Vídeo: 👍Como Usar o #Trello para Organizar e Gerenciar seus Projetos (Outubro 2024)
Proprietários de pequenas empresas, profissionais que trabalham e até alguns alunos costumam desempenhar o papel de gerente de projetos, mesmo quando não estão treinados para isso. O gerenciamento de projetos é um negócio grande e sério, com graus avançados e certificações dedicadas ao assunto. Se você não é um PM certificado, é fácil para um projeto - e sua equipe afiliada - sob sua supervisão sair do controle, desviar-se dos trilhos e se transformar em uma bagunça totalmente desorganizada. Como você mantém seu projeto em andamento se não sabe nada sobre gerenciamento de projetos?
Isso aconteceu comigo há alguns anos em uma pequena organização. Me pediram para gerenciar vários redesenhos e relançamentos de sites (fui contratado como editor). Os membros da equipe incluíam alguns funcionários internos, bem como alguns contratados externos e alguns voluntários não remunerados. E eu não sabia nada sobre gerenciamento de projetos.
Sou uma pessoa altamente organizada, e provavelmente por isso fui encarregado de gerenciar os projetos em primeiro lugar. Mas organização pessoal não é a mesma coisa que gerenciamento de projetos, e meu primeiro projeto teve um começo terrível. Eu me senti horrível com isso, e minha falta de confiança só piorou as coisas. Claro, eu sabia como coletar informações, redigir um cronograma e divulgá-lo a todas as partes envolvidas, mas não fazia ideia do que mais eu deveria estar fazendo.
Para todas as almas desavisadas que precisam gerenciar projetos sem querer, coletei alguma sabedoria dos gerentes de projetos profissionais e compartilhei algumas das dicas que aprendi também. Todas essas dicas são escritas em linguagem simples, sem jargão do PM, e apontam para as melhores práticas gerais, táticas e práticas.
Verifique se a frequência da reunião funciona para todas as partes. Dependendo do tamanho do projeto e de como está indo, a frequência da reunião (ou chamada, para equipes separadas geograficamente) variará. Reuniões ou chamadas semanais costumam ser a norma, principalmente na inicialização, mas a frequência depende do tamanho e da linha do tempo do projeto, e deve ser agradável e valiosa para todos os lados. - Tom Thrash, gerente de projetos da Aptara
Tornar as reuniões importantes. Tenha uma agenda, cumpra a agenda e termine mais cedo. Perder o tempo de uma equipe de projeto é uma das maneiras mais rápidas de perder a confiança de uma equipe. Se for uma reunião de status, verifique se ela permanece em uma reunião de status e não se torna uma sessão ou brainstorm de queixa. E devolver alguns minutos já alocados é uma maneira rápida de comunicar que você respeita a equipe e o tempo deles. - Bill Sanders, diretor administrativo da Roebling Strauss, Inc. (um projeto digital e consultoria de gerenciamento)
Escolha as ferramentas de reunião certas. Quando as reuniões telefônicas semanais com um contratado externo se mostraram improdutivas, adicionei uma planilha do Google Drive ao mix. Ele mostrava uma lista de bugs que eu havia identificado em um projeto e uma classificação de quão importante eu achava que eles deveriam corrigir. O contratante e eu editamos esse documento juntos, enquanto conversávamos por telefone. Às vezes, ele até corrigia pequenos problemas naquele momento. A realização de "reuniões de trabalho", onde o trabalho é realizado durante a própria reunião, tornou-se uma adição valiosa à minha lista de sugestões de maneiras de manter um projeto em andamento. O uso de ferramentas colaborativas em tempo real, sistemas de videoconferência e encontros cara a cara antiquados, laptop a laptop são todas as opções. -Jill Duffy
Se "está tudo bem", continue cavando. Os check-ins são inestimáveis. Muitas vezes, encontro uma reunião de check-in com uma resposta "está tudo bem". É quando encontro respostas de acompanhamento como: "É ótimo ouvir isso, mas, realmente, não há problemas?" pode fazer você se destacar e onde você recebe feedback, pode usar. Essa pergunta de acompanhamento muitas vezes leva a respostas de "Bem, sim, X tem se movido muito bem, mas havia esse pequeno Y que me atrapalhava". Há muitas pessoas que simplesmente não gostam de reclamar, então cabe ao gerente de projetos se aprofundar. - Tom Thrash
Nunca atire no mensageiro. Quando as coisas dão errado, e eles vão, ninguém quer dar as más notícias. Se você é conhecido por reagir a más notícias com algo que não seja positivo, "Muito obrigado por trazer isso à minha atenção. Agora, como vamos resolver isso?" você está quase garantindo que nunca receberá más notícias cedo. E receber más notícias com antecedência dá a você muito mais tempo para resolver os problemas e diminuir seu impacto negativo no projeto. - Bill Sanders
Deixe os outros pensarem que estão no controle. Acho que é preciso um pouco de tempero, mas uma coisa que achei valiosa é aprender a estar no controle e deixar os outros pensarem que estão dirigindo. Muitos querem sentir que estão no controle, e isso é bom, mas o PM deve entender que eles são os principais responsáveis pelo resultado do projeto. - Tom Thrash
Peça ao usuário que defina os critérios de qualidade. Toda entrega tem um usuário, seja outro membro da equipe ou um eventual usuário final. Antes que os proprietários desse produto possam estimar com precisão o tempo e os recursos necessários para concluí-lo, precisam saber como o produto será medido em termos de qualidade e integridade. Seja na forma de uma especificação técnica completa ou de uma planilha de critérios de qualidade de uma página, o usuário deve defini-la com antecedência. É uma das técnicas mais simples de gerenciamento de riscos disponíveis. - Bill Sanders
Ferramentas para gerentes de projeto
Além das ferramentas comerciais multifuncionais mais básicas, como Excel e Outlook, os PMs ad-lib podem achar que o software especializado de gerenciamento de projetos realmente os leva a práticas recomendadas por meio de recursos integrados. Atribuir responsabilidades, estimar os tempos de conclusão das tarefas e manter a comunicação podem ser mais fáceis de lembrar se houver uma ferramenta que o guiará pelos movimentos. Aqui estão alguns que você pode usar para projetos grandes e pequenos:
Existem muito mais ferramentas para usar ou cooptar ao gerenciar um projeto e, às vezes, as mais simples executam o trabalho com mais eficiência do que as robustas e com todos os recursos. Se você tem uma ótima dica para compartilhar sobre o gerenciamento de projetos ou um programa para recomendar, deixe um comentário abaixo.
