Organize-se: 5 truques úteis no microsoft word

Um amigo meu estava exportando conteúdo do Excel para o Microsoft Word e continuava sendo enganado pelas diferentes opções de exportação. Não importa o que ele tenha feito, o documento do Word resultante tinha guias desnecessárias onde deveria haver espaços únicos. Ele me ligou e me pediu para dar uma passada e ajudar.

"Basta encontrar e substituir os espaços de tabulação por espaços únicos", eu disse.

"Como você faz isso?"

É uma função decididamente simples, mas é um daqueles truques do Microsoft Word que, se você nunca viu isso antes, não saberia como fazê-lo ou mesmo como expressá-lo corretamente em uma pesquisa no Google.

Então eu mostrei a ele como, além de alguns outros truques úteis que uso no Microsoft Word o tempo todo. E eu vou compartilhá-los com você aqui também.

1. Localizar e substituir espaços de tabulação

Os espaços de tabulação no Microsoft Word são traduzidos para ^ t.

Para encontrá-los e substituí-los por um único espaço, use o botão Localizar / Substituir. Digite ^ t no primeiro campo e um único espaço no segundo. Clique em "substituir tudo" e, voilà .

2. Localizar e substituir devoluções de parágrafos

Quem não recebeu um documento com retornos de parágrafo duplo, onde precisamos apenas de um?

Os retornos de parágrafos ou retornos de carro, como às vezes são chamados, podem ser representados no Microsoft Word como ^ p.

Para localizar e substituir retornos de parágrafo duplo por simples, use o botão Localizar / Substituir. Digite ^ p ^ p no primeiro campo e ^ p no segundo. Clique em "substituir tudo" e pronto.

3. Automatize o texto digitado com freqüência com macros

Confissão: tive medo de macros por anos porque não entendi o que eram e parecia que precisava aprender código para usá-las. Não é verdade. Macros são seus amigos. Eu gostaria que eles tivessem um nome diferente, como o botão Texto frequentemente digitado, porque é realmente isso que eles são.

Muitas pessoas usam macros para clichê, avisos de isenção de responsabilidade da empresa ou texto legal necessário em todos os documentos de uma determinada natureza. Eu os uso para automatizar o texto extremamente básico que tenho que digitar repetidamente, incluindo alguns códigos HTML que usamos no PCMag na publicação de artigos on-line.

A configuração de uma macro pela primeira vez requer algumas etapas, mas vale a pena pelo tempo que você economizará posteriormente.

Veja como fazê-lo (as instruções são impressas abaixo do vídeo de dois minutos, que também mostra como usar macros):

Versão do Windows 2010: Na guia Exibir, clique no botão Macros à direita e selecione Gravar macro.

Palavra: Versão do Mac 2011: no menu superior, vá em Ferramentas> Macro> Gravar nova macro.

Dê um nome à sua macro no campo Nome da macro - e observe que os nomes não podem ter hífens ou outros caracteres especiais, apenas letras e números (o que é estúpido, mas existe). Em seguida, você pode atribuir um atalho de botão ou teclado para a macro, mas é opcional. Você sempre poderá executar sua macro no menu, se preferir. A atribuição de um atalho de teclado pode ser complicada porque você precisa conhecer todos os outros atalhos de teclado existentes para não substituir acidentalmente um que possa ser necessário. Adicione uma descrição, se desejar, mas não é necessária.

Quando você clica em OK, o Word registra tudo o que você digita e faz. Digite o texto que você deseja automatizar e formate-o como desejar, ou grave a ação que deseja capturar e, em seguida, volte ao botão Macro e pressione Parar gravação.

Agora teste sua macro voltando ao botão Macro e selecionando Exibir macros e, em seguida, selecionando "executar" para a que você criou; ou apenas pressione o atalho ou botão do teclado que você atribuiu. Você deve ver seu texto aparecer magicamente de uma só vez.

4. Formatação clara do texto colado

Você copia e cola texto de fontes on-line, outros documentos, email, etc., e fica encolhido quando aparece na página em vermelho na fonte de 18 pontos no Verdana? Tirar a formatação que involuntariamente vem com texto colado é uma grande dor no pescoço. Você pode alterar uma configuração no Word para que a formatação nunca seja transferida de outros textos.

No Microsoft Word para Windows, vá para Arquivo e selecione Opções. Procure por Opções do Word e clique em Avançado. Em algum lugar nessa lista enorme (eu sei, é longa) está uma entrada chamada Colagem de outros programas. Selecione Manter apenas texto e clique em OK. Faça um test drive colando algum texto de um documento da Web e veja como ele se ajustará à sua formatação existente para esse documento.

Outra maneira de fazer isso sem alterar permanentemente suas configurações: Procure um ícone da área de transferência que aparece quando você cola o texto. Olá "mantenha apenas o texto", e você estará pronto.

Se você não vir esse ícone (no Mac), vá para Preferências> Editar e procure as opções Recortar e Colar. Clique no botão Configurações nessa seção e verifique se a caixa está marcada para os botões Mostrar opção de colar.

5. Excluir uma linha

A linha temida! Você pressiona uma série de hífens ou sublinhados, além da tecla Enter, e o Microsoft Word cai em uma linha grossa em toda a página, que você não consegue descobrir como remover!

O truque para se livrar dessa linha é chamá-la de "borda", não de linha. Clique diretamente acima dessa linha - er, "borda". Na guia Página inicial, escolha o ícone de borda (parece uma grade de quatro por quatro). Você deve ver que a borda inferior está selecionada. Basta alterá-lo para Sem borda e pronto. Se você deseja alterar as configurações do Word para que essa borda nunca apareça novamente, vá para Arquivo> Opções> Opções de AutoCorreção. Selecione AutoFormatação ao digitar e procure "Aplicar ao digitar". Nessa seção, você pode desmarcar a caixa Linhas de borda.