Organize-se: escolha o scanner certo para ficar sem papel

Se você está trabalhando para se organizar e limpar sua vida digital, certamente trabalhou em uma estratégia para ficar sem papel. Você provavelmente também descobriu que não é tão fácil quanto parece. Certos tipos de papel, como documentos e recibos únicos, são fáceis de digitalizar com qualquer scanner antigo. Mas apresente uma pilha de 63 cartões de visita de sua última conferência ou uma caixa de receitas antigas que você deseja digitalizar que foram retiradas de revistas ou ainda estão encadernadas em livros, e você está lidando com um problema completamente diferente, um que você pode resolve com o mesmo scanner antigo.

Não é um trabalho para sua MFP

Em casa, por exemplo, tenho uma impressora multifuncional de seis anos e um scanner de mesa. Imagino que muitas outras pessoas também possuam algo nesse sentido. Para tarefas pontuais, como digitalizar meu último recibo do optometrista para enviar para solicitações de assistência médica, funciona bem.

Mas não é rápido. E a função de alimentação nunca funcionou direito, por isso não consigo digitalizar pilhas de papel. Além disso, é uma monstruosidade colorida que ocupa uma enorme pegada na minha cômoda (nunca achei um lugar melhor para isso).

Quando os dispositivos são desajeitados, feios e não confiáveis, não usamos o máximo possível. O simples ato de acioná-los parece um aborrecimento. Se você deseja digitalizar para uma vida sem papel, você realmente precisa de um scanner que você ama e um que seja construído especificamente para ajudá-lo a ter uma vida sem papel.

Scanners especializados

Felizmente, existe toda uma categoria de scanners (e aplicativos que os acompanham) exatamente para esse fim. Eles são compactos e eficientes e podem lidar com uma variedade de trabalhos de digitalização que usuários domésticos e empresas muito pequenas costumam encontrar.

Embora eu não ame minha MFP desajeitada, estou totalmente apaixonada por alguns dos scanners no mercado hoje. São mundos melhores em digitalização do que minha MFP de seis anos e também são rápidos. Além disso, alguns scanners exportam convenientemente suas digitalizações para os lugares que você realmente deseja mantê-las, como Dropbox, Evernote e outros serviços de armazenamento em nuvem - em vez de uma pasta padrão no seu computador Windows ou Mac.

Ultimamente, tenho experimentado dois scanners que realmente chamaram minha atenção. Ambos são ideais para uso doméstico e também podem ser adequados para algumas pequenas empresas. Eles são o scanner NeatDesk e o Fujitsu ScanSnap iX500. (Na verdade, a Neat possui um modelo mais novo chamado NeatConnect que possui uma interface de toque, mas pessoalmente estou mais familiarizado com o outro modelo.)

Fujitsu ScanSnap

O que eu gosto no Fujitsu ScanSnap é a maneira como ele permite exportar tudo o que você digitaliza para Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mail (como anexo), SugarSync e outros lugares onde você provavelmente acabará arrastando a saída final.

Digitalizei uma pilha de cartões de visita (eu realmente odeio cartões de visita) e enviei todos para o Evernote, onde os colaria rapidamente em um bloco de anotações chamado Contatos e os marcaria, anotaria e os gereria de forma adequada. Alguns dos cartões de visita tinham diferentes espessuras e larguras de papel, mas o scanner nem soluçou. Esse é o poder de usar um scanner para ajudá-lo a ficar sem papel.

Eu descobri com o ScanSnap que quando trouxe as digitalizações dos cartões de visita para o Evernote, tive que girá-las e nomeá-las adequadamente. (O Evernote pode, no entanto, executar OCR em tudo que você digitalizar, tornando o texto pesquisável, mesmo que seja uma imagem.)

Meu aspecto favorito do ScanSnap, no entanto, é que ele se dobra para diminuir a quantidade de espaço que ocupa. É adoravel.

NeatDesk

Enquanto isso, o NeatDesk é uma solução atraente se você deseja comprar completamente o ambiente Neat. Quando você usa a solução de armazenamento na nuvem, NeatCloud, e o aplicativo móvel Neat, além de um dos scanners da empresa, você realmente obtém resultados bem unidos. O ambiente Neat faz muito para classificar automaticamente os formulários que você digitaliza, principalmente os documentos fiscais. Você precisa pagar uma taxa mensal pela peça do NeatCloud e os preços começam em US $ 5, 99 por mês.

O NeatConnect, que usei apenas algumas vezes, possui uma interface touchscreen que, como o ScanSnap, permite enviar documentos diretamente para contêineres de armazenamento na nuvem, como Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive e Evernote.

Conveniência é a chave

O NeatDesk foi um dos primeiros scanners que já usei, focado em ajudar famílias e pequenas empresas a ficarem sem papel, e estou impressionado com a rapidez com que ele absorve e cospe pilhas de papel. Você pode carregar no alimentador uma variedade de papéis, pois há slots para documentos, recibos e cartões de visita, e a máquina simplesmente processa tudo com laminação dupla.

O ScanSnap é igualmente rápido e impressionante. Adoro poder despejar documentos e confiar que as máquinas bem projetadas irão alimentá-los através do scanner com facilidade.

O Neat automatiza mais algumas coisas que o ScanSnap, como girar imagens. Mas o ScanSnap vem com um software que você pode usar para obter os mesmos resultados e, em alguns casos, faz muito mais. Meu pacote incluía o ABBYY Fine Reader, um dos mais poderosos programas de OCR existentes. Ele também veio com o Adobe Acrobat, por fazer todo tipo de coisa com PDFs que você sempre precisa, mas não pode com o Adobe Reader gratuito.

Ambos são muito capazes, no geral. Se você sabe muito sobre scanners, provavelmente quer saber que o ScanSnap funciona de maneira ligeiramente diferente da maioria dos outros scanners, pois não usa drivers padrão. Você pode ler um pouco sobre isso na revisão detalhada do ScanSnap Evernote Edition da PCMag, que é bastante semelhante ao iX500. Mas se você é menos tecnicamente inclinado, tudo o que precisa saber é que ele funciona rápido, fica ótimo em exibição e envia seus documentos digitalizados para onde você quer que eles sejam.

O ponto para voltar para casa é o seguinte: se você quer ficar sem papel e tornar o papel sem parte do seu estilo de vida, precisa de um dispositivo que não odeie. Tem que parecer bem. Ele tem que funcionar rapidamente, colocar seu trabalho anterior em algum lugar que você possa encontrá-lo facilmente e executar pesquisas no texto contido. Mesmo que custem algumas centenas de dólares, vale a pena comprar scanners especializados se você se comprometer a ficar sem papel. Sua MFP simplesmente não funciona.