Organize-se: como catalogar seus pertences

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• Organize-se: Como catalogar suas posses
• Produtos para realização de inventário pessoal

Geeks como eu continuarão falando sobre como você deve fazer backup de seus dados mais importantes, para não perder informações insubstituíveis, como a única cópia que você tem das fotos de seus filhos, contatos de toda uma carreira, uma biblioteca de música e em breve.

Mas raramente alguém menciona fazer registros digitalizados de seus bens físicos. Falamos sobre inventários de objetos de valor físicos com menos frequência, porque parece apenas tenuamente conectado ao mundo da tecnologia.

Não é verdade.

No caso de um desastre, como incêndio, inundação, roubo ou meteorito rasgando um buraco de um metro e oitenta no seu telhado, a última coisa que você deve fazer é tentar listar tudo o que possui, peça por peça, e estimar o valor de quaisquer itens danificados ou ausentes para uma reivindicação de seguro.

Outros motivos pelos quais você pode querer catalogar seus bens e documentos relacionados a eles são o acesso e a capacidade de pesquisa fáceis, como garantias ou prova de compra ou doação para baixas fiscais.

Não se iluda: é um trabalho muito grande

No dia em que comecei a catalogar meus pertences, o sol escorreu pelas janelas e me chamou para o ar do verão. Eu gostaria que tivesse sido um inverno frio no sábado de manhã, para poder ter começado com uma caneca de café forte na mão e todos os meus documentos espalhados pelo chão ao meu redor, sem ter para onde ir o dia inteiro. O fato é que posso muito bem ter minha manhã de inverno aconchegante de catalogação, pois esse é um trabalho que levará meses para ser concluído. Não se iluda acreditando que pode conquistá-lo em uma tarde.

O que você pode fazer agora, no entanto, e o que deve fazer primeiro, é preparar sua estrutura.

Configure sua estrutura

"Estrutura" nesse sentido significa aninhamento de pastas, sistema de classificação ou alguma outra ordem hierárquica para organizar seus objetos de valor e documentos. Às vezes, o software que você pode usar o ajudará a desenvolver sua estratégia de classificação, mas cada solução de software faz isso de maneira muito diferente. É preferível descobrir o que você precisa primeiro e, em seguida, encontrar o software certo, em vez de escolher o software primeiro e mais tarde, percebendo que é estranho porque está tentando fazer com que você pense diferente sobre suas coisas.

Por outro lado, você aprenderá muito e fará incursões mais promissoras em sua estrutura se trabalhar por tentativa e erro pelo menos um pouco com a solução de software que pelo menos parece correta. Resumi algumas das opções abaixo. Leia-os para ter uma idéia de qual configuração melhor lhe convier.

Eu recomendo reservar cerca de uma hora e meia para configurar sua estrutura.

Enquanto eu tentava soluções diferentes, a que funcionou melhor com o meu modo de pensar e o meu domínio foi o NeatCloud, devido à sua flexibilidade. Aqui está um exemplo de como iniciei minha estrutura:

• Eletrônicos domésticos (compartilhados) (aparelho de televisão, roteador Wi-Fi, caixa Roku, DVD player)

• Eletrodomésticos (geladeira, forno, aparelhos de ar condicionado)

• Móveis para casa (móveis principais)

• Documentos de propriedade da casa

• Informações da empresa cooperativa e gerencial

• Projetos de melhoramento da casa

• Documentos de hipoteca e seguro residencial

• Eletrônicos pessoais

• Objetos de valor pessoais: não eletrônicos (jóias, equipamentos esportivos)

Essa estrutura mudou à medida que eu encontrava cada vez mais itens em importantes e catalogados, por isso era importante para mim encontrar uma solução que tivesse uma boa flexibilidade incorporada. Também gosto que o Neat permita nomear e aninhar pastas da maneira que desejar. Algumas outras opções, como os Compartimentos de aplicativos para Mac, oferecem muito mais orientação, segmentando seus pertences pela sala onde você os guarda. Eu posso facilmente imaginar como esse método de catalogar o que você possui seria muito mais fácil para muitas pessoas.

É difícil dizer se essa será a organização em que eu permaneço durante o projeto. Já identifiquei várias áreas ausentes (impostos e, especialmente, deduções fiscais, como contribuições de caridade) e estou repensando se a simples divisão de objetos de valor eletrônicos e não eletrônicos funcionará para mim.

Digitalizando e tirando fotos

Depois de descobrir sua estrutura, mais ou menos (você pode alterá-la à medida que avança, mas tente obter um esboço geral primeiro), convém começar a digitalizar documentos, tirar fotos e carregar todos esses arquivos no sistema você escolhe. Essa é a parte complicada e demorada, embora alguns fornecedores de software (em particular a Neat) possuam serviços adicionais de envio por email. Você empacota uma caixa cheia de declarações ou recibos de impostos antigos ou garantias e as envia para um centro onde elas são digitalizadas e inseridas no sistema. O Neat usa um método duplo-cego para manter sua segurança intacta durante esta verificação manual.

Se você digitalizar e carregar imagens em casa, deixe sua estrutura orientar como você trabalha. Tente concluir "conjuntos" de cada vez. Um conjunto pode ser tudo o que você precisa para catalogar em uma sala, ou em um armário ou em um arquivo; ou pode ser tudo classificado como "jóias" ou "itens de coleção" ou "antiguidades". Pense em qual conjunto você pretende concluir antes de se aconchegar no tapete de seus confortáveis ​​pijamas de inverno e despejar todos os seus documentos e todo o conteúdo da sua caixa de jóias para começar a inventariar os itens.

Um dos problemas que encontrei ao trabalhar com "conjuntos" foram os recibos. Os recibos são extremamente valiosos para provar o valor de um item para o qual você talvez não conheça a "marca e modelo", como móveis e joias mais recentes; para jóias e móveis antigos de valor, você deseja uma avaliação. Não guardo recibos com os itens que comprei (não posso imaginar que alguém o faria). Eu mantenho todos os meus recibos guardados em envelopes e pastas, rotulados por ano de compra… exceto os recibos que eu precisava para as declarações fiscais, que são guardadas nas cópias dos meus documentos fiscais. Então aqui tudo ficou um pouco confuso e complicado. Para ser sincero, ainda estou trabalhando nisso, esperando o dia de neve para enfrentar a parte de prova de valor do projeto.