Vídeo: Como sincronizar agenda Gmail com Microsoft Outlook (Outubro 2024)
Os usuários corporativos se acostumaram ao Outlook. O cliente de email para mais de um bilhão de usuários do Microsoft Office no planeta tornou-se uma segunda natureza. Mas algumas empresas estão descobrindo que economiza dinheiro e manutenção para permitir que o Google hospede seus emails, calendários e contatos, mesmo que isso signifique que terceiros terão acesso ao conteúdo do email e os anúncios gráficos direcionados aparecerão na caixa de entrada. Se você pudesse usar o Outlook com o Google Apps Mail (na verdade, apenas o Gmail), não precisará ver esses anúncios e terá um painel de visualização, classificação da caixa de entrada, formatação avançada, opções de clique com o botão direito do mouse, conector social e a maioria dos as outras ferramentas que o Outlook oferece.
Felizmente, o Google Apps Sync para Microsoft Outlook permite que você aproveite a maioria das ferramentas do Outlook, mas apenas para o Outlook 2010 até o momento. Se você executar o Office 2013, ainda poderá se conectar a uma conta do Gmail por meio do IMAP, mas isso só lhe enviará emails, sem calendários, tarefas ou contatos. Usando o Apps Sync, o Gmail emula uma versão limitada de um Microsoft Exchange Server. Você obtém a maioria das coisas importantes - seus contatos, eventos da agenda, tarefas e anotações do Outlook. Mas algumas coisas não serão sincronizadas, como rascunhos, datas e lembretes de acompanhamento, regras, assinaturas, formatação rich text, recibos de entrega, anexos de calendário, lembretes de tarefas e lançamentos no diário. Há uma lista exaustiva do que é e não é sincronizado neste PDF do Google.
Se você pode conviver com essas limitações e sua empresa mudou para o Google Apps, usar o Outlook com seu novo serviço de comunicação é uma simples questão de instalar e executar o Apps Sync. É compatível com Windows 7, Vista, XP e Outlook 2003, 2007 e 2010. Observe que não foi atualizado para o Windows 8 ou o Outlook 2013, a versão incluída no Office 365. Os usuários do Outlook 2011 para Apple Mac são sem sorte. Entramos em contato com o Google sobre isso e atualizaremos este artigo quando houver progresso. Você pode obtê-lo aqui. Na verdade, esse download oferece dois utilitários. Além do Apps Sync, você também recebe o Google Apps Migration for Microsoft Outlook, que, como o nome sugere, permite mover os dados existentes do Outlook para o Google Apps. Você pode baixar a ferramenta de migração separadamente, aqui.
Depois de baixar o utilitário, verifique se o Outlook não está em execução e pressione o botão Download do Google Apps Sync - ele instalará o software automaticamente depois que você clicar em OK na caixa de diálogo Controle de conta de usuário.
Em seguida, você verá uma pequena caixa de diálogo solicitando que você faça login na sua conta do Google Apps. Esse é o mesmo login que você usa para o Google Apps ou para sua conta corporativa do Gmail.
Após o login bem-sucedido, você verá uma caixa de diálogo bastante mais complicada com caixas de seleção para especificar o que você deseja importar. Este é realmente um pouco confuso: a parte superior da caixa de diálogo diz "Criar um perfil do Google Apps no Microsoft Outlook", que é um problema separado da importação. Se você possui um serviço de correio pré-existente usado no Outlook, marque a caixa de seleção superior para manter as mensagens, contatos, calendários e anotações anteriores.
Você pode marcar e desmarcar separadamente qualquer uma dessas subcategorias, se não quiser manter tudo. Em particular, você provavelmente desejará desmarcar os emails excluídos e indesejados, que são verificados por padrão. A caixa de diálogo permite que você envie os dados de uso ao Google para ajudá-los com a garantia de qualidade. Há mais uma opção, exibida quando você clica em Avançado - Desative o AutoArquivar. Isso está marcado por padrão e significa que o Google manterá cópias de todas as suas mensagens antigas.
Em seguida, clique no botão Criar perfil. Se a instalação prosseguiu corretamente, você verá uma caixa de mensagem nesse sentido. A caixa de mensagem também mostra como a ferramenta adiciona um ícone à bandeja do sistema Windows e oferece um botão que inicia o Outlook.
Ao iniciar o Outlook, você verá a caixa de mensagem Status da sincronização e seu aplicativo Outlook será preenchido com todas as suas pastas e novos emails. O download de até 1 GB será feito na sua máquina local, a menos que você altere o limite na opção Definir limite de tamanho da caixa de correio do ícone da bandeja.
A caixa de diálogo Status é aberta a partir de então toda vez que você inicia o Outlook, a menos que você desmarque a caixa de seleção única na parte inferior: "Abra esta janela quando o Microsoft Outlook for iniciado". Eu recomendo desmarcar isso para impedir que essa caixa de diálogo distrativa apareça o tempo todo; você sempre pode chamá-lo de volta no ícone da bandeja. Pode ser necessário fazer isso se você notar falta de correio, itens de calendário ou contatos. Cada categoria de sincronização inclui um link de ressincronização que pode apenas curar seus problemas.
Agora você está pronto para começar a usar o Outlook, como sempre! Para saber mais sobre a iniciativa do Google para o mercado de mensagens corporativas, leia nossa análise completa do Google Apps. Para saber mais sobre o Outlook, leia nossa análise do Microsoft Office.
