Como proteger seus documentos do Microsoft Word

Você escreveu um documento importante ou sensível no Microsoft Word. E você deseja mantê-lo privado ou pelo menos seguro. Talvez você queira ter certeza de que somente você e certas pessoas possam lê-lo ou editá-lo. Talvez você queira restringir os tipos de modificações que alguém pode fazer no documento. Talvez você queira garantir aos leitores do documento que esta é a versão final. Você pode fazer tudo isso e muito mais se souber quais ferramentas usar no Word e como usá-las.

A versão mais recente do Microsoft Word do Office 365 oferece várias opções para proteger seu documento. Você pode definir um documento para abrir no modo somente leitura para evitar edições acidentais. Você pode criptografar seu documento para que ninguém possa acessá-lo sem a senha correta. Você pode limitar o conteúdo que pode ser editado em um documento e a maneira como ele pode ser editado. Você pode adicionar uma assinatura digital para garantir que ninguém possa mexer no documento. E você pode marcar um documento como final para que as pessoas saibam que ele não foi alterado desde a última vez que você o salvou.

Para esses truques, estou usando a versão mais recente do Word do Office 365. As opções que abordo aqui funcionam basicamente da mesma maneira no Word 2016, 2013 e 2010. No entanto, a capacidade de marcar um documento como final e torná-lo somente leitura são duas opções separadas no Word 365 e uma única opção combinada nas outras versões do Word.

Proteger Documento

Para começar, abra um documento no Microsoft Word que você deseja proteger. Clique no menu Arquivo e, em seguida, clique no botão Proteger documento. No menu Proteger documento, selecione a primeira opção para Sempre abrir somente leitura .



Somente leitura

Salve o documento e reabra-o. O Word exibe uma mensagem informando que o autor deseja que você abra isso como somente leitura, a menos que você precise fazer alterações. Clique em Sim para abrir o documento no modo somente leitura. Obviamente, qualquer um pode dizer não e abrir o documento no modo de edição. O objetivo é facilitar que as pessoas abram o documento como somente leitura para reduzir as chances de fazer alterações indesejadas.



Criptografar com senha

Para desativar a opção somente leitura, abra o documento no modo de edição. Clique no menu Arquivo e selecione Proteger documento. No menu Proteger documento, selecione a opção Sempre abrir somente leitura . Fique na mesma tela e clique novamente no botão Proteger documento. Desta vez, selecione a opção Criptografar com senha .



Crie uma senha

Na janela Criptografar documento, crie uma senha e clique em OK. Certifique-se de usar uma senha complexa, mas memorável. Se você esquecer a senha, a Microsoft não oferece como recuperá-la ou redefini-la, o que significa que você não poderá acessar o documento. Digite a senha novamente para confirmá-la. Clique OK.

Salve novamente e feche o documento. Reabra-o. Digite a senha para acessar o documento. Clique OK.



Remova a senha

Para remover a senha, clique no menu Arquivo e selecione Proteger documento. Clique na opção Criptografar com senha . Na janela Criptografar documento, exclua os pontos que obscurecem sua senha. Clique OK. Salve novamente e feche o documento. Na próxima vez que você o abrir, não será solicitado uma senha.



Restringir edição

Clique no menu Arquivo e retorne ao botão Proteger documento. Selecione a opção para restringir a edição .

Seu documento exibe um painel Restringir edição à direita para restrições de formatação e edição. Aqui, você pode dar às pessoas permissão para ler seu documento, bem como selecionar o que elas podem editar e como.



Restrições de formatação

Marque a caixa de seleção Limitar a formatação a uma seleção de estilos para impedir que as pessoas alterem a formatação do documento por meio do recurso de estilos do Word. Clique no link para Configurações. Na janela pop-up Restrições de formatação, todos os estilos são permitidos por padrão. Você pode mantê-lo como está, alterá-lo para o mínimo recomendado ou para Nenhum. Se você não tiver certeza de qual configuração escolher, escolha a opção Mínimo recomendado.

Você também pode marcar qualquer uma das três opções em Formatação para permitir que a AutoFormatação substitua as restrições, bloqueie a capacidade de alternar temas ou a opção de alternar os Conjuntos de estilos rápidos. Se você não tiver certeza, deixe essas três configurações desmarcadas. Clique em OK para fechar a janela Restrições de formatação.



