Organize-se: 5 etapas para dias úteis mais produtivos

Você provavelmente sabe que poderia fazer melhor uso do seu tempo no trabalho. Mas como você faz isso?

Existem alguns truques para ser mais produtivo, e as cinco etapas descritas abaixo explicam exatamente como chegar lá.

Não é fácil. Para realmente ser uma pessoa mais produtiva, você precisará cultivar hábitos, em vez de confiar em soluções rápidas. Mas há algumas coisas que você pode fazer para ajudar a adquirir esses novos hábitos. Você também encontrará muitos aplicativos móveis, programas de software e serviços de tecnologia que podem ajudar a guiá-lo em direção a um dia de trabalho mais produtivo.

1 1	Mapeie seu ciclo de produtividade

A coisa mais importante que você pode fazer para aumentar sua produtividade no trabalho é conhecer primeiro seu ciclo de produtividade. Todo mundo tem momentos durante o dia em que é capaz de se concentrar e outras vezes em que sua atenção diminui. Embora todos tenham suas melhores horas para realizar o trabalho, "para a maioria das pessoas, as horas mais produtivas são a primeira coisa do dia - não quando você acorda, mas relativamente cedo", diz Dan Ariely, economista comportamental e professor da Duke. Universidade. Ariely tem um grande interesse em descobrir como usar aplicativos móveis para auto-aperfeiçoamento pessoal. "Por exemplo", acrescentou, "enviar e-mail pela manhã costuma ser um desperdício, porque os minutos da manhã são mais valiosos". Nem todos os minutos são criados iguais.

Descobrir seus períodos de alta e baixa produtividade, ou alta e baixa capacidade, como Ariely prefere chamá-los, é o primeiro passo para aproveitar ao máximo esses minutos preciosos e fugazes.

Enquanto muitas pessoas pensam que sabem em que horas do dia estão no melhor e no pior, não faz mal verificar. O RescueTime é de longe a melhor ferramenta que encontrei para descobrir seu ciclo de produtividade. O RescueTime é um pequeno aplicativo de desktop que registra quais programas você usa e quais sites você acessa ao longo do dia e por quanto tempo. Classifica esses aplicativos e sites diferentes (muito produtivos, produtivos, neutros, distraídos ou muito distraídos) e gera um relatório sobre como você gasta seu tempo. Por exemplo, sites de redes sociais são "muito perturbadores" por padrão. (Você pode reclassificar quaisquer sites e programas se os padrões não forem precisos para você.) Você também pode contar muito sobre o seu ciclo de produtividade, observando com que frequência você alterna tarefas.

Eu recomendo usar o RescueTime por pelo menos uma semana antes de analisar seu relatório. Tente usá-lo sem alterar seu comportamento normal. O ponto não é ser um funcionário modelo por uma semana. É descobrir quando são seus momentos naturais para alta e baixa capacidade.

Quando você tiver alguns dados, observe as horas do dia em que passou um bom pedaço de tempo (40 minutos ou mais) em uma tarefa altamente produtiva. Agora, procure horários do dia em que você foi menos produtivo, alternando rapidamente entre tarefas diferentes ou gastando longos períodos de tempo em distrações.

Por exemplo, estou mais concentrado entre 9 e 11 horas. Então, minha produtividade diminui. Normalmente, estou muito distraído na hora do almoço. Às vezes, mas nem sempre, tenho outro forte período de produtividade à tarde, mas não é confiável.

O próximo passo é saber o que fazer com essas informações.

2	Mude sua rotina

Depois de conhecer seu ciclo de produtividade, você deve alterar sua rotina para ajustá-lo.

Por exemplo, comece a agendar reuniões para horários do dia em que você tiver um foco menor. As reuniões raramente exigem que estejamos no nosso melhor. Por exemplo, crie o hábito de nunca fazer reuniões matinais se as manhãs forem o seu tempo produtivo.

Por outro lado, realize suas tarefas mais importantes e de alto foco durante as horas do dia em que sua mente estiver no seu melhor. Freqüentemente, não agendamos nosso trabalho mais importante. Nós apenas chegamos a isso quando podemos. Tudo bem, desde que você crie o hábito de fazê-lo durante as horas do dia em que possa se concentrar verdadeiramente.

