contatos. Você pode até enviar faturas e estimativas, pagar contas e fazer alguns rastreamentos básicos de projeto e tempo.

O FreeAgent também fornece ferramentas simples para gerenciamento de despesas e milhas e permite conectar-se às suas contas bancárias online e / ou inserir transações manualmente. Conforme você categoriza as receitas e as despesas, o site move esses números para os itens de linha apropriados na programação C do IRS, embora não ajude a calcular os impostos estimados. Você pode configurar e aplicar vários níveis de imposto sobre vendas e definir várias configurações específicas da empresa, incluindo moeda.

A contabilidade de entrada dupla do FreeAgent é evidente quando você vê um link de navegação para lançamentos no diário, bem como os relatórios financeiros básicos necessários. Infelizmente, existem poucos relatórios além desses e suas opções de personalização são mínimas. Você pode obter informações sobre os níveis de estoque do seu inventário, mas é difícil e muito complexo para um aplicativo que pretende ser projetado para iniciantes. Se você acha que o FreeAgent está faltando em uma área específica, você tem muito poucas opções para aprimorar sua utilidade com complementos.

Ferramentas Capazes

Se você já possui um banco de dados de contatos no formato.CSV, pode importá-los para o FreeAgent com alguns ajustes. O site também importa projetos e contatos do Basecamp e permite a entrada manual de pessoas e empresas. Os registros de contato concluídos são bem projetados. Sua estrutura ajuda a minimizar os cliques do mouse e economiza tempo.

O endereço do contato ativo e outros detalhes aparecem em um painel vertical à direita, enquanto a maior parte dessa tela exibe vários tipos de informações financeiras acessíveis clicando nas guias. Eles incluem um resumo de 12 meses de faturas e faturas desse contato, uma lista de projetos e faturas relacionados, um extrato de conta com um período personalizável, um histórico de conta e um arquivo de anotações.

O FreeAgent contém telas projetadas para inserir estimativas, intervalos de tempo e quadros de horários (com um temporizador), faturas, faturas, despesas e quilometragem. Essas são as transações básicas que um único proprietário ou uma empresa muito pequena pode precisar, e o nível de detalhe permitido parece adequado para mim. Uma estrutura esquelética para projetos ajuda a manter transações e notas relacionadas. Uma vez criado, cada projeto possui sua própria tela com acesso a todas essas atividades.

Você pode receber pagamentos de clientes configurando contas de comerciante com PayPal, Stripe ou Dwolla, mas os concorrentes oferecem mais variedade aqui. A GoDaddy Bookkeeping vai mais longe, permitindo que os usuários gerenciem suas vendas em sites de comércio eletrônico como Etsy e eBay.

As despesas são tratadas com capacidade. Você pode categorizá-los e especificar uma moeda, vinculá-los a projetos, torná-los recorrentes e fazer upload de anexos (recibos mais prováveis). Quanto às contas, o FreeAgent sugere que você não insira as que aparecerão no feed do banco, como hospedagem na web ou a conta telefônica, mas apenas documente aquelas que serão pagas após o recebimento de uma fatura, por exemplo, ou pagas com um cartão de crédito que você não está rastreando no site. Isso garantirá que haja um registro dessas despesas.

Abordagens diferentes

Como todos os outros sites analisados ​​aqui, o FreeAgent permite que você se conecte às suas contas financeiras, digitando o nome de usuário e a senha que você normalmente usa para acessá-las. Você também pode fazer o upload de extratos bancários diretamente no site.

O FreeAgent trata dois processos importantes de uma maneira que talvez não seja familiar para os usuários. Primeiro, ele não oferece reconciliação de conta tradicional, na qual você combina um extrato bancário com seu saldo on-line. Em vez disso, permite "explicar" transações em seu feed bancário que não são correspondidas automaticamente atribuindo uma categoria e inserindo uma descrição. Os outros serviços para empresas muito pequenas que eu analisei simultaneamente funcionam da mesma forma.

Segundo, seu rastreamento de estoque é atípico para aplicativos de contabilidade para pequenas empresas com sede nos EUA. Embora você possa inserir uma quantidade disponível ao criar um registro de item e essa quantidade mudar quando você compra ou vende esse item, a contabilidade real é feita em relatórios e lançamentos contábeis manuais. Quando você cria uma fatura, você não sabe se possui produto suficiente para vender.

