Organize-se: gerenciando um calendário familiar

Talvez você mantenha um calendário de parede na cozinha com as idas e vindas de todos os membros da família: compromissos, horários de trabalho, datas de viagem e assim por diante. Você também pode manter alguns lápis e borrachas por perto para fazer alterações, porque sempre há alterações. Conseguir sincronizar os horários de sua família pode ser uma tarefa árdua. O uso de calendários digitais, no entanto, facilita muitos dos desafios.

Aqui estão alguns recursos para procurar e usar em um calendário familiar digital compartilhado.

Compartilhando recursos. Desnecessário dizer que um calendário familiar deve ser compartilhado, embora nem todo compartilhamento seja criado igualmente. Às vezes, "compartilhar" um calendário significa que ele é visível para outra pessoa. Outras vezes, isso significa que é colaborativo - outros membros também podem editar o calendário.

O calendário da minha família dos sonhos teria configurações de permissões ajustadas, para que alguns membros da família pudessem ler e escrever compromissos específicos, enquanto outros apenas os podem ver. Algumas pessoas teriam permissão para criar compromissos e outras apenas poderiam editar os existentes. E, claro, eu teria controles completos de administrador. Infelizmente, fora dos aplicativos de gerenciamento de projetos caros e robustos, você não encontrará essas configurações profundas nos calendários típicos.

Importar agendas públicas. A maioria dos calendários on-line tem opções de importação, para que você possa preencher automaticamente seu próprio calendário com uma lista de feriados nacionais ou outro calendário público. Muitos agora também sincronizam com o Facebook e aplicativos de gerenciamento de contatos, para que você também possa importar os aniversários de seus amigos.

A sincronizar. As melhores agendas compartilhadas são sincronizadas em várias plataformas, colocando alertas, lembretes e informações atualizadas na ponta dos dedos, não importa onde você esteja. Faz sentido usar um calendário que você possa acessar tanto um smartphone quanto online através de um aplicativo da Web. Dessa forma, você não precisa confiar em estar na frente do computador em casa ou no escritório para fazer alterações. Verifique se o sistema que você usa também funciona com os dispositivos que seus familiares. Você não gostaria que seu filho com Android estivesse fora do circuito enquanto sua filha que carrega o iPhone sabe o que está acontecendo.

Código de cores. A maioria dos calendários on-line possui código de cores, que às vezes é atribuído a pessoas e, às vezes, a tipos de compromissos, como pessoal versus trabalho versus família. Para mim, um calendário compartilhado deve absolutamente ter algum tipo de código de cores, pois pode dizer em um instante quem está fazendo o que quando.

Que tipo de calendário usar?

Google Calendar, iCal e Outlook. Provavelmente os três calendários mais populares são o Google Calendar, o iCal da Apple e o Microsoft Outlook. O benefício de usar um desses calendários populares é que eles se integram a muitos outros aplicativos e serviços. Eles também são bastante flexíveis, o que, por um lado, oferece mais liberdade para gerenciá-los como você deseja e, por outro, pode criar mais trabalho.

Calendários familiares especializados. Testei alguns serviços projetados para ajudar a centralizar e gerenciar famílias, e a maioria deles vem com um serviço de calendário projetado especificamente para uma família moderna.

Famjama (grátis, 4 estrelas) é de longe o meu favorito, e a nossa escolha dos editores entre os organizadores da família. A melhor característica aqui é a capacidade de marcar compromissos e torná-los visíveis apenas para membros da família selecionados. O Famjama também considera não apenas seus familiares imediatos, mas também os responsáveis, e possui um ícone que mostra quando nenhum pai ou mãe é designado para uma atividade que envolva crianças. O Famjama também suporta calendários de grupo fora da família, como horários de equipes esportivas.

Um pouco mais conhecido é o organizador da família chamado Cozi (gratuito de US $ 49, 99 por ano para associação Gold, 2 estrelas), e embora eu não seja louco pelo serviço em geral, o calendário da família é definitivamente o seu ponto ideal. Você pode enviar um link para qualquer pessoa para que os compromissos do Cozi sejam inseridos no calendário de terceiros (Google Calendar, Apple iCal e Microsoft Outlook para Windows, somente leitura). E outro recurso interessante é que o Cozi permite que você opte por cada membro da família para receber um e-mail semanal que lista a próxima agenda da semana.

Um organizador familiar popular final, AboutOne (gratuito, 3 estrelas) não possui um calendário familiar no momento, o que é um grande motivo para não usar o serviço. Um parece estar em andamento, no entanto.

Mova-se on-line para um melhor agendamento

Mover o calendário da família da parede da cozinha para um serviço online faz sentido. Dá a todos uma melhor visibilidade dos agendamentos uns dos outros e é muito mais fácil de manter e editar (não são necessárias borrachas). Os alertas e lembretes do smartphone vinculados ao seu calendário funcionam melhor do que uma grande estrela amarela marcada em um calendário de parede também. Certifique-se de procurar os recursos necessários ao adotar um novo calendário familiar.