Revisão e classificação das equipes da Microsoft

O Teams, o aplicativo de mensagens comerciais da Microsoft, me lembra muito a seção de autoatendimento da IKEA. Se você trabalha naquele vasto armazém e memorizou onde tudo pertence, aposto que você navega pelo local com facilidade. Afinal, é limpo, ordenado e numerado sequencialmente. No entanto, se você é um cliente que sai do showroom, pode demorar um pouco para decifrar a anotação que você fez com o número do corredor, a área da lixeira e a prateleira onde deve procurar seu novo Korshamn ou o que for.

Se e com que rapidez essa configuração concorda com você, você pode determinar o restante de seus sentimentos sobre as equipes. Se clicar, você amará o Teams por tudo o que ele tem a oferecer, desde sua longa lista de opções de integração até a capacidade de trabalhar perfeitamente com quase qualquer outro aplicativo do Office. Por seu potencial, o Teams é a melhor opção, mas apenas para grupos que já usam produtos da Microsoft.

Não é para todos, no entanto. Como o armazém da Ikea, as equipes são ordenadas, mas também hipercompartimentadas. Pode ser necessário mergulhar quatro camadas profundamente (equipes> equipe> canal> guia) para encontrar uma conversa. Toda vez que você cria uma nova equipe no Teams, o número de lugares para encontrar informações ou responder a uma pergunta aumenta exponencialmente. Se você não conseguir superar essa configuração, o restante do aplicativo nunca causará uma impressão em você. Esse primeiro obstáculo é muito alto. As equipes são uma espécie de produto do tipo "ame ou deixe". Aqueles que estão no campo de abandono podem procurar Slack, a escolha dos editores nesta categoria. Seu design torna a comunicação mais rápida, mais aberta, talvez mais confusa, mas também mais divertida.

Preços e planos das equipes da Microsoft

Existem duas maneiras de obter uma conta do Microsoft Teams. Uma é se inscrever em uma conta gratuita, que requer uma conta da Microsoft, e a outra é ter uma conta do Microsoft Office 365 Business ou Enterprise, em que o aplicativo está incluído.

Para se inscrever em uma conta gratuita do Teams, a conta Microsoft necessária pode ser qualquer tipo de ID da Microsoft, como um logon no Outlook.com. Com esta conta gratuita, você pode convidar mais 299 pessoas para se juntar a você, embora todos também precisem ter uma conta da Microsoft para usar o aplicativo. Você obtém todos os recursos principais e perde apenas a integração exclusiva com aplicativos comerciais do Office, como reuniões agendadas, acesso ao SharePoint e coisas dessa natureza. Você também não recebe uma lista completa de ferramentas de suporte ou segurança e conformidade para administradores.

A versão do Teams que acompanha o Office 365 adiciona todas as integrações estreitas com outros aplicativos do Office, além de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e ferramentas de nível comercial para administração, segurança e conformidade. Assim como na versão gratuita, esta versão permite que você tenha até 300 membros da equipe, a menos que você tenha a edição corporativa, que é boa para quantas pessoas você precisar. Aqui estão as três versões do Office que incluem equipes e seus preços:

• Office 365 Business Essentials: US $ 5 por pessoa por mês com compromisso anual
• Office 365 Business Premium: US $ 12, 50 por pessoa por mês com compromisso anual
• Office 365 E3 (empresa): US $ 20 por pessoa por mês com compromisso anual

Comparar esses preços com outros aplicativos de mensagens comerciais 'não é uma questão de maçãs para laranjas, já que os preços mostrados acima são para pacotes de software, não apenas para equipes. De qualquer forma, podemos ver o que outros aplicativos de mensagens da equipe cobram para ter uma noção do mercado. O preço médio fica em torno de US $ 6 por pessoa, por mês.

O Flock cobra US $ 6 por pessoa por mês, assim como o Twist by Doist por sua conta Ilimitada. O Glip by RingCentral cobra um pouco menos de US $ 5 por pessoa, por mês.

Zoho Cliq é o orçamento escolhido nesta categoria, cobrando entre US $ 1 e US $ 3 por pessoa por mês, dependendo do tamanho total da equipe.

O Slack custa a maioria deles de US $ 8 a US $ 15 por pessoa por mês, dependendo do nível de serviço.

