Vídeo: Como Bloquear/Parar de Receber Emails Indesejados (SPAM) (Novembro 2024)
Lembra-se da promessa de Thierry Breton de eliminar o e-mail corporativo interno 100% da sua empresa, Atos, até 2014? Na época, ele anunciou sua ambição - era 2011 - muitas pessoas do mundo da tecnologia e dos negócios zombaram. Eles chamaram seu plano ridículo. Eles disseram que precisamos de e-mail. Contamos com isso. É necessário!
Avanço rápido de hoje e o clima já mudou. Ouço cada vez mais dos trabalhadores de escritório que o e-mail é a desgraça de sua existência. É uma perda de tempo tanto quanto a palavra 'm': reuniões. Quando pergunto por que essa tarefa é tão pesada, as pessoas costumam dizer algo como: "Recebo toneladas de e-mails que não têm nada a ver comigo" ou "Metade dos tópicos em que estou inserida não é relevante para o meu trabalho". Até comecei a ouvir o mesmo sentimento de algumas pessoas sobre o email pessoal: "Recebo nove emails de acompanhamento de membros do meu clube do livro confirmando a próxima data do clube do livro! Olá, pessoal! Foi o primeiro email!"
Aqui estão algumas estratégias para aparar ou eliminar efetivamente os e-mails de passe que você simplesmente não precisa. (Embora este artigo não cubra chantagem, tenho muitas outras dicas sobre como gerenciar boletins por e-mail e ofertas diárias.)
1. Peça para ser removido dos e-mails do grupo, pessoalmente
Quanto mais confiamos no e-mail, mais aptos devemos esquecer que alguns problemas são melhor tratados com uma breve conversa. Esse conselho pode parecer louco e com uma tecnologia muito baixa, mas pode ser extremamente eficaz. Se você faz parte de um e-mail comum de grupo (por exemplo, um relatório diário ou check-in semanal do projeto) e não deseja mais, converse com a pessoa que gerencia ou inicia esse e-mail, de preferência frente a frente cara ou por telefone, se necessário. "Oi", você dirá: "Você conhece esse e-mail diário sobre isso e aquilo? Eu deveria estar nele? Continuo recebendo mensagens, mas elas nunca se relacionam diretamente a mim ou ao meu trabalho. Você acha você poderia me remover?"
A pior coisa que você pode fazer nessa situação é responder a todos com a mensagem "cancelar inscrição". É rude. Isso mostra que você não tem nenhum tato social ou netitquette. E prova que você não sabe como gerenciar seu próprio email.
Quando você conversa pessoalmente, você se torna humano novamente. Você é uma pessoa agradável com um pedido razoável e direto. Além disso, se houver um motivo para você receber as mensagens, a pessoa explicará por que você foi incluído até o momento.
2. Aproveite redes sociais, ferramentas de gerenciamento de projetos e mensagens instantâneas
Na minha opinião, as redes sociais (incluindo redes comerciais como Yammer e Podio) lidam com as mensagens de aceitação muito melhor do que o email. Veja o caso da minha amiga que estava reclamando do clube do livro. Se o organizador tivesse estabelecido o próximo convite para uma reunião do clube do livro no Facebook, e não por e-mail, a obtenção das informações pareceria menos obrigatória para os membros. Os eventos do Facebook são opcionais. Você pode acessá-los e digerir as informações quando lhe apetecer. Quando o mesmo convite de evento chega por email, a leitura imediata é obrigatória.
Nas organizações empresariais, ferramentas de comunicação alternativas também podem ajudar a reduzir tremendamente os e-mails indesejados. Aqui na PCMag, tendemos a usar um programa de mensagens instantâneas quando temos algo para nos comunicar rapidamente e queremos uma resposta igualmente rápida. Usamos o Yammer para gerenciar algumas tarefas que operam com base em "quem puder responder primeiro, faça". Usamos a plataforma de gerenciamento de projetos Basecamp para abrigar discussões sobre projetos de arte e design em andamento em um só lugar.
Portanto, use todas as diferentes ferramentas à sua disposição e, se você estiver em uma posição de gerência, incentive outras pessoas também. A defesa de uma solução com várias ferramentas ajudará a reduzir os e-mails necessários.
3. Use classificação ou filtros automatizados
A solução mais comum para gerenciar e-mails indesejados é configurar regras de classificação automatizadas ou filtros, como costumam ser chamados, que colocam as mensagens indesejadas em um local designado (geralmente uma pasta, mas às vezes o lixo) antes mesmo de chegarem à sua caixa de entrada.. Todos os principais programas de email têm esse recurso.
Encontre o e-mail que você não deseja mais, identifique algo concreto e conserte sobre ele (por exemplo, sempre a mesma palavra-chave na linha de assunto, remetente etc.) e configure uma regra que classifique todas essas mensagens em uma nova e adequadamente identificada pasta para você.
Outra opção no Microsoft Outlook é que você pode "cancelar a inscrição" normalmente e sem aviso prévio a partir de um tópico, simplesmente "silenciando" uma conversa (veja minhas dicas do Outlook para saber como fazê-lo), embora isso o deixe parado se alguém reutilizar o mesmo assunto linha posteriormente, pois é o objetivo da execução da operação. (Em outras palavras, quando você silencia um thread, o Outlook move automaticamente para a pasta "itens excluídos" todas as mensagens que contenham a mesma linha de assunto do email incorreto.)
Pessoalmente, não uso muito a classificação automatizada, porque ela se baseia em um novo comportamento: verificar as pastas designadas regularmente. No passado, sempre que eu organizava a triagem, esqueci-me imediatamente de fazê-lo e, vários dias depois, notei uma pilha de e-mails que podem ter incluído algo importante empurrado para o caminho. Prefiro excluir as mensagens indesejadas à medida que as recebo. Se você escolher essa rota, apenas seja cuidadoso ao processar esses e-mails classificados regularmente.
4. Diga às pessoas para não responderem "obrigado"
A primeira vez que ouvi um colega em um emprego anterior dizer em voz alta para outro colega: "Você se importaria de não responder com 'obrigado' a uma mensagem quando tudo o que faz é confirmar que você sabe que eu fiz o que deveria fazer? Isso vai me ajudar a diminuir o tempo do meu email " , me surpreendeu! Você pode dizer isso? Claro, você pode parecer um pouco irritado, mas o lado positivo é que você não receberá uma tonelada de mensagens de email realmente desnecessárias.
Você também pode reformulá-lo para ser extremamente passivo-agressivo - "Eu realmente não vou me ofender se me agradecer com menos frequência por e-mail. Eu já sei que você gosta do meu trabalho" - mas eu não o recomendo!
Recursos adicionais
Outras ferramentas para ajudar você a se manter informado sobre o e-mail incluem o Sanebox (que configura automaticamente alguma classificação automatizada) ou o aplicativo Mailbox para iOS (muito útil para manter o controle sobre o e-mail enquanto estiver fora do escritório), mas esses são mais para uso geral triagem por email do que reduzir mensagens indesejadas.
