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O caixa da sua loja favorita oferece 10% de desconto, além de descontos exclusivos no futuro, em troca do seu endereço de e-mail. Seu amigo recomenda um boletim de ofertas diário que pode ajudá-lo a economizar dinheiro se surgir uma barganha certa para você. Você se inscreveu para receber um e-mail com a palavra do dia do vocabulário, que você só lê de manhã quando o trabalho é lento. Todas essas mensagens são chantagem, correio solicitado que você pode querer ler algumas vezes, mas nunca é crucial. O graymail difere do spam, pois o último não é solicitado, enquanto o graymail é solicitado. Enquanto muitos de nós navegamos em nosso chantagem, também pode ser uma das principais fontes de confusão, principalmente se permanecer desmarcada por muito tempo.
Aqui estão algumas soluções para gerenciar o chantagem para manter sua caixa de entrada em cheque.
Uma das soluções mais antigas do livro para gerenciar o graymail é criar uma conta de webmail gratuita usada exclusivamente para mensagens de marketing, servidores de listas, cupons e outros emails sem importância.
Por anos, usei uma conta do Hotmail para esse fim, embora pareça um pouco tolo agora, porque o Hotmail e o Outlook.com (que não devem ser confundidos com o aplicativo de desktop do Outlook) têm várias ferramentas internas especificamente para gerenciar o graymail, discutido em maiores detalhes abaixo. Essas ferramentas não são necessárias se você estiver reservando uma conta de e-mail totalmente para chantagem, como eu fiz, pois a própria caixa de entrada já será um filtro gigante. De qualquer forma, configurei a conta há cerca de dez anos, antes dos recursos serem implementados.
Normalmente, faço login na conta uma vez por dia, mas nunca penso duas vezes quando não o faço. Também nunca me preocupo com o fato de uma mensagem importante ser enterrada entre o chantagem, porque não há mensagens importantes nesta conta. É puramente reservado para chantagem. Um recurso mais recente do Outlook.com permite criar um endereço de e-mail alternativo, que pode até ser descartável, para coisas como chantagem ou outra correspondência que será limitada e para as quais você não deseja que as pessoas entrem em contato com você novamente (por exemplo, para postar em Craigslist).
Usar regras, filtros e pastas
Quase todos os programas de e-mail permitem criar regras ou filtros para classificar as mensagens automaticamente em diferentes pastas, para que você possa gerenciá-las separadamente. Por exemplo, você pode criar uma regra que diga "se um email for de um remetente cujo endereço termina em 'nypl.org' ', mova automaticamente a mensagem para uma pasta chamada' Avisos da biblioteca 'após o recebimento.
Antes de continuar sobre os recursos especiais do Hotmail e do Outlook.com para graymail, deixe-me descrever como configurar filtros e regras nos outros dois principais programas gratuitos de webmail, o Yahoo! Mail e Gmail.
Como adicionar filtros ao Yahoo! Enviar
No Yahoo! Correio, mostrado acima, marque a caixa de uma mensagem (ou mais de uma) e selecione Ações e Filtrar e-mails como estes. Uma caixa pop-up permitirá que você preencha as regras de como filtrar e classificar mensagens semelhantes.
Você pode criar pastas para o que seu coração desejar. Veja minha lista de sugestões no final para obter idéias.
Como adicionar filtros ao Gmail
O processo é extremamente semelhante no Gmail.
Marque a caixa à esquerda das mensagens que você deseja filtrar, selecione Mais e, em seguida, "Filtrar mensagens como estas". Você pode aplicar o primeiro conjunto de regras ao filtro, como informações sobre o remetente, o nome "para" ou algo na linha de assunto. Clique em "criar filtro" e você poderá aplicar o próximo passo na regra: o que fazer com as mensagens que atendem aos critérios (por exemplo, marcar como lido, excluir, encaminhar para…, etc.).
Nota: Na minha experiência, a ativação de regras no Gmail nem sempre é tranquila (mais recentemente, usando o Chrome no Windows). Links e botões nem sempre funcionam. Sair e entrar novamente parece corrigir a falta de resposta.