Interface das equipes da Microsoft

O Microsoft Teams é mais fácil de usar como aplicativo de desktop ou web. Existem versões móveis, mas os aplicativos da área de trabalho e da web são mais fáceis de navegar.

No desktop ou aplicativo da web, você vê um trilho da extrema esquerda com navegação primária, um trilho esquerdo secundário com opções de navegação adicionais e uma grande janela central para interações. A primeira camada é Atividade, equipes de bate-papo, chamadas e arquivos. Atividade mostra um resumo da atividade em sua conta. O bate-papo é para mensagens diretas. Equipes é o principal espaço interativo para conversas. As chamadas são, é claro, onde você se conecta para vídeo chamadas, chamadas de áudio e compartilhamento de tela.

Além dessas opções, você pode clicar em um ícone de três pontos para abrir mais opções, que são os aplicativos que você instalou (OneNote, Zoom etc.) e uma seção de ajuda.

Vamos nos concentrar nas equipes, já que é o coração da comunicação de um aplicativo de mensagens em equipe.

Ao clicar em Equipes, você vê uma lista de equipes ou diferentes grupos de pessoas. Essa configuração é diferente do Slack, onde Canais estão na barra de navegação principal. Em vez disso, o Microsoft Teams permite primeiro compartimentar as pessoas em equipes. Você pode ter uma equipe de toda a empresa, uma equipe de vendas, uma equipe de RH e assim por diante. Você cria as equipes que deseja, mas com um aviso justo: quanto mais equipes você criar, mais difícil será navegar pelo aplicativo.

Com cada equipe você tem canais. Pode-se supor que o canal é onde as pessoas da mesma equipe se comunicam via chat de texto de forma síncrona ou assíncrona, mas não. Um canal é apenas a próxima camada da organização. Cada canal possui guias, e a guia Conversas é onde as discussões ocorrem.

Precisamos mergulhar ainda mais uma camada para entender a extensão total de como as equipes são compartimentadas. Quando você posta em uma conversa, sua postagem é exibida em um feed. Qualquer pessoa que ler sua postagem verá um pequeno link de resposta na parte inferior. O uso da função Responder a uma postagem cria um encadeamento, pelo qual todos os comentários adicionais a essa postagem ficam contidos abaixo dela. Visualmente, é bem diferente dos threads do Slack, que disparam para a direita, ou mesmo da configuração do Twist, que empacota as conversas em uma visualização quase semelhante a um email. Eu diria que é realmente um layout mais eficaz nas equipes do que o Slack.

De qualquer forma, quando um segmento fica longo, o Teams o recolhe para minimizar a quantidade de espaço que usa no fluxo; você pode abrir novamente a qualquer momento. O resultado é uma interface altamente organizada, mas também uma que parece ter muitas regras. Para mim, o Slack sempre se sentiu como um lugar onde muitas pessoas são menos inibidas de falar (não posso garantir que todos usem essa falta de inibição sabiamente, é claro). As equipes não têm essa vibração. Nas equipes, parece que existem regras a serem seguidas.

Personalizando os espaços da equipe

Sempre que você cria um novo canal, você tem três guias padrão: Conversas, Arquivos e Wiki. Você pode manter todos os três, excluir alguns ou adicionar novas guias. O número e o tipo de guias que você pode adicionar é tremendo. Existem guias para Excel, OneNote, PDFs, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM, além de coisas que eu nunca ouvi falar antes, como JogNog. Aparentemente, é um aplicativo que os professores usam para preparar os alunos para testes padronizados.

A lista de opções parece abundante, mas algumas delas (como JogNog e Quizlet, outro aplicativo para alunos) parecem estranhamente situadas em um ambiente de colaboração comercial.

Se você sabe o que deseja alcançar com suas equipes e suas guias, você tem a liberdade de personalizar o espaço adicionando e removendo as guias que deseja. Você pode personalizar esses espaços para um bom nível, criando um espaço para armazenar todo o conhecimento, informações brutas e insights que sua equipe mantém coletivamente. Digamos, por exemplo, que uma equipe de vendas de anúncios tenha uma guia Conversação para discussões em andamento, um Wiki preenchido com pontos de discussão para clientes de vendas, uma planilha do Excel incorporada mostrando taxas de anúncios e mais uma guia que aponta para uma página da Web que mostra em tempo real notícias relacionadas ao negócio. Tudo isso pode estar em um canal. De fato, a equipe de vendas de anúncios poderia ter vários canais em sua equipe, como outro para brainstorming e um terceiro para conversas sobre refrigeradores de água.

