Hands-on com os novos aplicativos para pequenas empresas do microsoft 365

A Microsoft anunciou hoje a disponibilidade geral (GA) do Microsoft 365 Business, uma solução criada para pequenas e médias empresas (SMBs) que combina o Windows 10 Pro e o Office 365 com um console de TI integrado que simplifica o gerenciamento de dispositivos, dados e usuários para SMBs. O maior atrativo, no entanto, é o conjunto de novos aplicativos incluídos no pacote, que visa simplificar as operações de pequenas empresas, incluindo faturamento, envio de campanhas de email marketing e gerenciamento de listagens de empresas nos mecanismos de pesquisa e mídias sociais - tudo em um só lugar.

O Microsoft 365 Business (que começa em US $ 20 por usuário por mês para até 300 funcionários) vem com três aplicativos novos. O Microsoft Connections é uma ferramenta leve de marketing por e-mail, o Microsoft Invoices é um aplicativo simples de faturamento para computadores e dispositivos móveis, e o Microsoft Listings permite que pequenas e médias empresas gerenciem suas presenças digitais e sincronizem informações como um novo endereço ou horário de funcionamento do Bing, Facebook, Google e Yelp.

A solução também vem com acesso opcional ao Microsoft StaffHub, um aplicativo fácil de agendamento de turnos para funcionários. O StaffHub foi anunciado como parte da F1, uma das outras versões do Microsoft 365 para trabalhadores de primeira linha. As SMBs também podem conectar outros aplicativos existentes ao painel do Microsoft Business Center: uma ferramenta simples da Microsoft Bookings para gerenciar compromissos on-line, o aplicativo de rastreamento de milhas MileIQ que monitora a viagem de um usuário para reembolso de impostos e o Outlook Customer Manager, uma ferramenta básica de CRM criada direto no cliente de email da Microsoft.

Os aplicativos foram criados expressamente para o gerenciamento simples de pequenas e médias empresas e são muito fáceis de usar. A Microsoft exibiu o Microsoft 365 Business e os novos aplicativos em um evento de imprensa em Nova York na semana passada. O PCMag começou a jogar com os aplicativos Microsoft Connections, Invoices, Listings e StaffHub.

1 Microsoft Business Center

Este é o seu centro de comando para pequenas empresas no Microsoft 365 Business, onde a Microsoft deseja que as pequenas e médias empresas venham "administrar e expandir seus negócios". O Microsoft Business Center é aberto em um painel principal com widgets (não personalizáveis), oferecendo uma rápida olhada em suas faturas, campanhas de email, reservas e impressões das listagens de sua empresa nas áreas de pesquisa e social. No lado esquerdo, estão as guias dos seus aplicativos: Faturamento, Reservas, Listagens, Conexões e sua lista de Contatos (que é sincronizada com o Outlook Customer Manager e com o Microsoft Dynamics).



2 Log de atividades

Abaixo dos widgets no painel principal, há um log de atividades que mostra a atividade em todos os seus aplicativos: novas avaliações do Yelp em Listagens, campanhas de email do Connections, compromissos recém-contratados, faturas pagas etc.



3 Listagens da Microsoft

O Microsoft Listings ajuda as pequenas e médias empresas a criar e manter sua marca em (atualmente) quatro dos maiores fatores para aquisição de clientes on-line: Bing, Google, Facebook e Yelp. A PCMag conversou com Gabe Long, gerente sênior de marketing de produtos da Microsoft, para um hands-on com vários dos novos aplicativos SMB. Ele chamou o Microsoft Listings de essencialmente uma "cobertura digital", na qual é possível atualizar informações do ponto de presença, como localização ou horário da empresa, e sincronizar essas informações em todas as suas presenças online.



Painel de 4 Anúncios

As listagens também rastreiam impressões em suas páginas ou perfis em cada site social e de pesquisa, assim como curtidas no Facebook, críticas e estrelas do Yelp etc. Você pode encontrar todas essas informações no painel Listagens, que é uma coleção interativa de gráficos que acompanham mensalmente curtidas, impressões e visualizações de página em cada um dos quatro sites.



5 Conexões da Microsoft

No lugar de uma plataforma completa de marketing por email ou automação de marketing, o Microsoft Connections oferece às SMBs uma ferramenta leve para enviar campanhas por email e boletins informativos, além de rastrear essas campanhas com métricas de envolvimento de clientes e leads. O painel do Connections mostra um log de atividades de todas as suas campanhas e destinatários e métricas no crescimento da sua lista de emails ao longo do tempo.



6 objetivos da campanha

Existem três tipos de campanhas que você pode enviar no Connections: boletins, anúncios e solicitações de referência. Há muito apontava referências, em particular, como o principal tipo de campanha, uma vez que as pequenas empresas confiam no boca a boca, sobretudo para adquirir novos clientes. No entanto, independentemente do tipo de campanha escolhido, você será iniciado em um assistente de e-mail que ajuda a personalizar sua campanha usando mais de uma dúzia de modelos diferentes.



7 Cores e formatação de email

O assistente de email e o editor de formatação são fáceis de usar e podem ser surpreendentemente personalizáveis, apesar da experiência intencional dos barebones. Você pode escolher cores para combinar com a marca da sua empresa, editar o texto do email com um editor WYSIWYG e extrair imagens com formatação de arrastar e soltar para ajustar a aparência.

O editor de email se integra à pesquisa de imagens do Bing para obter imagens de arte e uso gratuito com licenças Creative Commons, portanto, não há preocupação com a violação de direitos autorais. Em seguida, na parte inferior de cada modelo, há espaço para arrastar e personalizar uma frase de chamariz (CTA), como um botão "Entre em contato" ou Visite-nos ".



