Como o comércio eletrônico pode estar em conformidade com a nova lei de impostos sobre vendas on-line

Se seu alcance de TI engloba uma operação de comércio eletrônico, prepare-se para algumas complicações. Agora, as empresas on-line precisam cumprir as regras estaduais de imposto sobre vendas para os 45 estados e territórios dos EUA que os coletam, devido à decisão da Suprema Corte dos EUA em Dakota do Sul v. Wayfair Inc. em 21 de junho de 2018. Muito foi escrito sobre a situação. dessas empresas on-line, com a maioria das histórias discutindo como agora eles terão que fazer mais papelada, lidar com carga administrativa extra e gerenciar a cobrança de impostos para quaisquer transações relacionadas a esses estados. Mas nada disso é exatamente verdade.

Infelizmente, a verdade exata é muito pior. Primeiro, cada um desses 45 estados e territórios dos EUA cobra taxas diferentes de imposto sobre vendas, não apenas entre si, mas também dependendo do produto que está sendo vendido. Segundo, alguns estados dos EUA também cobram imposto sobre vendas de serviços, portanto, não são apenas os varejistas eletrônicos afetados. Além disso, cada estado dos EUA tem isenções de impostos com base no tipo de produto, tipo de comprador ou onde, no ciclo de vendas, a transação ocorre.

E isso nem é o pior. De acordo com uma estimativa que li, na verdade existem mais de 10.000 jurisdições tributárias únicas nos EUA, cada uma das quais pode afetar as taxas de imposto sobre vendas e as operações de cobrança da atividade de comércio eletrônico. A menos que o Congresso dos EUA decida criar legislação que de alguma forma simplifique tudo isso, sua empresa terá que encontrar uma maneira de lidar com a conformidade, incluindo cobrar o imposto correto sobre vendas, manter isenções sempre que apropriado, arquivar declarações de impostos comerciais adequadas e, claro, pagando a quantia correta de imposto para cada estado e localidade.

Sugerir que esta é uma tarefa assustadora seria um eufemismo. Para grandes organizações que usam software contábil de nível corporativo operado por departamentos contábeis consideráveis ​​e experientes, advogados tributários e analistas, é possível. É por isso que equipamentos do tamanho da Amazon.com e do Walmart podem pagar impostos sobre vendas em todas as jurisdições em que é necessário e o fazem há anos.

Mas isso deixa de fora a grande maioria dos negócios da web de hoje, a maioria dos quais se encaixa perfeitamente na estrutura de pequenas e médias empresas (SMB). São milhares de empresas que simplesmente vendem coisas ou serviços na Internet como parte do dia a dia dos negócios. Para eles, lidar com o cumprimento dos impostos sobre vendas após a decisão da Suprema Corte dos EUA é quase impossível.

Como encontrar ajuda de conformidade

Felizmente, há ajuda a ser recebida. Se você vender pela Amazon, o gigante do varejo informará quanto de imposto de vendas cobrar em cada transação. Mas, a menos que você esteja na Pensilvânia ou no estado de Washington, ainda precisará registrar as declarações fiscais e efetuar os pagamentos por conta própria. Somente nesses estados é permitido à Amazon lidar com os impostos sobre as transações.

Mas se você não vender pela Amazon, ainda haverá ajuda na forma de empresas especializadas em ajudar os vendedores com suas necessidades de conformidade. Dois deles, Avalara e Sovos, atendem a uma ampla gama de necessidades de conformidade, incluindo o cálculo do imposto sobre vendas por transação. Ambos são provedores de aplicativos baseados na nuvem que permitem atender aos seus requisitos de imposto sobre vendas sem transformar essa tarefa na tarefa central dos seus negócios.

"Temos um catálogo de conectores para centenas de sistemas de contabilidade", disse Mark Janzen, vice-presidente de engenharia da Avalara. Ele disse que esses conectores funcionam como plug-ins para sistemas de contabilidade, comércio eletrônico e planejamento de recursos empresariais (ERP) e podem ser configurados para lidar com todas as fases do processo de imposto sobre vendas automaticamente.

"Toda vez que você toca em uma fatura, ela acessa Avalara e adiciona os impostos", explicou Janzen. "No final do mês, você vai ver o que foi feito e faz com que Avalara arquive os impostos para você."

Cálculo do imposto sobre vendas

Janzen disse que o processo de instalação é relativamente fácil. Alguns pacotes de comércio eletrônico, e especialmente soluções dedicadas de cobrança e faturamento, já incluem conectores para conectar-se às APIs (interfaces de programação de aplicativos) do Avalara, e alguns os integram totalmente. Janzen disse que mesmo fazer você mesmo não é particularmente complicado e que os revendedores ajudarão na instalação, embora seja fácil o suficiente que a maioria dos departamentos de TI consiga lidar com eles mesmos.

Depois que uma empresa adquire o AvaTax (que é o produto da Avalara), ela precisa fornecer informações sobre os tipos de produtos ou serviços que vende e os locais onde atua. As informações fornecidas à Avalara precisam incluir detalhes sobre vendas isentas (ou seja, itens isentos de impostos sobre vendas, como itens vendidos para revenda). Feito isso, o Avalara possui as informações necessárias para calcular o imposto sobre vendas.

"Não é tão simples quanto colocar uma taxa na fatura", disse Janzen. De fato, Janzen disse que, devido às peculiaridades das leis estaduais e municipais de impostos sobre vendas, cada item de linha de uma fatura pode ter uma taxa de imposto diferente. Ele disse que descobrir exatamente em que jurisdição tributária o comprador se encontra pode ser complexo porque os locais que dependem dos códigos postais podem cruzar as fronteiras jurisdicionais.

"Nós nos concentramos na precisão do telhado", disse Janzen, acrescentando que Alavara determina a latitude e longitude exata de cada endereço para garantir que imposto deve ser aplicado. "Existem mais de 12.000 jurisdições", disse Janzen.

Reduzindo seus custos de conformidade

Janzen disse que o software tributário e contábil para pequenas e médias empresas pode incluir o software Alavara embutido. Ele apontou para pacotes como BigCommerce e Shopify que ajudarão você com impostos sobre vendas. No entanto, o BigCommerce inclui o software de imposto sobre vendas da Avalara. Com o Shopify, você precisará arquivar e pagar seus impostos por conta própria.

Não importa como você olhe, a decisão da Suprema Corte dos EUA vai custar-lhe dinheiro. Embora você possa repassar o custo do imposto para seus clientes (que já estão acostumados a pagar impostos sobre vendas), o carregamento do administrador simplesmente vai para o resultado final. Adicionar algum tipo de software de imposto sobre vendas reduzirá pelo menos seus custos de conformidade.