Organize-se: 3 métodos para melhorar o gerenciamento de tempo

Para ser mais produtivo, você precisa gerenciar seu tempo com eficiência. Como você melhora o gerenciamento do seu tempo? Não importa onde você esteja com suas habilidades de gerenciamento de tempo, a primeira coisa que você precisa fazer é acompanhar como você gasta seu tempo atualmente. Você não pode alterar a maneira como gasta seu tempo se não souber como usá-lo agora.

Existem três maneiras principais de controlar o seu tempo, e cada uma tem prós e contras. A maneira que geralmente é considerada a mais fácil é a menos precisa. O que é mais preciso consome muito tempo. Por fim, há uma maneira de rastrear seu tempo usando a tecnologia, que é extremamente fácil, mas precisa apenas para certos tipos de tarefas.

Aqui está o que você precisa saber sobre esses três métodos:

1. Estimativa de Tempo (também conhecido como Método de Estimativa de Semana de Trabalho)

O que é uma estimativa de tempo? Uma estimativa de tempo é uma lista de tudo o que você fez durante um período de tempo, juntamente com quantas horas e minutos você estima que gastou fazendo isso.

Como fazer uma estimativa de tempo: as estimativas de tempo geralmente são feitas no final de uma semana. Você pensa em sua semana ou em qualquer período de observação que desejar e calcula quantas horas acredita que trabalhou, dormiu, fez recados, cozinhou, limpou ou assistiu a filmes, por exemplo. Ajuda a consultar o seu calendário para obter orientação, se você mantiver um.

Prós: as estimativas de tempo levam muito pouco tempo para serem criadas. Como você pode salvá-los até o final da semana, sua rotina diária não é interrompida por tarefas incômodas de registro de horas.

Contras: as estimativas de tempo são a maneira menos precisa de medir como você gasta seu tempo. Os pesquisadores descobriram que, quando as pessoas estimam como gastam seu tempo usando uma abordagem retrospectiva, elas geralmente acabam com um total de mais horas do que em uma semana real (168). As pessoas tendem a superestimar o quanto trabalham e subestimar o tempo de lazer.

2. Registro de horas (também conhecido como abordagem do diário de tempo total)

O que é um registro de horas? Um registro de tempo é um registro do que você fez durante todo o dia, dividido em blocos de tempo que representam o dia inteiro. A idéia é contabilizar cada bloco de tempo em um período de 24 horas.

Como fazer um registro de horas: para fazer um registro de horas, você precisa de pouco mais do que uma folha de papel ou planilha. Crie uma coluna e insira nela blocos de tempo consecutivos em incrementos de 15, 30 ou 60 minutos. Você pode combinar vários blocos de horas para as horas em que normalmente está dormindo. Periodicamente, durante o dia ou no final do dia, você preenche o espaço ao lado de cada bloco de tempo com o que estava fazendo durante esse período. A especificidade da sua descrição depende do que você deseja saber sobre si mesmo ou do tipo de transformação de gerenciamento de tempo que deseja fazer.

Prós: Os registros de horas são mais precisos que os diários. Eles são mais importantes quando você os preenche com mais frequência e menos, quanto mais você espera para concluí-los. É muito fácil classificar seu tempo em categorias, somar os números e analisar os resultados.

Contras: anotar uma resposta para o que você fez entre, por exemplo, 9 e 10 horas, pode não ser um reflexo realista de como você realmente usou aquela hora. Digamos que você trabalhou. Você saiu de sua mesa e bebeu água durante esse período? Você fez uma ligação rápida? Você leu as notícias on-line por alguns minutos no meio do seu trabalho? Os logs de tempo generalizam sobre blocos de tempo sem entrar nos detalhes reais do que você estava fazendo.

3. Aplicativos de rastreamento de tempo

O que é um aplicativo de rastreamento de tempo? Um aplicativo de rastreamento de tempo é um software usado para rastrear quanto tempo você gasta fazendo coisas diferentes, principalmente no seu computador e telefone. Existem aplicativos de rastreamento de tempo passivos e ativos. Os passivos, como o RescueTime, medem quanto tempo você gasta em diferentes aplicativos e em sites diferentes. Aplicativos de rastreamento de tempo ativos, como Toggl, fornecem um cronômetro na tela que é executado enquanto você trabalha, para que você possa usar vários aplicativos e sites enquanto trabalha em uma tarefa.

Como usar um aplicativo de rastreamento de tempo: com um rastreador de tempo passivo, você o instala no seu computador ou dispositivo móvel e simplesmente deixa-o executar. Ele captura automaticamente todas as suas atividades para gravá-las, categorizá-las, registrá-las e analisá-las. Geralmente, você pode pausar esses aplicativos sempre que quiser e pode desativá-los nos horários em que não deseja acompanhar sua atividade. Os temporizadores ativos dependem de você para pressionar um botão para iniciar e pará-los. Eles permitem que você insira informações sobre o que estava fazendo enquanto estava em execução, e o aplicativo adiciona essas informações automaticamente a um registro, que você pode visualizar e analisar mais a qualquer momento. As versões de aplicativos móveis de rastreadores de tempo ativos podem ser úteis para permitir que você execute um cronômetro quando estiver em reuniões, viajando para o trabalho e fazendo outro trabalho que não seja o computador que você deseja medir.

Existem alguns aplicativos móveis de controle de tempo que monitoram sua localização e supostamente ajudam a classificar seu tempo dessa maneira, mas eles ainda não são muito inteligentes e exigem muita entrada manual para serem de grande valor no momento. Talvez um dia eles melhorem.

Prós: os aplicativos de rastreamento de tempo são excelentes quando se trata de fornecer detalhes sobre suas atividades digitais. Eles têm ferramentas para categorizar seu tempo e cuspir tabelas e gráficos. Os melhores são muito fáceis de usar e a maioria deles tem uma opção gratuita.

Contras: os aplicativos de rastreamento de tempo oferecem uma rica análise do que você faz no seu computador, mas não são feitos para rastrear todo o seu tempo; portanto, eles perderão suas horas gastando dobrando roupas, cozinhando, lendo, brincando com seus filhos ou animais de estimação, ou qualquer outra coisa que você faça.

Acompanhe por duas semanas e analise

Se você não conhece o acompanhamento de horas, recomendo combinar o método de registro de horas com um aplicativo de acompanhamento de horas. Dessa forma, você pode obter uma visão geral de como você passa todas as horas do seu dia, além de uma análise detalhada do tempo do seu computador.

Você deseja registrar seu tempo por pelo menos duas semanas antes de analisá-lo. Durante os primeiros um ou dois dias, você pode mudar um pouco o seu comportamento, porque pensa no fato de estar acompanhando seu tempo. Seu comportamento voltará ao normal rapidamente.

Além disso, se você estiver dizendo: "Oh, esse dia não deve contar porque foi altamente incomum", pare. Quanto mais você controlar seu tempo, mais perceberá que tem dias mais incomuns do que provavelmente imaginou. A idéia é entender melhor como você gasta seu tempo, não o que é um dia normal. Depois de saber como você gasta seu tempo em geral, você pode começar a tomar decisões informadas sobre o que deseja fazer mais, menos ou se deseja começar a fazer algo totalmente novo.