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Quando me tornei verdadeiramente instruído em informática, passei muito tempo aprendendo os benefícios de uma estrutura de pastas bem organizada, bem como nomes de arquivos claros e significativos.
Um dos truques que aprendi com meus primeiros mentores envolve cores. Quem quer olhar para uma lista de ícones de pastas de papel pardo? Além de sua superioridade estética, pastas com código de cores ou pastas com ícones exclusivos podem transmitir informações. Uma analogia é email. As mensagens não lidas têm texto em negrito ou talvez um plano de fundo branco na visão geral da caixa de entrada, enquanto as mensagens lidas são romanas (ou seja, não estão em negrito) ou talvez tenham um plano de fundo cinza, ou ambos.
Pastas com código de cores para uso individual
O conceito não poderia ser mais simples: defina por si mesmo significados para cores diferentes. Meu esquema de cores pessoal se divide em três grupos: trabalho futuro, trabalho em andamento e trabalho concluído.
Veja como fazê-lo:
Mac. Em um Mac, clique com o botão direito do mouse ou mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica e navegue até a área de etiquetas.
Windows XP. No Windows XP, clique com o botão direito do mouse em uma pasta no Windows, selecione Propriedades, a guia Personalizar e selecione Alterar ícone. Você verá uma longa lista de ícones possíveis. Eu recomendo escolher ícones que você possa encontrar e acessar rapidamente, bem como imagens que evoquem os significados pretendidos.
Windows 7. Windows 7. No Windows 7, você precisará de um pequeno programa para ajudá-lo a adicionar um pouco de pizzaz às suas pastas. Existem muitos downloads gratuitos, incluindo o Folder Colorizer e o Rainbow Folders.
Pastas com código de cores para equipes
Enquanto pastas codificadas por cores podem ajudar a fazer com que as pessoas trabalhem com mais eficiência, elas fazem maravilhas para as equipes.
Implementei um sistema de cores em um escritório de revistas onde trabalhei com uma equipe altamente colaborativa. Utilizamos um servidor compartilhado para publicar arquivos de páginas e artigos de revistas. Diferentes editores, produtores de páginas e designers precisam trabalhar em cada arquivo em um estágio diferente do processo: primeiro designer de página (pastas sem cor), segundo editor (pastas amarelas), terceiro diretor de arte (pastas laranja) e final assinatura (pastas roxas). Podemos até ter mais alguns códigos, como quando um arquivo teve que passar por uma segunda passagem entre o editor e o diretor de arte (já faz anos desde que eu usei esse sistema), mas você entendeu.
Sempre que alguém abrisse o servidor, eles poderiam dizer imediatamente qual lote de arquivos estava pronto para eles.
O futuro do código de cores com sistemas operacionais modernos
Os provedores de serviços de tecnologia e até os sistemas operacionais começaram a mudar a forma como eles nos apresentam nossos dados e como interagimos com eles, o que em breve poderá tornar obsoletas idéias como pastas de códigos de cores desatualizadas - embora exista um problema, o que explicarei em um momento, isso faz com que táticas como cores ainda sejam relevantes. Por exemplo, no iOS, as estruturas de pastas nem sequer existem. Quando você "salva" um arquivo de um aplicativo, normalmente o salva em outro sistema de sincronização baseado em nuvem, seja Dropbox, iCloud ou qualquer outra coisa. Você não o salva localmente em uma pasta.
Mesmo em Macs, o OS X incentiva os usuários a não mexer com pastas e posicionamento de arquivos a qualquer momento que o armazenamento baseado em nuvem entra em jogo. Se você salvar um arquivo no iCloud, não terá muito a dizer sobre onde ele vai. O Windows 8 mostra algumas dessas mesmas tendências para afastar o usuário de pensar em como organizar dados.
Aqui está a diferença: mesmo quando um sistema operacional ou serviço remove a capacidade do usuário de gerenciar o posicionamento dos dados, eles precisam fornecer algum mecanismo para tornar suas informações 1) visíveis e 2) pesquisáveis.
Gmail e Google Drive / Docs são mais dois exemplos interessantes. Você já reparou que pode colocar um email ou arquivo em mais de uma pasta no Gmail ou no Google Docs? O que o Google chama de pastas é realmente mais como tags ou códigos para classificação. O Google também fornece "rótulos", que mais ou menos fazem a mesma coisa. Eles ainda não são tão úteis para alguém como eu, que deseja ver seus arquivos, e-mails e outros dados organizados de maneira a fornecer algum tipo de utilidade. Eu gosto de ver na parte superior da minha estrutura de pastas os arquivos nos quais preciso trabalhar primeiro. Eu gosto de enterrar na parte inferior ou em uma pasta separada os itens que eu não preciso mais, mas não quero excluir.
No momento, estamos em uma fase de transição, quando as empresas de tecnologia descobrem a melhor forma de nos apresentar os dados e o que devemos ou não nos permitir fazer com eles. Espero que, quando o teste de usabilidade para esses novos métodos ocorra (correção: espero que ocorra um teste de usabilidade, ponto final!), Testadores suficientes mostrem uma preferência por colocar pistas visuais em sua estrutura de dados, para que eu possa continuar codificando em cores minhas pastas para ajudar eu permaneço produtivo e organizado.