Uma opção adicional do Gmail não encontrada no Yahoo! O correio permite marcar com estrela automaticamente qualquer mensagem para marcá-la como importante. Enquanto o Yahoo! também possui uma maneira de marcar emails importantes, você só pode fazer isso manualmente, não automaticamente com filtros.
Como adicionar filtros ao Hotmail / Outlook.com
O Hotmail e o Outlook têm muitos outros recursos incluídos para gerenciar o graymail. Os exemplos que usei até agora apenas roçam a superfície. As regras podem ser bastante complicadas e, quando são, habilitá-las corretamente e testar se elas funcionam como você planejou levam algum tempo - a menos que você use o Hotmail ou o Outlook.com.
Como mencionado, os aplicativos de webmail da Microsoft têm algumas regras prontas que executam alguns dos filtros mais comuns que as pessoas desejam aplicar em suas caixas de entrada. Grande parte da automação é gerenciada por categorias. Por exemplo, você pode categorizar várias mensagens como "Boletins" e depois definir uma regra para o que acontece com todos os boletins. Ter categorias facilita muito a alteração de uma regra posteriormente e a aplicação a mensagens semelhantes.
Outro recurso verdadeiramente fantástico no Outlook.com e no Hotmail são as opções Cancelar inscrição e Limpeza de agendamento, que aparecem no final de cada mensagem que a Microsoft sabe ser graymail.
O link de cancelamento de assinatura é independente de todas as instruções de cancelamento de assinatura fornecidas pelo remetente e, na verdade, permite que você se livrar das mensagens indesejadas com muita facilidade, o que às vezes é preferível ao seu gerenciamento. Quando usado, o botão Cancelar inscrição também permite excluir todos os emails anteriores do mesmo remetente.
A segunda opção, Limpeza de agendamento, oferece algumas opções para despejar mensagens do mesmo remetente que podem ter se acumulado ao longo do tempo. Minha seleção preferida é manter apenas a mensagem mais recente do remetente, e isso cria uma regra para o mesmo efeito. Quando uma nova mensagem chegar desse remetente, todas as antigas serão excluídas da caixa de entrada.
Você provavelmente já pode imaginar os benefícios desse recurso para algo como e-mails de ofertas diárias, para os quais apenas o e-mail mais recente é relevante.
Ideias para pastas
Ao gerenciar o chantagem, recomendo criar algumas pastas com nomes facilmente reconhecíveis para os tipos de e-mail que você costuma ler - ou talvez "digitalizar" seja a palavra certa - mais do que outros. Algumas idéias incluem:
- Atualizações do blog
- E-mails de confirmação (alertas de pagamento automático, etc.)
- Anúncios de eventos (rastreamento de local, atualizações de artistas musicais, etc.)
- Alertas de tag / mensagem do Facebook
- Alertas do Google Notícias
- Alertas do LinkedIn / Atualizações de vagas
- Newsletters-Personal (para hobbies e interesses)
- Newsletters-Professional (para desenvolvimento de carreira)
- Recibos
- Confirmação / Rastreamento de Remessa
- Avisos de tempo de inatividade programados
- Viagem
- Alertas do Twitter
Por outro lado, se é importante para você ver todos os seus alertas de tag do Facebook, por exemplo, não filtre essas mensagens! Deixe-o definido para direcionar para sua caixa de entrada.
Mantenha sua caixa de entrada funcionando como uma caixa de entrada
A idéia por trás do gerenciamento de chantagem é manter as mensagens que você pode querer ver algumas vezes separadas das mensagens que você precisa ver assim que chegam à sua caixa de entrada. Isso fará com que você leia com alegria as atualizações de seus blogs, sites, fontes de notícias, redes sociais e muito mais, sem prejudicar sua capacidade de ser produtivo e eficiente o resto do tempo.
Para obter mais maneiras de manter sua caixa de entrada em ordem, consulte 11 dicas para gerenciar emails, "5 razões pelas quais sua caixa de entrada não é a sua lista de tarefas pendentes" e "Como evitar a sobrecarga de emails".
