Organize-se: como copiar seus contatos de um aplicativo para outro

Onde estão seus contatos? Eles estão no software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), uma conta de email, seu telefone ou um aplicativo de marketing por email, como o MailChimp? Suas listas de contatos podem estar espalhadas por todo o lugar. Ei, isso acontece. Às vezes, você precisa limpá-los, fundi-los ou simplesmente copiar seu banco de dados de pessoas e suas informações de contato de um lugar para outro.

De um modo geral, existem três maneiras de copiar contatos de um lugar para outro.

1. Sincronizando. Primeiro, você pode sincronizar seus contatos, o que é de longe a opção mais fácil quando disponível. O resultado é que você tem dois bancos de dados de contatos exatamente iguais, sempre e sempre, até parar de sincronizá-los.

2. Use um aplicativo de contatos. Existem alguns aplicativos e serviços de contatos no mercado, como o Contacts + (anteriormente Full Contact), que sugam dados de contatos de várias fontes (Facebook, Gmail, LinkedIn), os agrupam e os cospem em qualquer lugar eu quero isso. Com esses aplicativos, lembre-se da privacidade de você e de seus contatos. Você não deseja alimentar voluntariamente todas as suas informações de contato em um aplicativo que só irá revertê-las e vendê-las.

3. Exportar / Importar, seguido pela sincronização opcional de novas alterações. O segundo método é fazer uma transferência em massa de contatos. Podemos chamar isso de método de exportação / importação. Aqui, você baixa todas as suas informações de contato de uma fonte em massa e as carrega para uma nova fonte. É uma transferência única. Opcionalmente, você pode adicionar uma etapa para que, daqui em diante, todas as novas informações de contato que você criar ou alterar nas primeiras atualizações do banco de dados na segunda.

Vejamos essas opções para ver o que elas implicam.

Sincronizando contatos

Quais são alguns exemplos simples de onde e como você pode sincronizar contatos? Se você usa o iCloud, pode sincronizar contatos entre seus dispositivos iPhone, iPad e Mac. Fácil né? Parece que é simplesmente uma questão de ter o aplicativo Contatos da Apple em todos os seus dispositivos, mas, na verdade, você também deve ativar a sincronização via iCloud para que ele funcione. Se você não ativar a sincronização, as informações nos aplicativos de contatos serão diferentes em cada dispositivo.

Esse primeiro exemplo usa um aplicativo. Aqui está um exemplo com dois aplicativos. Existe uma opção de sincronização entre o MailChimp e o Eventbrite que você pode ativar para trazer as informações dos participantes do Eventbrite para o MailChimp, para que você possa criar campanhas de email para eles facilmente. Você o configura escolhendo os grupos que deseja sincronizar e, a partir desse ponto, até desativá-lo, todos os dados escolhidos serão os mesmos entre os dois aplicativos.

Quando você deseja sincronizar contatos, procurar uma integração geralmente é a melhor opção. Existem muitos deles. Por exemplo, você pode integrar o Outlook e o Salesforce para sincronizar informações de contato entre esses dois aplicativos e sincronizar contatos do Gmail com muitos CRMs.

Use um aplicativo de contatos

Existem muitos aplicativos de contatos no mercado que extraem dados de uma variedade de fontes, os agrupam e mesclam, além de ajudá-lo a entender isso. Se você tiver informações de contato em várias contas de email, LinkedIn, Twitter e outros locais que deseja mesclar rápida e facilmente, um aplicativo de contatos fará exatamente isso. Esses aplicativos geralmente sincronizam os dados resultantes de volta para onde você quiser. Por exemplo, se você extrair informações do iCloud, do Google Contacts, do LinkedIn e do Facebook, pode sincronizar tudo novamente com o Google Contacts e o iCloud, por exemplo.

Como mencionado, lembre-se da privacidade ao pesquisar aplicativos de contatos. O PCMag não analisou muitos deles, e alguns que temos já não estão em operação. O Contacts + é o único que eu já usei em qualquer grau que me sinto confortável em recomendar, mas certamente existem outros. Leia-os pelo menos um pouco antes de confiar neles.

Exportar / Importar Sincronizar Opcionalmente Novas Alterações

Você nem sempre tem a opção de sincronizar totalmente os contatos entre dois sistemas. Nesses casos, faça o download ou exporte seus contatos de um aplicativo, faça o upload para o outro e, opcionalmente, sincronize todas as alterações futuras de um para o outro.