A desvantagem desse arranjo é o risco de as pessoas não verem todas as conversas relevantes para elas, porque precisam verificar várias guias em cada canal para garantir que não estejam perdendo nada. Essa necessidade de pesquisa diminui a ideia de os aplicativos de bate-papo em equipe oferecerem maior transparência. Ele cria aros para pular.

Não importa como você o veja, o fato é que o Microsoft Teams oferece a você um controle rígido e o poder de organizar as interações da equipe, o que contrasta fortemente com o fluxo de consciência do grupo que você provavelmente encontrará em um canal Slack. Isso é bom ou ruim? Depende de como os membros da sua equipe se comunicam melhor.

Notificações e distrações de restrição

Como em outros aplicativos de bate-papo em equipe, sempre que alguém menciona seu nome com um símbolo @ ou envia uma mensagem direta para você, você recebe uma notificação. Você também pode receber notificações de respostas às conversas iniciadas, respostas às conversas que ingressou, qualquer atividade nos canais que você segue, quando determinados membros da equipe aparecem como Disponível ou Indisponível e muito mais. Você pode personalizar qualquer opção ativada para ver uma mensagem de faixa, mensagem de faixa e e-mail ou apenas uma atualização no feed.

As configurações de notificação do Microsoft Team não são ruins, mas o Slack tem opções muito mais ricas e são um grande ponto de venda para o aplicativo. Você pode ativar e desativar dezenas de opções, além de definir um tom personalizado para cada uma. Há uma opção Não perturbe que você pode ativar em um horário definido, como todos os dias das 19h às 8h do dia seguinte. Outra opção diz ao Slack para enviar notificações por push para o seu dispositivo móvel, em vez da área de trabalho, quando você estiver inativo na área de trabalho por um período de tempo, e você escolhe por quanto tempo.

A capacidade de silenciar seletivamente as notificações é crucial para a eficácia de um aplicativo de bate-papo em equipe e a capacidade de foco de um indivíduo. Com equipes e Slack, você pode ativar ou desativar as notificações para cada canal. Você deve ir a cada canal para alterá-lo, no entanto, em vez das configurações do aplicativo em que estão todas as outras opções de notificação.

Por falar em distrações, o Teams oferece suporte a GIFs do Giphy, imagens e enquetes incorporadas e outros itens de tela que tornam o espaço mais interativo, visualmente estimulante e divertido ou terrivelmente irritante. Sem sair do aplicativo, você pode criar memes clicando em um desenho, desenho animado ou imagem e inserindo texto. Você pode usar emoticons nos nomes dos seus canais, se quiser. O Slack nem permite letras maiúsculas ou espaços.

Aplicativos e integrações

As equipes podem se integrar a uma longa lista de outros aplicativos e serviços, oferecendo uma integração especialmente estreita com outros aplicativos da Microsoft. Com os aplicativos do Office, o Teams oferece suporte à criação integrada de conteúdo em tempo real com o Office Online para contas gratuitas e os aplicativos de desktop do Office para contas pagas.

As integrações funcionam de maneira diferente, dependendo do aplicativo que você escolher. Por exemplo, se você se conectar ao Twitter, deverá escolher quais contas e hashtags deseja seguir, bem como com que frequência deseja ver um resumo da atividade. Quando há atividade nas contas ou nas hashtags, ela aparece no seu feed de conversas. Para o Twitter especificamente, o mais rápido que você pode definir são os intervalos de 15 minutos, portanto não é uma atualização em tempo real.

Com outros aplicativos, como os da Microsoft, você pode atraí-los para a interface como uma nova guia. Conectei a minha conta do Microsoft OneNote, por exemplo, e criei uma guia para um notebook. Clicar nessa guia revela essencialmente minha conta da Web do OneNote com a interface do Teams envolvida. É totalmente interativo como se eu tivesse o OneNote aberto em uma guia do navegador.

