Organize-se: 3 maneiras de usar as novas pranchas kanban da asana

Algumas ferramentas de produtividade realmente não fazem muito sentido até você vê-las em ação. Portanto, se você nunca usou placas kanban, talvez não tenha entendido o que todo o burburinho envolve em torno do principal serviço de colaboração e gerenciamento de fluxo de trabalho, Asana, que adiciona placas kanban. Se você estiver interessado em ser mais produtivo no trabalho, vale a pena investigar, como explicarei.

Para o aplicativo on-line não iniciado Asana, que ganhou muita força recentemente. Este serviço é basicamente uma lista de tarefas pendentes com esteróides. Você pode usar o Asana com um grupo de pessoas, e é bastante popular nos locais de trabalho. O que há de novo no Asana na semana passada é um recurso chamado boards, baseado em kanban boards. Kanban é um termo genérico que descreve um tipo de aplicativo e um sistema para usá-lo. Um dos aplicativos de placa kanban mais conhecidos é o Trello.

O Kanban também é bastante popular entre as equipes de TI e equipes de desenvolvimento de software. Quando o descrevem, eles criam termos como Scrum e entrega pontual, esperando que o pessoal comum entenda o que eles significam. É muito confuso.

Uma maneira muito mais fácil e clara de entender o Kanban é ver exemplos dele em ação. Abaixo estão alguns exemplos de quadros kanban que podem ser menos comuns no local de trabalho, mas que são projetados para fazer sentido para quase todos.

1. Acompanhe tarefas pessoais: tarefas, tarefas e tarefas concluídas

Uma maneira de usar um quadro Kanban é organizar uma lista pessoal de tarefas e garantir que você nunca realize muitas tarefas ao mesmo tempo. Vamos chamar isso de quadro A Fazer, Fazer e Concluído.

Nesta configuração, você tem três colunas denominadas Tarefa, Realização e Concluído. Você também tem uma pilha de notas adesivas, que no Kanban são chamadas de cartões. Você escreve suas tarefas nas notas autoadesivas, uma tarefa por nota, e as cola na coluna Tarefa. Por enquanto, tudo bem.

No momento, temos uma lista de tarefas na coluna Tarefa, e nada nas colunas Tarefa ou Concluído. Eu sei que você pode ver para onde isso está indo, mas não pule para o próximo passo ainda.

O que você precisa entender sobre os quadros Kanban é que eles são visualizações de informações que você pode rastrear com facilidade de alguma outra maneira. No Asana, você pode examinar suas tarefas na exibição de lista, usando cabeçalhos na lista para diferenciar entre diferentes tipos de tarefas, como na imagem abaixo.

Mas quando você visualiza as mesmas informações na exibição do quadro, elas podem ter um efeito psicológico diferente. Nas placas Tarefas, Tarefas e Tarefas concluídas, as pessoas normalmente impõem um limite de quantas tarefas podem estar na coluna Tarefas a qualquer momento. O objetivo é criar um sistema que o guie a se concentrar em apenas algumas tarefas ativas. Com uma exibição de lista, é fácil sentir que todas as tarefas são de igual importância e todas precisam ser concluídas agora mesmo!

O quadro kanban To Do, Doing, Done funciona muito bem para tarefas complicadas com várias etapas. Nas imagens acima e abaixo, você pode ver que muitas das tarefas são grandes e não podem ser concluídas em um único dia. Limitar a lista de tarefas a apenas duas ou três tarefas, no máximo, incentiva você a se concentrar nelas até que elas terminem.

É muito simples aplicar o mesmo conceito de limitar o trabalho em andamento (Fazendo) às configurações de uma equipe.

2. Distribua o trabalho por meio de uma bandeja de tarefas compartilhadas

Aqui está outro exemplo que é bastante direto. Você pode usar um quadro Kanban para disponibilizar o trabalho para os indivíduos de uma equipe escolherem e atribuírem a si mesmos.

Para facilitar a compreensão, vamos fingir que esta é uma lista de tarefas domésticas. Esta família tem três filhos: Andy, Berta e Claudio. A primeira coluna kanban é Chores. As próximas colunas são Andy, Berta e Claudio. A última coluna está concluída.

A regra da casa é que cada criança deve escolher uma tarefa para fazer todos os sábados. Tarefas adicionais também podem surgir de tempos em tempos. As crianças têm autonomia para escolher suas tarefas com base no que está disponível. Eles fazem uma seleção, puxam esse cartão para a coluna e, portanto, assumem a responsabilidade por ele. Quando terminam suas tarefas, movem o cartão para a coluna Concluído.

É fácil imaginar esse arranjo em um ambiente de trabalho. Podemos ter uma equipe de trabalhadores com uma pilha de trabalho que todos devem concluir coletivamente. Em vez de esperar que um gerente atribua trabalho a eles, eles podem reivindicar uma tarefa da lixeira Trabalho Disponível.

3. Gerenciar contatos

Uma maneira mais incomum de usar um quadro Kanban é manter listas de contatos com base na região ou cidade. Novamente, poderia facilmente estar em um formato de lista, mas para muitas pessoas, ver colunas e cartões tem um efeito psicológico (positivo) diferente.

Desta vez, o conselho tem colunas para várias regiões e cidades. Cada cartão é um contato que é baseado nessa região. Quando a viagem leva você a um lugar específico, você pode ver facilmente uma lista de contatos que pode encontrar enquanto estiver lá. Além disso, você notará muito rapidamente se um número crescente de contatos importantes estiver no mesmo local, o que pode significar que você precisa aumentar a frequência com que visita.

Para automatizar um pouco esse processo, você pode encaminhar emails de contatos diretamente para um projeto Asana. Altere a linha de assunto para o nome e o local do contato para facilitar a classificação e o cartão corretos posteriormente. Vendo que muitas pessoas incluem suas informações completas de contato no final de um e-mail, você também terá tudo isso guardado nos cartões.

Faça mais com as placas Kanban

Esperemos que esses exemplos tenham tornado os conselhos kanban um pouco mais acessíveis aos não iniciados. Seu uso pode ser muito mais complicado, desde o rastreamento do desenvolvimento de software que sugeri anteriormente até o controle de estoque. Os exemplos mais básicos que dei foram criados para ajudar você a entender por que você pode usar um quadro no Asana em vez de uma lista. Seja criativo e use quadros para gerenciar o que fizer mais sentido para você.

Procurando mais informações sobre Asana? Você pode ler Usando o Asana nos negócios, 7 truques do Asana para se tornar um com os fluxos de trabalho comerciais e Slack vs Asana.