Questões complexas

Quando chegar a hora de preparar seus impostos, você já terá um rascunho do seu Schedule C para referência (com base nos dados do FreeAgent), pois as categorias do FreeAgent são baseadas nas mesmas categorias que o IRS usa no Schedule C. Mas o site não ajuda a calcular impostos estimados, como o GoDaddy Bookkeeping faz, e você não pode importar esses dados para um programa tributário. Você pode copiar os totais manualmente durante a preparação do imposto ou conceder acesso ao seu contador se ele ou ela fizer seus impostos.

Faz sentido convidar seu contador para seu arquivo do FreeAgent, já que a maioria dos poucos relatórios disponíveis são os relatórios padrão exigidos na contabilidade de entrada dupla (Balanço, Balancete, etc.). Eles são mais complexos que os relatórios básicos de Devedores e Credores idosos que o FreeAgent produz. Um freelancer ou pequeno empresário seria capaz de entender isso. Além disso, há um link no menu Contabilidade para lançamentos contábeis manuais. Inserir débitos e créditos diretamente é algo melhor feito por profissionais de contabilidade.

Alguns déficits

O painel do FreeAgent - chamado Visão geral - é a tela de abertura. É uma boa ferramenta, fornecendo os principais dados necessários para você ter uma noção de onde está financeiramente em apenas um ou dois minutos. Um gráfico de fluxo de caixa é executado horizontalmente na parte superior; você pode configurá-lo para exibir três, seis ou 12 meses. Abaixo, há uma janela com guias que permite que você entre listas de faturas, estimativas, projetos e intervalos de tempo.

Janelas adicionais no painel mostram os saldos da sua conta, suas despesas e faturas, seus lucros e perdas e uma linha do tempo dos próximos prazos fiscais. E o botão QuickLinks no canto superior direito abre uma lista de links para atividades individuais, como Nova Despesa. Tudo na página Visão geral, na verdade, consiste em links interativos, para que você possa pular rapidamente para as telas relacionadas no site.

Uma barra de ferramentas de navegação na parte superior da tela divide o site em agrupamentos lógicos de conteúdo, semelhante à maneira como a maioria da concorrência o faz. A guia Contatos é aberta em uma tabela com todos os seus contatos e há várias opções para visualização (clientes ativos, fornecedores ativos, clientes com faturas em aberto etc.). Você clicará na guia Trabalho para acessar todos os tipos de transação, exceto Cobranças e Despesas; eles têm suas próprias guias. As três guias restantes são Bancário, 1040 Cronograma C e Contabilidade (Relatórios e lançamentos contábeis manuais).

As telas de trabalho do FreeAgent usam convenções padrão do Windows, como listas suspensas, botões e campos em branco para entrada de dados. Clique no menu Trabalho, em Estimativas, por exemplo, e você verá uma lista de estimativas que você criou. As listas suspensas permitem analisar isso em Todas as estimativas ou Estimativas recentes e, ainda, por status (Rascunho, Enviado e Rejeitado, por exemplo). A tabela que exibe seu grupo-alvo possui colunas para Data, Referência, Contato e Projeto, Valor Total e Status. Você pode abrir e modificar qualquer um deles clicando no botão Editar e criar um novo clicando na barra Adicionar nova estimativa no canto superior direito.

Os formulários de transação são tratados de maneira um pouco diferente do que em muitos sites concorrentes. Na maioria das vezes, os formulários se parecem com os correspondentes em papel e todas as informações são inseridas em uma tela. O FreeAgent apresenta uma série de campos em uma lista que representa o conteúdo que normalmente aparece na parte superior do formulário. Você precisa clicar em Mais opções e criar nova estimativa para especificar suas preferências e adicionar os itens reais.

As telas do FreeAgent em geral não são tão compreensíveis nem graficamente atraentes quanto as de concorrentes como FreshBooks e GoDaddy Bookkeeping.

Concorrentes difíceis

Não analisei o FreeAgent diretamente em sites como o QuickBooks Online e o Xero; foi avaliado em comparação com sites como GoDaddy Bookkeeping e FreshBooks, soluções de contabilidade on-line criadas especificamente ou como freelancers e empresas muito pequenas. O FreeAgent suporta os tipos de tarefas de contabilidade necessárias a muitos proprietários e freelancers, mas fica aquém do vencedor do Editor's Choice - FreshBooks - de várias maneiras. A interface do usuário e o esquema de navegação do FreshBooks são mais atraentes e intuitivos. Oferece mais complementos e relatórios, e ferramentas individuais incorporam mais profundidade e flexibilidade. A versão do FreshBooks que analisamos é muito mais barata que o FreeAgent, e o FreshBooks não cobra por seu aplicativo móvel, como o FreeAgent. O FreeAgent faz algumas coisas bem, mas não o suficiente para desafiar o FreshBooks este ano.