Organize-se: 7 maneiras de organizar automaticamente contatos | Jill Duffy

Quantos endereços de email você usa? Quantos bancos de dados de contatos você possui como resultado? Manter o catálogo de endereços atualizado é uma tarefa difícil, pois exige atualizações frequentes. Felizmente, existem algumas maneiras de automatizar o processo de atualização e backup da sua lista de contatos.

Aqui, compartilharei com você sete maneiras de organizar automaticamente sua lista de contatos. Cinco dos truques usam o IFTTT, um site e serviço gratuito que significa "se isso, então aquilo". O IFTTT funciona da seguinte maneira: você o autoriza a ter acesso a diferentes contas online que você usa, como Gmail, Evernote, Contatos do iOS etc. Em seguida, você cria cenários "se isso, então aquilo" (ou "receitas", como são chamados) que o serviço realiza. Vou mostrar alguns exemplos em um momento. Você não precisa saber como codificar ou escrever scripts para criar as receitas. É realmente muito simples.

Prefiro usar o site da IFTTT em uma tela grande de computador ou laptop, mas há um aplicativo para iPhone da IFTTT e um aplicativo para Android da IFTTT lançado recentemente, se você preferir trabalhar em um dispositivo móvel.

Portanto, aqui estão cinco maneiras de usar o IFTTT (e duas maneiras extras de usar outras ferramentas que não o IFTTT) para ajudá-lo a organizar, fazer backup e manter geralmente seu catálogo de endereços. Inscreva-se para uma conta IFTTT gratuita e procure essas receitas na seção "Procurar" do site. Você notará que as receitas incluídas aqui são de natureza semelhante, mas utilizam serviços diferentes. Para mais sugestões de automações, consulte 101 Melhores receitas ifttt.

1. Se um novo email do Gmail chegar, adicione 'From Address' ao Google Drive

Ative esta receita e, quando uma nova mensagem do Gmail chegar, você terá automaticamente um registro do endereço de e-mail do remetente adicionado a uma planilha do Google Drive. Ao testar esta receita, notei que você receberá duplicatas, o que é meio irritante e menos que o ideal. Se você tem uma maneira inteligente e automatizada de eliminar essa lista, compartilhe-a nos comentários!

2. Se Novo contato for adicionado aos contatos do iOS, adicione 'From Address' ao Google Drive

Essa automação funciona da mesma forma que a anterior, exceto que ela usa Contatos do iOS em vez de novas mensagens recebidas do Gmail. Como resultado, ele não sofre com o problema duplicado mencionado acima. No lado negativo, é destinado apenas a usuários da Apple.

3. Se Novo contato for adicionado aos contatos do iOS, convide para se conectar no LinkedIn

Ative esta receita e ela ajudará a manter seu banco de dados de conexões do LinkedIn. Você pode usá-lo além de outras receitas de contato do iOS (você não está limitado a apenas uma), mas, novamente, apenas se você for um usuário da Apple.

4. Se um novo email chegar no Gmail, anexe o endereço de email do remetente a uma nota no Evernote

Esta receita é a única nesta lista que não foi pré-fabricada no IFTTT e disponível na seção "Procurar", mas eu a compartilhei, portanto ela deve estar disponível publicamente agora. Assim como na receita anterior do Gmail (número um nesta lista), você terá entradas duplicadas à medida que novos emails chegarem, mas pelo menos terá um backup dos seus contatos.

5. Se Novo contato for adicionado aos contatos do iOS, acrescente uma nota ao Evernote

Aqui está outro para usuários do iOS. Faça backup dos seus contatos do iOS no Evernote. Conforme escrito, esta receita capturará o nome do remetente, número de telefone, endereço de email, endereço, afiliação (organização / empresa), cargo, anotações e data de adição. Você pode editar a receita para excluir qualquer um desses campos, se desejar.

Dois truques de bônus

Embora o IFTTT seja um excelente serviço fácil de usar, tenho duas outras táticas para organizar as informações de contato.

6. Encaminhar mensagens para uma variação personalizada do seu endereço do Gmail

Um deles usa um velho truque do Gmail. Períodos no seu endereço do Gmail, ao que parece, não afetam a entrega de emails para você. Então, e ambos entregam na mesma conta. O truque, então, é configurar uma regra no Gmail que filtre diferentes variações no seu endereço do Gmail. Defino uma regra para que, se o correio recebido for enviado para o meu endereço pessoal do Gmail com dois períodos especialmente colocados no nome, a mensagem ignore a caixa de entrada e seja rotulada como "Contatos". Uso esse endereço quando recebo um e-mail enviado para o meu endereço comercial de alguém que também está se tornando um contato pessoal: encaminho a mensagem para minha variação ou endereço ou resposta especial do Gmail. O resultado é que essas pessoas e o histórico de e-mails estão agora no meu Gmail pessoal, totalmente pesquisáveis, mas escondidos da minha caixa de entrada.

7. Adicionar automaticamente aos contatos Email existente e recebido

Um segundo truque é usar o aplicativo gratuito EasilyDo para Android ou EasilyDo para iPhone. É um aplicativo de assistente pessoal com dezenas de automações que você pode ativar opcionalmente. Ele possui uma automação chamada Informações de Contato, que procura informações de contato novas e existentes de contas de email que você dá permissão para acessar. Em seguida, adiciona as pessoas que encontra às suas contas Contatos, Evernote, Salesforce e LinkedIn, ou qualquer uma das que você escolher. O EasilyDo geralmente reconhece quando um contato já existe, se livrando do problema de duplicação que notei em algumas das outras automações, e ele ainda tem uma automação de desilusão, que pode ser executada para limpar os contatos existentes.

Manter seus contatos organizados, com backup e atualizados é uma daquelas tarefas que requer alguma manutenção. Mas quando você automatiza essa manutenção, praticamente não há trabalho sobrando em seus ombros.