Como a maioria das pessoas pode executar tarefas de alto foco mais cedo, adquira o hábito de lançar apenas os programas que você usa para essas tarefas durante o horário de pico de produtividade. Por exemplo, se o email não for muito produtivo para você, não o abra. Apenas nem inicie o programa. Se você realmente precisa verificar seu e-mail, olhe pela caixa de entrada do seu celular ou tablet e guarde-o para poder voltar às tarefas que realmente exigem sua atenção.

E se grande parte do seu trabalho de alta produtividade acontecer no navegador, mas seus maiores desperdiçadores de tempo também existirem? Existem alguns truques para minimizar distrações desse tipo. Para iniciantes, você pode colocar a guia ativa no modo de tela cheia. Isso o ajudará a continuar com a tarefa em mãos. Você também pode instalar plug-ins e extensões de navegador que o impedem de acessar os sites que você especificar. Meu favorito é chamado StayFocusd for Chrome. Você pode encontrar mais recomendações no meu artigo sobre como manter o foco.

3	Revise seu dia todos os dias

Outra mudança a fazer em sua rotina: crie o hábito de sempre revisar seu dia antes de começar. Examine o seu calendário e a sua lista de tarefas, para que você não seja pego de surpresa em uma reunião às 15:00 que agendou duas semanas atrás. Seja na sua primeira xícara de café ou durante o trajeto, ter um único momento (e deve ser o mesmo momento todos os dias para torná-lo um hábito) para revisar seus planos para o dia inteiro realmente faz a diferença.

Criar um novo hábito de revisar seu dia todos os dias é mais fácil falar do que fazer. Um aplicativo móvel que pode ajudar a lembrá-lo é o Any.Do, que possui um recurso chamado Momento AnyDo. O Momento AnyDo reproduz um tom agradável e envia uma notificação ao mesmo tempo todos os dias da semana, informando que é hora de revisar seu dia. O aplicativo lista tudo o que está no seu calendário e lista de tarefas e pergunta se você deseja mantê-lo dentro do cronograma ou movê-lo para outro dia.

4	Programar quebras

Faça suas pausas. E não apenas uma pausa para o almoço. Sua mente precisa se refrescar se você for a pessoa mais produtiva que pode ser.

Sou um grande fã de rastreadores de atividades físicas, e um dos recursos que eu amo é um alarme silencioso. Você pode definir um alarme que faça vibrar sua banda de fitness em um determinado horário do dia, silenciosamente. Eu gosto de defini-lo para as 16:00 em ponto, quando sei que devo fazer uma pausa, se acho que preciso de um ou não. Mesmo sair da minha cadeira para ir até a cozinha e lavar a xícara de café é suficiente para desviar os olhos da tela do computador um pouco.

Alguns rastreadores de atividades também têm alertas de inatividade. Esses alarmes fazem o rastreador vibrar se você ficar parado por um período de tempo, geralmente uma hora. Eles foram projetados para lembrá-lo de se levantar e se mexer, mas acho que são igualmente valiosos como lembretes para parar de trabalhar por dois minutos e fazer uma pausa. Você também pode instalar um aplicativo de intervalo, um programa leve que o lembra de fazer pausas e pode até bloquear você do computador por um curto período de tempo para forçar o problema. O nosso favorito é um aplicativo para Mac chamado TimeOut Free.

Outro bom para Windows, Mac e navegadores é chamado Focus Booster.

5	Tarefas de fim de dia de alinhamento

Imagine que seu dia está indo muito bem. Em seguida, às 16h40. Você tenta se manter ocupado. Parece que a eternidade passa! Então você olha para o relógio novamente e são 16h42.

Com que frequência você gasta esses 20 minutos finais no final do dia? Quantas horas é igual em um mês? Quanto tempo você gasta em sites de redes sociais ou mandando mensagens para seus amigos?

Afaste esse hábito, alinhando algumas tarefas do final do dia. Tente fazer deles algo que você gostaria de fazer, mas isso pode ser considerado um trabalho ocupado. Alguns exemplos incluem:

• papéis de arquivamento
• acompanhamento de e-mails antigos
• descarregando o cache do seu computador
• excluindo o histórico do seu navegador
• retornando telefonemas
• limpe a poeira e as migalhas da sua mesa, teclado e monitor.

Se você tiver uma lista curta de opções com antecedência para as tarefas que você pode executar no final do dia, é mais provável que você faça uma delas. Faça uma anotação em sua agenda ou deixe uma anotação próxima à sua mesa com algumas idéias para servir como lembretes. Venha às 16h45 da sexta-feira, provavelmente seu olho irá até eles. Recursos adicionais