Organize-se: como desfazer o envio do outlook | Jill Duffy

Às vezes, a melhor maneira de ser produtivo no e-mail é não enviar uma mensagem, especialmente se o conteúdo estiver incorreto ou mal considerado. Depois de testar o botão Desfazer Enviar entre um grupo de usuários do Gmail que aceita participar há anos, o Google disponibilizou esse amado recurso para todos. A opção Desfazer envio é uma proteção contra falhas que oferece até 30 segundos para cancelar o envio de um email. É tempo suficiente para ofegar, tirar o pé da boca e garantir que a mensagem nunca veja a luz do dia. Nem todo mundo percebe que o Microsoft Outlook também possui várias configurações e opções para recuperar uma mensagem, atrasar o envio de uma mensagem e assim por diante - talvez porque não sejam fáceis de encontrar ou entender. Existe uma opção semelhante ao botão Desfazer envio do Gmail, mas não é intuitivo encontrar ou usar. Veja como funciona e como configurá-lo.

Como funciona o envio de desfazer

Para entender como o envio de desfazer funciona no Outlook, primeiro é útil entender como funciona no Gmail. Para obter o botão Desfazer envio no Gmail, ative o recurso e selecione o tempo que você deseja para impedir que uma mensagem seja enviada. O tempo máximo é de 30 segundos e é a opção que eu recomendo.

Quando você habilita a configuração, o que realmente está fazendo é criar uma paralisação ou atraso automático para cada mensagem enviada, o que, por sua vez, cria uma janela de oportunidade para você cancelá-la. Então, você não está realmente desfazendo nada. Você está apenas parando uma ação antes que ela comece. Obviamente, "desfazer o envio" é mais sucinto e fácil de entender do que "o atraso no envio com uma oportunidade de cancelamento por tempo limitado".

A Microsoft, em sua típica falta de precisão, oferece a mesma coisa no Outlook, exceto que é um processo de duas etapas e requer mais trabalho para ser configurado.

Como configurar o envio de desfazer no Outlook

Como eu disse, configurar o equivalente ao botão Desfazer envio do Gmail no Outlook é um processo de duas etapas. Primeiro, você deve criar uma regra que atrase o envio de todas as mensagens. Vou resumir as instruções aqui:

1. Vá para Arquivo> Gerenciar regras e alertas> Nova regra.
2. Aqui, consulte Iniciar de uma regra em branco. Escolha "Aplicar regra nas mensagens que envio". Não adicione outras regras (por exemplo, deixe as caixas de seleção em branco).
3. Na lista de ações, escolha "adiar a entrega em alguns minutos". Você pode atrasar a entrega em até 120 minutos, mas isso é muito longo. Eu recomendo 1 minuto, então digite "1" (ou quantos minutos você quiser) onde diz "um número de".
4. Siga as instruções para salvar e nomear a regra e marque a caixa de seleção "Ativar esta regra" antes de sair.

O próximo passo é o seguinte quando você acidentalmente pressiona Enviar em uma mensagem e deseja interrompê-la antes que ela realmente vá.

Sua mensagem estará na sua caixa de saída. É aí que ele fica durante o atraso de um minuto.

A maneira mais rápida de garantir que não vá a lugar algum é clicar no botão Trabalhar Off-line (na guia Enviar / Receber). Agora você pode arrastar a mensagem para sua pasta de rascunhos para editá-la um pouco mais ou clicar com o botão direito do mouse na mensagem e excluí-la.

Quem pode usar o recurso Desfazer envio?

Infelizmente, o recurso Desfazer Envio do Outlook não está disponível para todos. O aplicativo Outlook Mac simplesmente não o possui. No entanto, está disponível no Outlook para Windows 2016, 2013 e 2010.

Mencionei anteriormente que o Outlook tem outras opções para "recuperar" mensagens. Por que não usar isso em vez do método delay e delete? Existem algumas respostas muito boas.

Primeiro, nem todos os usuários do Outlook têm recursos de recall disponíveis. Com as contas do Microsoft Exchange, o administrador precisa disponibilizar as opções. Muitas organizações optam por omiti-lo e, em sua defesa, é um recurso bastante confuso. Segundo, você só pode recuperar mensagens enviadas para outras pessoas em sua organização, para que não funcione de maneira geral. Terceiro, se os destinatários já abriram a mensagem, você está sem sorte. Quarto, os destinatários podem ativar seu próprio recurso que basicamente desabilita a recuperação.

Espero que esse negócio confuso de mensagens recuperadas seja suficiente para convencê-lo a ativar o recurso de mensagem de retardo e usá-lo em seu proveito. É a melhor opção e pode poupar muito sofrimento!

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