Editando Restrições

Em Restrições de edição, marque a caixa Permitir apenas esse tipo de edição no documento. Clique no menu suspenso abaixo. Agora você pode escolher entre quatro opções: Alterações rastreadas ativam Rastrear alterações para qualquer leitor do documento e restringe todos os outros tipos de edição; Comentários permite que os leitores insiram comentários em seu documento, mas não fazem outras modificações; Preencher formulários permite que os leitores preencham os formulários criados, mas não os alteram; e Nenhuma alteração (somente leitura) coloca o documento no modo somente leitura, para que nenhuma alteração possa ser feita. Selecione a opção que você deseja.



Exceções

Se você marcar a opção Comentários ou Sem alterações (somente leitura), poderá criar exceções para qualquer pessoa poder editar determinadas partes do seu documento. Na seção Exceções, marque a caixa Todos e selecione as partes do documento que você deseja que alguém possa editar.



Aplicar proteção

Por fim, clique na opção Sim, Iniciar imposição de proteção . Digite e digite novamente uma senha e clique em OK. Salve novamente e feche o documento. Reabra-o. Os controles de edição na faixa de opções agora estão acinzentados. Clique em qualquer seção do documento permitida para edição e os controles se tornarão acessíveis.



Desativar proteção

Para desativar a proteção, clique na guia Revisão e clique no ícone para Restringir edição. Clique no botão Parar proteção na parte inferior do painel Restringir edição. Digite a senha e clique em OK. Em seguida, desmarque as opções das restrições de formatação e edição que aparecem no canto superior direito.



Adicionar uma assinatura digital

Clique no menu Arquivo e retorne ao botão Proteger documento. Selecione a opção para adicionar uma assinatura digital . Isso informa às pessoas que leem o seu documento que você e mais ninguém o assinaram, indicando que você foi a última pessoa a revisá-lo e salvá-lo.



Certificado de assinatura

Para criar uma assinatura digital, você precisará de um certificado de assinatura. Na primeira vez em que você faz isso, o Word exibe a mensagem: "Para assinar um documento do Microsoft Office, você precisa de uma assinatura digital, deseja obter uma de um parceiro da Microsoft agora?" Clique em Yes. Uma página de suporte da Microsoft aparece para ajudá-lo a encontrar uma identificação digital. Experimente os links para os vários fornecedores para obter uma identificação digital. Em seguida, clique no link na página da Web para adicionar ou remover uma assinatura digital nos arquivos do Office. Role a página para saber como adicionar uma assinatura digital.

Depois de ter o ID digital, retorne ao botão Proteger documento e clique novamente na opção Adicionar uma assinatura digital . Na janela Assinar, preencha os campos necessários e clique no botão Assinar. Você pode ser solicitado a confirmar a assinatura digital. Clique OK.

Seu documento agora é assinado digitalmente e tornado somente leitura. O Word explica que o documento foi assinado e marcado como final e que, se alguém mexer nele, as assinaturas se tornam inválidas. Quem abrir o documento verá o aviso da sua assinatura digital.



Marcar como final

Por fim, se você não pode ou não deseja usar uma assinatura digital, ainda pode marcar o documento como final. Clique no menu Arquivo e retorne ao botão Proteger documento. Selecione a opção para marcar como final .

Uma mensagem pop-up informa: "Este documento será marcado como final e salvo." Clique OK. Outra mensagem aparece e informa: "Este documento foi marcado como final para indicar que a edição está concluída e que esta é a versão final do documento. Quando um documento é marcado como final, a propriedade status é definida como 'Final' e digitação, comandos de edição e marcas de verificação estão desativados. Você pode reconhecer que um documento está marcado como final quando o ícone Marcar como final é exibido na barra de status. " Clique OK.



Editar de qualquer maneira

Quando alguém abre o documento, uma mensagem é exibida na parte superior: "MARCADO COMO FINAL. Um autor marcou este documento como final para desencorajar a edição". Um botão Editar de qualquer maneira também é exibido. Se alguém clicar nesse botão, ele ou ela ainda poderá editar e salvar novamente o documento. Mas então o documento mostraria você como autor e a outra pessoa como quem a modificou pela última vez. Portanto, o objetivo final aqui não é impedir que alguém edite o documento, mas dizer aos leitores que o documento é final e que você deve aparecer como o autor e a pessoa que o modificou pela última vez.