8 Ofertas de referência

Para referências em particular, o Microsoft Connections inclui um gerador de ofertas embutido para recompensar clientes fiéis com descontos e ofertas por contar a amigos sobre seus negócios e, ao mesmo tempo, oferecer aos novos clientes por referência um acordo próprio. Você pode configurar uma oferta de referência que, por exemplo, ofereça aos amigos indicados 10% de desconto na primeira compra e clientes que indiquem um amigo 20% na próxima compra. As ofertas de referência são personalizáveis ​​por porcentagem ou valor em dólar, com a opção de definir uma data de validade.



9 Convidar contatos para a campanha

Convidar contatos para sua campanha é tão fácil quanto digitar o nome ou endereço de email, adicionar uma linha de assunto e exibir sua newsletter, anúncio ou campanha de referência.



10 Recomendações para campanhas por email

Depois de enviar uma campanha, você pode voltar ao painel do Connections e clicar em sua nova campanha na lista para ver as métricas de engajamento. O Connections também fornece às PMEs recomendações sobre como aumentar suas campanhas, como configurar uma página de inscrição ou de entrada para quando novos clientes clicarem em um link de referência.

O Microsoft Connections não é muito sofisticado, mas rastreará todos os cliques em um URL de referência, seja ele enviado por mensagem de texto, rede social, etc. Quando os amigos clicam no link, as SMBs obtêm algumas informações importantes (como desde que os destinatários tenham optado por): nome, endereço de e-mail, quem os indicou e a capacidade de personalizar sua oferta ou cupom de referência.



11 Métricas da campanha de marketing por email

O painel principal do Connections e as páginas individuais também fornecem algumas métricas básicas de desempenho. Para cada campanha de email, você pode ver quantos contatos foram enviados, se todos os emails foram entregues, quantos foram abertos e se a campanha resultou ou não em inscrições, cupons resgatados ou novos clientes. Na parte superior da sua página de listas de e-mails, você também obtém totais mostrando o crescimento total e quantos clientes foram adicionados e removidos (também disponíveis no painel principal do Business Center).



12 Faturamento da Microsoft

O Faturamento da Microsoft não é uma ferramenta contábil completa e, de fato, integra-se ao QuickBooks. O aplicativo foi projetado para fornecer ferramentas rápidas de faturamento e estimativa (no computador e no celular para Android e iOS) para ajudar as pequenas e médias empresas a acelerar os pagamentos e gerenciar o fluxo de caixa. O painel principal de faturamento no Microsoft Business Center fornece uma lista central mostrando faturas, valores, datas de vencimento etc., com tags que mostram se cada fatura está em rascunho, em atraso ou paga. Você pode classificar a lista por estimativas ou preços e criar rapidamente novas faturas e estimativas ou visualizar o total de clientes.



13 Aplicativo de faturamento móvel

O aplicativo móvel de faturamento da Microsoft faz tudo isso em movimento. Você pode ver rapidamente faturas e itens de linha, enviar faturas e receber pagamentos com informações pré-preenchidas de seus contatos ou QuickBooks. Portanto, se você entrar em uma fatura, poderá ver rapidamente itens de linha, trabalhos concluídos, anexos (como comprovante de documento de trabalho ou recibo) e alterar descontos rapidamente antes de enviar a fatura diretamente do seu smartphone.



14 Faturamento e estimativas em movimento

O painel de faturamento móvel fornece totais rápidos, mostrando os valores faturados do mês e os pagamentos pendentes ou vencidos. Você também pode acessar suas listas de faturas ou estimativas ou criar uma nova fatura usando o botão Mais (+). A própria página da fatura usa modelos básicos e alterna de ligar / desligar, semelhante ao painel de administração do Microsoft 365 Business, para enviar faturas rapidamente sem muito esforço manual.



15 faturas pendentes

Se você clicar em Faturas pendentes, poderá ver os pagamentos mais prementes necessários para manter o ciclo de fluxo de caixa da sua empresa. O aplicativo também mostra nomes de contatos e valores em atraso. Oferece a opção de contatá-los diretamente para um pagamento. O Faturamento da Microsoft se integra ao PayPal para que você possa receber um pagamento online rápido.



16 Calculadora de taxa de imposto personalizada

Outro recurso interessante é a calculadora de taxas personalizadas, que calcula automaticamente as taxas de cada estado quando você cria uma nova fatura e insere itens de linha. É um toque agradável para um aplicativo projetado para tornar o faturamento o mais rápido e fácil possível para pequenas e médias empresas.



17 Microsoft StaffHub

Long também deu à PCMag uma olhada no Microsoft StaffHub, que permite que trabalhadores em turnos nas áreas de varejo, medicina, fábrica ou outras profissões de primeira linha gerenciem os horários dos turnos e adicionem notas à medida que desligam os turnos. O menu do aplicativo móvel fornece acesso rápido aos membros e perfis da equipe.



18 Painel de mudança de dispositivos móveis

A tela Meus turnos mostra todos os turnos atribuídos distribuídos pelo seu gerente. O StaffHub também adiciona itens de pendências para o seu turno ou para o funcionário que está assumindo o cargo.



Calendário de 19 turnos

O calendário de turnos oferece aos funcionários uma visão diária, semanal ou mensal dos turnos atribuídos. Você pode navegar pelas mensagens ou pela sua caixa de entrada para coordenar com colegas de trabalho qualquer mudança de turno.



20 Novo Item de Tarefa

Quando você adiciona um item de tarefa no StaffHub, pode adicionar um título, data de vencimento, anotações e quaisquer anexos de fotos relacionados ao item de ação. O StaffHub, como todos os outros aplicativos do Microsoft 365 Business, é simples por design. Proporciona aos funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas o caminho de menor resistência à realização do trabalho.