Organize-se: como manter a folga arrumada, digitalizável e não muito ocupada

O Slack torna a comunicação dentro de uma equipe muito mais fácil do que usar o email, mas o aplicativo tem a tendência de parecer a sala de jogos de uma criança bagunçada. Se os membros de sua equipe tiverem uma profunda paixão por gifs animados ou não pensarem em como nomeiam os canais, sua interface pessoal provavelmente estará sofrendo uma desorganização completa. Essas nove dicas podem ajudá-lo a recuperar o controle desse aplicativo de mensagens de negócios.

1. Torne as mensagens do Slack mais compactas

Duas configurações reforçam sua interface do Slack para torná-la mais simplificada. Vá para Preferências> Mensagens e mídia. Em Tema, escolha Compactar. Em seguida, logo abaixo, escolha a opção Apenas exibir nomes.

Juntas, essas configurações eliminam caracteres em excesso e espaços em branco do Slack. Pode não ser o seu estilo preferido, mas vale a pena tentar se você quiser fazer com que o seu espaço no Slack pareça mais limpo e menos ocupado. Se você deseja digitalizar muitas informações sem muita rolagem, vale a pena tentar isso.

2. Corte a barra lateral frouxa

Não há motivo para você ver todos os canais e mensagens listados na barra lateral por padrão. Marque canais em estrela e mensagens diretas usadas com mais frequência. Isso os faz ficar no topo, sob o título Com estrela, permitindo que você concentre sua atenção nesta lista com curadoria.

Se sua conta do Slack estiver seriamente confusa, considere também alterar suas configurações para mostrar apenas mensagens marcadas com estrela e não lidas. Vá para Preferências> Barra lateral> Configurações da barra lateral> Aparência e escolha Conversas não lidas e marcadas com uma estrela.

3. Suprimir a desorganização da imagem

Se a sua principal reclamação sobre o Slack é que seus colegas publicam muitos gifs animados, emojis e links com enormes imagens de visualização, você pode simplesmente suprimi-los na sua exibição. Procure em Preferências> Mensagens e mídia. Na parte inferior, existem caixas de seleção que permitem ocultar diferentes tipos de imagens.

Se você deseja a melhor experiência desorganizada do Slack, configure-a assim:

4. Personalizar notificações

Receber muitas notificações transforma todas elas em ruído. Personalize as notificações que você recebe no Slack em três etapas.

Primeiro, silencie todos os canais em que a maioria das novas mensagens não seja importante. Vá para o canal, clique no ícone de engrenagem ao lado da barra de pesquisa e selecione a opção para silenciar esse canal.

Segundo, altere suas preferências de notificação para Mensagens diretas, menções e apenas palavras-chave ou Nada. Se você escolher Nada, verá selos indicando novas mensagens, mas não receberá alertas de áudio ou outras notificações na tela.

Terceiro, preste atenção às duas últimas opções que aparecem nesta seção de suas preferências: Notifique-me sobre respostas aos tópicos que estou seguindo e use configurações diferentes para dispositivos móveis. Dependendo de como você e seus colegas de equipe usam conversas encadeadas, convém selecionar a opção para receber notificações de encadeamento. Quanto às opções do dispositivo móvel, optar por ter preferências diferentes no telefone pode ajudar você a se concentrar. Na próxima vez que você precisar trabalhar sem interrupção, saia do aplicativo Slack para desktop e efetue logout do aplicativo Web, mas mantenha seu telefone por perto para receber notificações importantes sobre o Slack.

5. Use prefixos para agrupar canais com folga semelhantes

Aqui está uma tática que eu vejo regularmente as equipes usarem no Slack: crie prefixos para canais que devem ser agrupados. Todos os canais que devem ser usados ​​exclusivamente pela equipe de vendas, por exemplo, devem usar o prefixo "sales-" para que você possa ter # contatos de vendas, # dicas de vendas, # vitórias de vendas e assim por diante. Canais que são apenas para diversão podem usar o prefixo "fun-" ou "watercooler-".

O uso de prefixos faz com que canais semelhantes se agrupem automaticamente, na barra lateral e na lista completa de canais sempre que você precisar explorá-los.

6. Use as Ferramentas de votação (ou este corte)

Ao fazer a seus colegas de equipe uma pergunta no estilo de pesquisa, como "A que horas todos podem se encontrar hoje à tarde?" use um aplicativo de pesquisa. É muito mais fácil e organizado ler as respostas a uma enquete do que folhear uma enxurrada de comentários.

O Polly for Slack é um dos aplicativos de pesquisa e pesquisa mais conhecidos. Instale-o como um complemento do Slack e digite "/ polly" sempre que desejar criar uma enquete.

