Organize-se: o kit de ferramentas de colaboração

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• Organize-se: O Kit de Ferramentas de Colaboração
• Gerenciamento de tarefas, Gerenciamento de projetos, Compartilhamento de tela

Dois dos meus amigos me disseram recentemente me disseram que eu estraguei a mente deles. Quão? Fácil. Eu matei o tópico de email que tínhamos sobre a organização de um grande jantar (você sabe como esses tópicos implodem e ninguém pode acompanhar quem disse que estava livre em que data) e, em vez disso, usei o Doodle. O Doodle é um site gratuito que permite criar uma pesquisa on-line para coisas como dia e hora em que as pessoas estão livres para se reunir. Eu o uso há anos para colaboração, principalmente para agendar reuniões com pessoas que vivem em todo o mundo e estão em vários fusos horários.

Existem tantos aplicativos incríveis para ajudar na colaboração. Talvez eu tenha estragado a mente dos meus amigos com a minha eficiência, mas me impressionou perceber que eles nunca haviam encontrado o Doodle antes!

Para ajudar as pessoas com o dever de ser o organizador da colaboração, eu queria compartilhar algumas das melhores ferramentas que encontrei para reunir grandes mentes e idéias.

Agendamento

O Doodle se tornou meu aplicativo de agendamento obrigatório porque é gratuito e não exige que os participantes se registrem para usar. Configure uma enquete, envie o link e permita que as pessoas respondam simplesmente acessando o site e marcando as caixas. É inestimável para agendar reuniões ou eventos sociais com um grande grupo.

Quando todo mundo usa o mesmo sistema de calendário, como o calendário do Outlook, geralmente você pode tornar seu calendário visível para outros membros da equipe, o que pode ajudar no agendamento, mas essas circunstâncias nem sempre funcionam para todos. Outra opção é o Tungle.me, que contém alguns dos mesmos elementos do Doodle, bem como a capacidade de tornar seus horários livres e ocupados públicos ou visíveis para determinadas pessoas.

Compartilhando documentos e pastas

Como você disponibiliza arquivos para todas as pessoas com quem você está colaborando? Não os envie por e-mail! Isso é desleixado e difícil de rastrear. Você precisa de uma maneira melhor de compartilhar documentos e pastas.

As soluções mais simples vêm na forma de serviços de sincronização de arquivos, como Dropbox ou SugarSync. Na verdade, eu uso tanto o SugarSync para arquivos de trabalho quanto o Dropbox para arquivos pessoais. Eu os usei para compartilhar documentos com todos os tipos de pessoas, incluindo editores e até mesmo meu advogado.

Acho o Dropbox e o SugarSync muito mais simples de configurar e usar - e convencer outras pessoas a usar - do que os sites FTP, que é a maneira mais antiga de compartilhar arquivos e pastas.

Editando de forma colaborativa, de forma assíncrona

Outro motivo para usar o Dropbox, SugarSync ou outro serviço de sincronização de arquivos para organizar a colaboração é porque eles permitem que várias pessoas editem um documento, embora geralmente de forma assíncrona. Em outras palavras, você não pode assistir outra pessoa editar o arquivo em tempo real. As alterações ocorrem localmente e só ficam visíveis para o grupo quando a pessoa que faz a edição faz o upload do documento de volta para o local compartilhado.

Esses serviços não fornecem uma granularidade fina do que os colaboradores podem ou não fazer (você não pode, por exemplo, dar ao Kate a capacidade de editar arquivos X e Y, mas não Z ), mas fornece permissões básicas. Por exemplo, você pode compartilhar enviando um link somente leitura ou pode convidar pessoas para acesso total ao que estiver em uma determinada pasta compartilhada.

Editando de forma colaborativa e síncrona

O Google Drive (anteriormente Google Docs) possui um dos recursos de colaboração mais impressionantes que eu já vi: a capacidade de editar de forma colaborativa em tempo real.

Certa vez, trabalhei com um associado que estava em outro estado e tivemos reuniões semanais por telefone que deveriam ser "reuniões de trabalho". Ou seja, discutimos o estado do projeto e, ao mesmo tempo, realizamos o trabalho que melhorava o estado do projeto. Usamos uma planilha simples no Google para registrar as tarefas que precisavam ser concluídas e marcá-las com uma classificação de prioridade. Durante a semana, poderíamos adicionar notas conforme necessário. Depois, durante a reunião, poderíamos examinar a lista, concluir as tarefas em tempo real enquanto estava no telefone e marcá-las. Às vezes, porém, ele via algo na lista e dizia: "O que isso significa?" Eu explicaria. E ele mudava a maneira como a tarefa era escrita, bem na minha frente, para que eu tivesse certeza de que sua tradução da tarefa significava o mesmo que eu pretendia. Foi uma felicidade colaborativa.

As ferramentas do Google funcionam não apenas para planilhas, mas também para documentos de apresentação e texto.