Organize-se: práticas recomendadas para o gmail

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• Organize-se: Práticas recomendadas para o Gmail
• Arquivos do Gmail, ações em massa, laboratórios

O Gmail é um dos serviços de email mais populares. Independentemente de você usá-lo para comunicação pessoal, trabalho ou ambos, você aproveitará mais se entender como alguns recursos principais funcionam.

Esta edição do Get Organized, uma série semanal, explica alguns dos recursos de assinatura do Gmail e explica a melhor maneira de usá-los para manter sua conta de email organizada de maneira eficaz, para que você possa ser mais produtivo.

Threads de Mensagens

Como todos os usuários do Gmail sabem, uma troca contínua de e-mails é empilhada em um encadeamento. O número de mensagens em um encadeamento sempre aparece entre parênteses ao lado do resumo dos nomes na troca, uma contagem de encadeamentos, se você desejar.

O encadeamento de mensagens é um dos meus recursos favoritos do Gmail, porque quando seis pessoas respondem a um único e-mail de grupo, tudo o que vejo é um encadeamento não lido, e não seis mensagens não lidas. O que internalizo é que há uma discussão que requer atenção. Se vejo seis mensagens não lidas, sinto que seis coisas exigem minha atenção.

Quando você abre um thread, as mensagens que você já leu permanecem recolhidas, enquanto as mensagens não lidas se expandem.

Prática recomendada: um dos melhores truques no gerenciamento de encadeamentos é mantê-los intactos, desde que não se desviem do tópico. Quando eles mudarem de tópico, inicie um novo segmento simplesmente alterando a linha de assunto quando você responder. Você não precisa iniciar uma mensagem totalmente nova. Todos os destinatários serão incluídos no novo encadeamento e o histórico da sua comunicação ainda será arquivado na própria mensagem, sob as reticências que indicam "mostrar conteúdo cortado" quando você passar o mouse sobre ela (veja abaixo), para que qualquer pessoa possa fazer referência. isto.

Etiquetas

Se houvesse um único recurso que significasse o Gmail, seriam os marcadores. A maneira de entender os rótulos é descrever o que eles não são: pastas. Os marcadores no Gmail geralmente parecem pastas e, em certa medida, atingem o mesmo fim. Mas os marcadores são fundamentalmente diferentes das pastas, e confundi-los com pastas realmente limitará o que você pode fazer com o Gmail.

Deixe-me começar explicando um pouco sobre as pastas. As pastas de e-mail, geralmente projetadas em uma estrutura de árvore com a capacidade de adicionar subpastas, funcionam de maneira semelhante à das pastas do mundo real. Você arquiva coisas neles. Se você tiver uma mensagem para arquivar, poderá arquivá-la apenas em uma pasta.

Os marcadores no Gmail parecem muito com pastas à primeira vista. Quando você cria um novo rótulo, ele aparece no trilho esquerdo, semelhante a onde você verá pastas (com as configurações padrão de qualquer maneira) no Yahoo! Mail, Hotmail e Outlook. Esses marcadores do Gmail também podem ter cores atribuídas a eles, fazendo com que pareçam ainda mais com pastas.

Então qual a diferença?

Qualquer encadeamento de mensagens pode ter mais de um rótulo, como "trabalho", "outubro de 2012" e "urgente". O Gmail também fornece dois marcadores automaticamente: estrelas e "importante", designados por uma etiqueta amarela no lado esquerdo das mensagens enviadas diretamente para você, ou seja, não listas, servidores ou outras correspondências em massa.

Pense nos rótulos mais como tags. E os marcadores visuais que você vê no trilho esquerdo - pense neles como um botão rápido para classificar todas as mensagens que possuem uma determinada marcação. Observe que até a sua caixa de entrada é apenas um rótulo. Ao clicar em um rótulo no trilho esquerdo, você verá um novo texto aparecer automaticamente na caixa de pesquisa na parte superior.

Este texto está ajudando a refinar sua pesquisa apenas para mensagens com o marcador em questão. Lembre-se, o Google é a empresa por trás do Gmail e o Google foi fundado como uma ferramenta de pesquisa.

Prática recomendada: use rótulos no Gmail liberalmente porque eles não substituem as pastas, mas uma maneira de categorizar ou marcar itens e torná-los mais pesquisáveis.

Usuários avançados devem explorar a área Configurações para configurar atributos de rotulagem mais avançados. Por exemplo, você pode configurar regras ou filtros para desviar certos tipos de correio para um marcador e fazer com que esse marcador seja exibido no painel esquerdo apenas quando ele contiver mensagens não lidas.