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Vídeo: Criando Modelos de Email no Gmail (Outubro 2024)
Conteúdo
- Organize-se: Como configurar modelos de email
- Usando modelos de email no Gmail
No local de trabalho e em nossas vidas pessoais, muitos de nós enviamos o que é essencialmente o mesmo e-mail repetidamente. Pode dizer algo como "Aqui estão os números de vendas semanais…" ou "Querida, lembre-se de enviar o aluguel antes ou…"
Se você é uma pessoa razoavelmente organizada e eficiente, copie e cole o email anterior em uma nova mensagem sempre que for hora de enviar esse email regularmente. Não é um método ruim, mas deixa você aberto para a introdução de erros. Você pode esquecer de atualizar a linha de assunto, data, figura financeira, ponto de dados e assim por diante.
Na mesma linha, quando você reutiliza um e-mail antigo, é necessário digitar muitas teclas desnecessárias, como excluir e atualizar o assunto, alterar as principais informações e assim por diante.
Um sistema melhor é configurar e-mails que você possa reutilizar repetidamente com mais eficiência, um "modelo de e-mail" (termo do Microsoft Outlook) ou "resposta fixa" (termo do Google)
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Um modelo de email é exatamente o que você esperaria, um esboço de um email com espaço em branco onde as informações atualizadas aparecerão. Quando você fornece um espaço em branco em vez de um número ou parte de dados para atualizar, você está pressionando menos as teclas e, assim, reduzindo o número de erros que pode introduzir. Você nunca enviou acidentalmente os números dos relatórios da semana passada; a pior coisa que poderia acontecer é deixar algo em branco; nesse caso, os destinatários notarão imediatamente e solicitarão os dados ausentes. Se você enviar as informações erradas, os destinatários poderão nunca saber.
Veja como configurar modelos de email em dois dos programas de email mais usados: Outlook e Gmail.
Como configurar um modelo de email no Outlook
O Outlook se refere a esses tipos de mensagens enviadas regularmente como "modelos de email". O recurso está disponível no programa de área de trabalho do Outlook, mas não está disponível no Outlook.com.
No Outlook 2007 . Inicie uma nova mensagem de email. Digite no corpo do e-mail e na linha de assunto as informações necessárias para a reutilização, deixando um espaço em branco claro e visível onde quer que você insira novas informações sempre que enviar a mensagem. Aqui está um exemplo:
| Linha de assunto: | Relatório semanal de exibição de página para o final de semana | ||
| Corpo: | Aqui está o relatório semanal de visualizações de página do site.
Encontro: Visualizações de página: Obrigado a todos! Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida. |
No canto superior esquerdo da caixa de mensagem, vá para Arquivo> Salvar como.
Na caixa de diálogo exibida, você deve alterar o tipo de arquivo para Modelo do Outlook (*.oft). Você pode nomear seu modelo como desejar.
Quando você estiver pronto para escrever uma nova mensagem usando o modelo, infelizmente, o processo para chegar ao modelo é um pouco ineficiente.
Vá para Novo> Escolher formulário
e na caixa de seleção suspensa superior, escolha Modelos de usuário no sistema de arquivos. Todos os modelos que você salvou devem estar lá. Escolha a que você deseja e ela abrirá como uma nova mensagem de e-mail, que poderá ser atualizada conforme apropriado.
No Microsoft Outlook 2010 . Inicie uma nova mensagem de email. Digite no corpo do e-mail e na linha de assunto as informações necessárias para a reutilização, deixando um espaço em branco claro e visível onde quer que você insira novas informações sempre que enviar a mensagem. (Veja a amostra acima.)
Quando você terminar de criar seu modelo, vá para a guia Arquivo e escolha Salvar como.
Na caixa de diálogo exibida, você deve alterar o tipo de arquivo para Modelo do Outlook (*.oft). Você pode nomear seu modelo como desejar. Clique em Salvar.
Quando estiver pronto para usar o modelo, vá para Novos itens> Mais itens> Escolher formulário
e na caixa de seleção suspensa superior, escolha Modelos de usuário no sistema de arquivos. Todos os modelos que você salvou devem estar lá. Escolha a que você deseja e ela abrirá como uma nova mensagem de e-mail, que poderá ser atualizada conforme apropriado.
Lista de distribuição . Provavelmente, você deseja associar um modelo de email a uma lista de distribuição para poder enviar a mensagem a um grupo de pessoas de uma só vez.
Vá para a seção Contatos do Outlook. Escolha Novo> Lista de distribuição.
Se você estiver usando e-mail corporativo ou comercial, a melhor opção é selecionar Membros, em vez de usar a função chamada Adicionar novo. Selecionar Membros provavelmente trará a lista de usuários disponíveis no sistema de e-mail da sua empresa. Por outro lado, Adicionar novo permite digitar um endereço de email manualmente.