Chamadas de vídeo, áudio e compartilhamento de tela

A maioria dos aplicativos de mensagens da equipe agora oferece chamadas de vídeo, chamadas de áudio e compartilhamento de tela, de forma nativa ou por meio de complementos de terceiros. O Microsoft Teams também.

Você pode fazer chamadas individuais ou em grupo apenas com áudio ou vídeo. Qualquer pessoa na sua conta do Microsoft Teams pode clicar no seu nome, clicar no ícone de vídeo e ligar para você. Se você não atender, o chamador poderá deixar uma mensagem semelhante à do correio de voz.

Quando você vê um ícone de câmera de vídeo ao lado de uma conversa, significa que há uma videoconferência em andamento, na qual você pode participar. Ninguém precisa discar você, por assim dizer. As chamadas de vídeo nas equipes são diferentes das conversas do Skype; portanto, você não precisa se preocupar com as implicações do servidor back-end das suas contas do Skype ou Skype for Business.

Para escritórios que estão na Microsoft há algum tempo, pode levar algum tempo para descobrir como você deseja que seu sistema de chamadas funcione, pois existem várias opções e algumas mudanças em andamento. Por exemplo, alguns recursos do Skype for Business estão sendo incorporados às equipes e, em algum momento, o aplicativo do Skype acabará com os recursos comerciais de voz sobre IP, de acordo com a Microsoft. As equipes suportam os recursos de chamada VoIP, pois você pode ligar para qualquer pessoa com um telefone usando o PBX baseado em nuvem da Microsoft. Ao clicar na guia Chamadas no Teams, você pode abrir um teclado de discagem e discar um número. O recurso de chamada suporta softphones em computadores desktop e laptop e em dispositivos iOS e Android, além de suportar um número limitado de telefones de mesa. Leia o documento da empresa sobre o Microsoft Phone System no Office 365 se este assunto for uma preocupação específica.

Ainda assim, não há um aplicativo de bate-papo em equipe no mercado cujos recursos de chamada possam substituir um serviço de videoconferência. Os serviços de videoconferência ainda são úteis para conectar-se a um grande número de pessoas, como prestadores de serviços, pessoas em diferentes departamentos etc., além de hospedar seminários on-line.

Para agendar chamadas, o Teams possui algumas boas ferramentas e integrações com o Outlook, não encontradas na maioria dos outros aplicativos de bate-papo em equipe. Você pode agendar uma vídeo chamada com antecedência, por exemplo, e recebe um alerta antes que ele comece. Você também pode agendar chamadas recorrentes. Com as permissões apropriadas, você pode visualizar o calendário do Outlook de alguém para encontrar um bom momento para uma videoconferência. Uma chamada pode hospedar até 250 participantes. O Slack suporta apenas 15 pessoas por vez. Aplicativo de videoconferência O Zoom suporta 100 pessoas em uma chamada em contas gratuitas e até 1.000 em contas corporativas. Se o que você procura é um PBX em nuvem com todos os recursos para sua empresa, o RingCentral Office é a opção de nossos editores para VoIP comercial.

Um produto da Microsoft

O Microsoft Teams ganha pontos por ser altamente personalizável, oferecer suporte a uma ampla variedade de aplicativos e serviços para integração e atingir todos os principais recursos que se espera ver em um aplicativo de bate-papo comercial. O aplicativo ainda enfrenta um grande obstáculo: os únicos grupos que jamais usarão as equipes com todo o potencial são aqueles que já investiram fortemente em um ambiente de trabalho da Microsoft. Se você é uma casa da Microsoft, provavelmente já possui equipes. Agora há a questão de saber se você deseja usá-lo.

O Microsoft Teams se sente bem adequado para organizações que gostam de manter as idéias organizadas, mas também compartimentadas. (A palavra "siled" sempre vem à mente, o que é adequado, mas traz muita associação negativa para ser exatamente a descrição correta aqui. Não há nada inerentemente errado em manter a comunicação em ordem.) Se essa descrição parecer excessivamente complicada e formal, o Slack - a escolha dos outros editores dessa categoria - pode ser uma opção melhor. Se você já faz parte da Microsoft, é um ótimo aplicativo de mensagens em equipe.