Você também pode pular as ferramentas de pesquisa com este hack simples: escreva sua pergunta e forneça respostas possíveis com o reatji. Seus colegas de equipe descobrirão que devem adicionar o reagji apropriado à pergunta para mostrar sua preferência. Para opções de pesquisa que não têm ícones óbvios para combinar, use número reatji ou pontos coloridos. Os resultados são precisos, organizados e fáceis de ler.

7. Crie uma etiqueta para threads

Os encadeamentos de mensagens são fantásticos para manter o Slack organizado, mas somente quando você os utiliza de uma maneira que funcione para sua equipe. Um encadeamento de mensagens é uma conversa que sai do canal principal para a barra lateral. As pessoas podem optar pela conversa ou ficar de fora dela. No tópico, você e seus colegas de equipe podem ter uma conversa elaborada sobre um tópico sem que seja interrompido.

Quando há muitos threads, no entanto, é difícil verificar o canal e acompanhar o que está acontecendo recentemente. Portanto, você precisa encontrar o equilíbrio certo de uso de threads e uma etiqueta para isso. Não há regra sobre como fazê-lo.

Eu costumava trabalhar com uma equipe que adicionava um carretel de emoji de tópicos no final de qualquer mensagem que eles desejassem desviar do canal principal. Com o tempo, todos nós seguimos as regras informais sobre quando encadear mensagens e todos pareciam felizes em segui-las.

Dica: Para adicionar um emoji personalizado, clique no seu espaço de trabalho no canto superior esquerdo, escolha Personalizar Slack e faça o upload de uma imagem de sua escolha na guia Emoji. Observe que os administradores podem restringir quem pode adicionar emojis personalizados.

Se você está interessado em ajustes mais avançados, também pode querer aprender como criar um bot frouxo.

8. Organize seus pensamentos com formatação

Use a formatação para organizar o que você escreve nas mensagens do Slack. Isso torna mais fácil para outras pessoas escanear o canal e entender o que é importante.

O Slack usa a formatação Markdown para negrito, itálico, sublinhado e formato de código. Quando você digita mais do que alguns caracteres, uma folha de dicas aparece na parte inferior da tela para ajudá-lo.

Além disso, adicione quebras de linha na sua mensagem usando shift + return. Essa combinação de teclas permite criar parágrafos sem postar a mensagem (se você pressionar retornar sem turno, sua mensagem será publicada). Depois de fazer isso, você poderá escrever mensagens mais longas, fáceis de ler e editar, em vez de precisar publicar cinco ou seis mensagens consecutivas. Essa prática pode beneficiar seus resultados de pesquisa do Slack se você usar uma conta gratuita limitada a pesquisar apenas as 10.000 mensagens mais recentes.

9. Crie alertas automatizados

Um alerta automatizado no Slack é uma notificação que você recebe automaticamente quando alguma ação ocorre. Por exemplo, você pode criar um alerta para quando alguém preencher o formulário da web da sua empresa. Algumas outras idéias: você pode receber um alerta sempre que uma venda for fechada em sua loja on-line, sempre que um novo comentário aparecer no seu site ou assim que alguém da sua equipe abrir ou fechar um problema no Github.

Existem algumas maneiras de configurar e controlar alertas automatizados. O mais simples é através das integrações do Slack com outras ferramentas em seu App Directory. Por exemplo, conecte o Slack ao Freshdesk e você poderá receber alertas sobre tickets de suporte enviados à sua equipe.

Outra maneira é usar o aplicativo Slack Webhooks, que requer um pouco de conhecimento técnico para configurar, mas permite que você receba alertas sobre atividades que podem estar fora do domínio dos aplicativos Slack. A última opção é usar uma ferramenta de automação de terceiros, como IFTTT, Workato ou Zapier. Esses serviços permitem conectar aplicativos entre si e, no caso do Slack, você pode conectar um aplicativo mesmo que o Slack não o suporte nativamente. As ferramentas de automação também podem oferecer mais opções para personalizar o alerta.

Sinal vs. Ruído

O Slack prometeu ajudar a corrigir alguns dos problemas de sinal para ruído inerentes ao email. Também prometeu dar às pessoas uma maneira de se comunicar mais divertida. Tornou-se um aplicativo que tem sucesso em ambas as áreas, mas, ao fazer isso, tornou-se um tipo diferente de animal, que pode parecer pesado. Ao limpar sua interface do Slack, você pode reduzir significativamente o ruído e criar um espaço mais focado para se comunicar.

Se tudo mais falhar, você sempre pode sair do navio olhando para essas 17 alternativas ao Slack. Se você está comprometido com o aplicativo, lembre-se de aprender mais algumas dicas e truques para o Slack.