Organize-se: dicas técnicas para o planejamento de festas

No final dos anos 90 e início dos anos 2000, o eVite era o serviço da Web para planejamento de festas. O site gratuito permite enviar convites digitais, gerenciar uma lista de convidados e coordenar quem trará o quê. Não há nada de errado com o eVite - ele continua sendo um ótimo serviço - mas não é necessariamente a solução certa para todas as partes e hosts.

Reuniões menores podem demorar um pouco mais com os convidados para acertar a data e hora certas. Algumas listas de convidados podem estar cheias de pessoas que relutam em visitar outro site simplesmente para responder a uma festa (sempre há alguém que simplesmente se recusa a clicar). Sem mencionar o fato de que o eVite parece um pouco ultrapassado. Quem envia convites digitais totalmente formatados?

Aqui estão alguns outros serviços online e ferramentas de software para ajudá-lo a planejar uma festa.

Facebook

Quando você usa o Facebook para planejar um evento, tem a capacidade de alcançar facilmente todos que você conhece e que está ativo no Facebook. Como é um site centralizado, ninguém precisa clicar em outro serviço. Se você estiver organizando uma festa aberta, poderá tornar o convite público e, se o evento for somente por convite, poderá restringir facilmente o acesso.

No entanto, nem todo mundo com uma conta do Facebook efetua login no site regularmente, portanto, seu convite para eventos do Facebook pode não ser visto por alguns de seus amigos. O Facebook não oferece ferramentas avançadas para o planejamento de festas, como gerenciar o que diferentes convidados podem trazer ou permitir que os hóspedes sugiram uma data e hora melhores. Seu design visual sem brilho, especialmente em comparação com os serviços completos de convite para planejamento de festas, deixa algo a desejar, embora você possa fazer upload de uma pequena imagem para acompanhar seu evento.

Doodle

O aplicativo de agendamento online Doodle ajuda um pequeno grupo de pessoas a escolher uma data e hora para um evento. Digite horários e datas que possam funcionar e convide seus amigos para votar neles através do aplicativo Web ou enviando um link por qualquer outro método que funcione para você (email, Facebook, mensagem de texto etc.).

O Doodle não é um serviço de planejamento de festas, mas se tudo o que você precisa fazer é obter informações de alguns amigos e familiares sobre o "quando" da sua festa, o Doodle realiza o trabalho de maneira rápida e limpa.

Punchbowl

O Punchbowl é uma alternativa direta ao eVite, exceto pelo fato de oferecer alguns serviços adicionais ausentes do eVite, como um "decisor de data" que, semelhante ao Doodle, permite que as pessoas votem nas datas e horários sugeridos para um evento. Semelhante ao eVite, você encontrará muitos artigos no Punchbowl com sugestões de festas, como coquetéis para fazer, temas e dicas para hospedagem.

Os contras de usar o Punchbowl são quase os mesmos do eVite. Seus convidados terão que navegar até o site para confirmar presença, e o conceito de enviar um e-convite rico em gráficos por e-mail pode parecer desatualizado. Se o Punchbowl funciona para sua festa dependerá em grande parte da sua lista de convidados e quanto tempo você deseja dedicar ao design de um convite (pois é aí que eu sempre fico desligado quando uso o site).

Eventbrite

Digamos que você esteja planejando organizar uma grande festa, como uma gala de véspera de Ano Novo ou um baile de caridade. Estamos falando de mais de 100 na lista de convidados, assim como de todos os seus mais. Você precisará de uma ferramenta de gerenciamento de RSVP mais completa e talvez até de um sistema de emissão de bilhetes. A Eventbrite pode lidar com este trabalho.

É muito pesado para sua festa básica ou troca de cookies, mas exatamente o que você precisará para um grande evento. Você pode cobrar o pagamento de ingressos, se necessário, ou emitir ingressos gratuitos, o que ainda ajudará a gerenciar quem passeia pela porta.

Mais maneiras de obter ajuda para a festa Você encheu o freezer com gelo, polvilhou o manto, cozinhou todos os seus legumes e mudou todas as cadeiras da casa para a sala de estar. E a música? E quem passará os melhores momentos enquanto você cumprimenta seus convidados e se muda para o quarto com uma braçada de casacos?

Uma solução para todos os seus problemas de última hora: terceirização pessoal.

Em alguns casos, você pode terceirizar problemas básicos de planejamento de festas para seus amigos e familiares. Ninguém odeia escolher música apropriada para festas mais do que eu, mas tenho alguns amigos que gostariam de fazer nada além de exibir suas coleções ecléticas de músicas para uma sala cheia de estranhos. Qualquer pessoa que leve seis horas de música, pronta para ir a uma das minhas festas, recebe um passe grátis automático para levar vinho.

Para aquelas tarefas que você não ousaria pedir ao seu antigo colega de quarto ou sogra, você pode contratar ajuda a uma taxa razoável e muitas vezes negociável em sites pessoais de terceirização. O mais conhecido é o TaskRabbit, que é limitado a algumas cidades dos EUA, mas tem uma seção inteira para "Ajuda do Evento". Como a pessoa que está contratando, você descreve o trabalho que precisa ser feito e depois espera que os trabalhadores façam lances na tarefa. Você pode contratar qualquer pessoa que desejar e também ler resenhas de pessoas anteriores que as contrataram.

Antes de planejar sua próxima festa, verifique algumas das diferentes opções para enviar convites, gerenciar RSVPs e contratar ajuda para tarefas pontuais, para que você possa aproveitar o evento tanto quanto seus convidados.