Organize-se: contabilidade e finanças para freelancers e smbs

Quando as pequenas empresas decolam - e isso é especialmente verdade para freelancers ou outros tipos de trabalhadores independentes - nem sempre é necessário um sistema de contabilidade e faturamento. Você encontra trabalho. Você completa o trabalho. Você é pago. Simples o suficiente. Mas gradualmente, às vezes imperceptivelmente, a situação muda.

Imagine este cenário: digamos que você seja um freelancer. Você obtém seus primeiros empregos, espalhados por muitos meses - tão espalhados que eles nem se sobrepõem. Você está trabalhando um projeto de cada vez. Então, você recebe uma mordida em um novo projeto antes que o atual seja concluído, mas você ainda não viu um contrato, portanto ainda não está muito ocupado. Algumas semanas depois, um cliente com quem você trabalhou antes informa sobre novas oportunidades, mas o orçamento dela ainda não está finalizado. Você continua a ver a promessa de novos empregos, mas o trabalho real ainda é dribles. Alguns meses depois, você tem seis empregos em andamento, está dentro do prazo para todos eles e três novos clientes aguardam para saber se você aceitará as ofertas deles. Quando isso aconteceu?

Embora a mudança em si tenha sido gradual, agora você deseja ter comprado um sistema de contabilidade e faturamento há muito tempo, que, se você apenas configurou um caminho de volta quando tomou seu primeiro emprego, estaria em melhor forma agora… embora em Na época, você não podia pagar, nem tinha certeza de que queria se comprometer com todo o estilo de vida de freelancer, lembra? Como uma verificação prometida que nunca aparece na sua caixa de correio, a configuração de um sistema de gerenciamento financeiro está atrasada.

Organize você ou sua microempresa escolhendo o tipo certo de sistema e colocando-o em prática agora - mesmo que você desejasse ter feito isso há muito tempo.

Software financeiro para freelancers e operações individuais

Freelancers individuais e outras pessoas que trabalham por conta própria em uma loja individual provavelmente não precisam de um aplicativo financeiro altamente avançado para gerenciar contas e faturar. Além disso, você não deve pagar um braço e uma perna pela longa lista de recursos que simplesmente não usará.

Fique com um programa simples que faz o trabalho e não custa muito. Procure um aplicativo gratuito ou que exija apenas um pagamento único, em vez de uma solução que cobra por mês ou por projeto. Também faz sentido usar um programa para rastrear projetos e gerenciar suas faturas, em vez de dois sistemas separados (desde que cubram as bases para suas necessidades).

Nossa opção gratuita favorita para software de contabilidade geral é o FreshBooks (4, 5 estrelas, Escolha do Editor). Possui registros de clientes e produtos / serviços, fácil criação e envio de faturas e recursos sólidos para a execução de relatórios. Se você não possui funcionários ou contratados, não precisará dos recursos de compartilhamento de documentos incluídos, mas pelo menos não está pagando por esses recursos não utilizados.

Uma opção um pouco mais simplificada e excelente para quem cobra por hora é o OfficeTime (US $ 47, 4, 5 estrelas). Ele controla quanto tempo você gasta em projetos enquanto trabalha e pode criar faturas com base nesses dados. O componente de faturamento é suficiente para a maioria das operações individuais. Outra grande vantagem: você pode comprar o software de desktop OfficeTime uma vez e nunca pagar taxas de assinatura ou outros encargos adicionais.

Outras boas opções gratuitas incluem o Zoho Invoice (4 estrelas), que não possui controle de tempo ou quadro de horários, e Outright (3, 5 estrelas), projetado especificamente para empresas muito pequenas que não lidam com estoque ou folha de pagamento.

Escolha um e fique com ele

Depois de escolher uma solução certa para você, comece a usá-la no seu próximo projeto. Uma das minhas filosofias básicas sobre organização é que é mais importante olhar para frente do que olhar para trás, portanto, não se preocupe muito em inserir a lista de pendências de dados no novo sistema contábil que você configurou. É mais importante começar a usar o sistema agora em projetos ativos do que catalogar tudo do passado. Faça da sua prioridade o presente.

Em algum momento, no entanto, convém registrar as faturas e trabalhos anteriores que ocorreram no ano fiscal atual. Priorize em ordem cronológica reversa, inserindo as faturas e informações mais recentes primeiro. Você pode lidar com trabalhos de anos anteriores mais tarde - ou não. Novamente, é muito mais importante manter o sistema que você implementou agora para os trabalhos atuais e acompanhar o ano fiscal atual.