As informações de instruções precisas para exportar seus contatos de um aplicativo variam de acordo com o aplicativo. Para aplicativos de e-mail como Gmail e Outlook, exportar seus contatos é bastante simples. A questão mais urgente é geralmente qual o tipo de formato de arquivo que você deseja usar, CSV ou vCard. Então, vamos discutir as diferenças antes de seguir adiante.

O que é um arquivo CSV?

CSV significa valores separados por vírgula e é o formato de arquivo mais comumente aceito para dados do catálogo de endereços. São os mesmos valores separados por vírgula que você obtém ao exportar uma planilha para um arquivo de processamento de texto. Cada linha de dados da planilha é convertida em uma linha de texto, com o conteúdo da célula separado por vírgulas. Os CSVs são legíveis por humanos, flexíveis e leves, no sentido de que o tamanho do arquivo nunca será enorme. Então, por que não usá-lo? Bem, exportar para CSV pode resultar em perda de dados, incluindo a foto, apelido, site e, às vezes, o campo "notas" de seus contatos. Os CSVs são ruins no tratamento de caracteres especiais; portanto, se você tiver informações de contato em outro script ou conhecer pessoas com acentos em seus nomes, elas serão eliminadas ou distorcidas.

O que é um vCard?

O vCard é um formato de cartão de visita eletrônico. É um formato de exportação mais abrangente para informações de contato, o que significa que o arquivo resultante provavelmente será maior que um CSV. Um vCard exportado não perde tantos dados e suporta mais (mas não todos) caracteres especiais e alfabetos estrangeiros. No entanto, você ainda perderá apelidos, sites e dados do AIM ao exportar para o vCard. O vCard costuma estar associado aos aplicativos OS X e iOS, embora o Outlook e alguns outros programas de email também executados no Windows também possam usá-lo.

Voltar para exportar / importar e opcionalmente sincronizar. Depois de descobrir qual formato você deseja usar e verificar se ele funcionará com os aplicativos e bancos de dados que você tem em mente, você pode baixar seus contatos de um e enviá-los para outro. Não é uma má idéia verificar alguns dos contatos resultantes para garantir que funcione corretamente.

Agora que você copiou os contatos de um aplicativo para outro, deseja que as novas alterações feitas em um dos aplicativos apareçam automaticamente no outro? Nesse caso, você precisará de uma ferramenta de terceiros para o trabalho. Alguns exemplos são IFTTT, Zapier e Microsoft Flow. Às vezes, eles são chamados coletivamente de ferramentas de automação.

As ferramentas de automação podem conectar aplicativos que não necessariamente se integram por conta própria. Em outras palavras, você tem os aplicativos A e B e nenhum deles criou uma integração de um toque com o outro. A ferramenta de automação entrou em cena e criou uma integração entre A e B para você, e agora pode ajudá-lo a configurar e gerenciar o fluxo de dados entre esses dois aplicativos.

Com as ferramentas de automação, muitas vezes você não pode copiar uma grande quantidade de informações existentes de um aplicativo para outro da mesma maneira que quando exporta / importa por conta própria. Existem algumas soluções maliciosas que envolvem o Planilhas Google, mas podem ser frustrantes de criar e difíceis de acertar. No entanto, você pode usar uma ferramenta de automação para configurar uma regra para que todas as novas alterações em um aplicativo sejam copiadas para o outro, que é o método recomendado.

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Por exemplo, você pode configurar uma regra para que, quando a ferramenta de automação detectar uma atualização nos seus contatos do iCloud, ela capte a alteração e a copie para, por exemplo, Contatos do Google. Ou vice-versa. Você pode configurá-lo entre dois aplicativos suportados pela sua ferramenta de automação.

O verdadeiro truque é garantir que você entenda o que está e o que não está acontecendo quando você configura a automação. Você deve saber em qual direção a sincronização acontece e se há um atraso entre quando você faz a alteração e quando ela aparece no segundo aplicativo.

Não é mais necessário copiar e colar

A cópia dos dados de contato entre dois aplicativos é totalmente possível e não depende de você pressionar as teclas Ctrl-C, Ctrl-V repetidamente. Você tem várias opções, dependendo do que deseja fazer, e todas são bem simples.