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Um dos truques organizacionais mais simples que uso no trabalho é manter as planilhas particulares do meu próprio progresso. Ninguém exige que eu faça. Ninguém pede para ver minhas planilhas. Eu os mantenho inteiramente por mim, para me manter trabalhando com eficiência e para poder ver rapidamente o que consegui.
Nesta edição do Get Organized, vou compartilhar algumas das planilhas que atualmente mantenho e explicar o que elas fazem por mim. Embora o conteúdo das planilhas esteja relacionado especificamente ao meu trabalho, muitos dos princípios são universais e adaptáveis a outros tipos de trabalho.
Salvando e agendando idéias
A coluna "Organizar-se" é semanal, o que significa que eu tenho que apresentar 52 idéias que realmente usarei em um ano… o que significa que provavelmente precisarei de 50 a 100 idéias adicionais que finalmente rejeitarei (a maioria de nós precisa para gerar um grande volume de idéias para encontrar idéias realmente boas).
Para isso, mantenho uma planilha muito rudimentar com uma lista contínua de idéias na parte inferior e uma grade na parte superior com todas as datas de publicação agendadas. A planilha me ajuda a pensar amplamente sobre como planejar tópicos por várias semanas e meses. Posso alterar facilmente a ordem dos artigos futuros para colocar mais tempo entre tópicos que parecem muito semelhantes ou agrupar aqueles que são logicamente relacionados.
Essa planilha em particular reside no Google Drive porque esse serviço está disponível para praticamente qualquer lugar e, se eu tiver uma idéia enquanto estiver fora do escritório, posso entrar e adicioná-lo sem hesitar.
Como volto a esta planilha frequentemente para registrar o trabalho depois que o concluo, analiso regularmente as idéias que criei. Muitas pessoas escrevem notas de suas idéias, mas nunca se referem a elas. Com esse sistema, sou confrontado com minha própria lista de idéias pelo menos uma vez por semana.
Registrando o andamento do projeto
Grande parte do meu trabalho na PCMag é testar produtos de software e aparelhos de ginástica e escrever resenhas de produtos, por isso tenho outra planilha dedicada a esse trabalho.
(Peço desculpas por uma pequena quantidade do conteúdo borrado na imagem acima.)
Deixe-me explicar rapidamente as colunas que você vê na imagem acima. A coluna um, chamada ID, é o ID do artigo de uma revisão de produto publicada. Coluna B é o nome do produto. A coluna C, Status, mantém o status da revisão, de forma que "publicado em 12 de abril de 13" significa que um artigo foi publicado em 12 de abril de 2013. As colunas D a I são caixas de seleção relacionadas ao trabalho que deve ser concluído antes da revisão do produto. pode passar pelo processo de edição e publicação.
Os critérios (colunas DI) incluem registrar o produto em um banco de dados ("QB"), enviar um formulário descrevendo as especificações do produto ("Especificações"), fazer upload de uma imagem do produto ("Imagem") e criar uma apresentação de slides de outras informações adicionais. imagens ("Apresentação de slides"). Cada produto também precisa de uma pontuação de um a cinco ("Classificação"), e eu adicionei mais uma coluna para "Notas", onde geralmente apenas indico se um produto merece uma escolha dos editores da PCMag.
A planilha está realmente no centro de uma série de caixas de seleção. Permite-me ver rapidamente se fiz todo o trabalho precursor necessário. Mas tem outros benefícios também.
Da mesma maneira que registro minhas idéias de brainstorming para as futuras colunas Get Organized, também registro na parte inferior dos meus produtos da planilha de análises que eu poderia estar interessado em analisar. Portanto, eu sempre tenho uma lista contínua de novas idéias.
Também serve como uma referência muito rápida se eu precisar procurar a data de publicação ou o ID do artigo exclusivo dos produtos que eu revi (o que eu faço com bastante frequência). Claro, temos outros sistemas no escritório para encontrar essas informações, mas geralmente é mais rápido extraí-las desta planilha porque eu as personalizei para ser específica às minhas necessidades.
Acompanhar o que mudou
A última planilha que quero compartilhar é aquela que utilizo para acompanhar um artigo específico que escrevo: Os 100 melhores aplicativos para iPhone. O artigo requer uma organização complexa para gerenciar, porque eu atualizo o conteúdo com frequência. Em outras palavras, a cada poucas semanas, os vários dos 100 melhores aplicativos são novos. Eu tenho que estar vigilante dos aplicativos que eu disse que são os melhores hoje em comparação com o que eu disse que eram seis meses atrás.
Meu método é bastante simples. Eu registro cada aplicativo no Excel, que entra na lista das 100 melhores. Registro a data em que foi adicionado ao artigo ou a última vez que atualizei o texto, se ainda é um aplicativo bom, mas significativamente atualizado desde a última vez em que escrevi um resumo sobre ele. Também mantenho uma lista em execução dos aplicativos que estavam anteriormente na lista, mas que perderam seu lugar.
Essa planilha também me ajuda a ver se atingi 100 aplicativos porque o Excel os conta automaticamente para mim. Também o uso para agrupar os aplicativos em páginas diferentes adicionando bordas que indicam quebras de página. O código de cores também me permite ver quais aplicativos são novos na lista (amarelo), que é um sinalizador durante o processo de publicação, o que significa que devo verificar essas seções mais de perto do que outras.
Permitam-me também admitir que não uso todas as colunas que configurei originalmente nesta planilha. Em um momento ou outro, pensei que alguma informação era importante, apenas para perceber mais tarde que não precisava disso. Como esta planilha pertence apenas a mim, posso abandonar áreas que não têm retorno sem consequências. Eu poderia limpar a planilha e me livrar das seções que não uso, mas vale mais a pena mantê-las e não usá-las do que investir em tornar a planilha um pouco mais organizada. Qual é o objetivo? Ninguém além de mim vê isso.
Benefícios do uso de planilhas para acompanhar seu trabalho
Planilhas simples podem ser ferramentas poderosas para organizar seu trabalho, e você não precisa ser um gênio no Excel para fazê-las. Os benefícios do uso de planilhas para rastrear seu trabalho incluem:
- poder ver o que você já fez para não repeti-lo (ou, se precisar repeti-lo, poderá ver rapidamente quando e como o fez na primeira vez, para poder aproveitar esse trabalho anterior)
- ter um local dedicado para registrar idéias e examiná-las regularmente
- manter um registro do seu trabalho, se você precisar de evidências do que realizou
- facilitando suas próprias tarefas, criando um sistema de recuperação de informações totalmente personalizado para suas necessidades.
