Organize-se: como trabalhar com o histórico de revisões no google docs

Uma vantagem do uso do Google Docs é que ele sempre salva seu trabalho automaticamente. Outra é que o Google mantém um histórico de todas as alterações feitas em um documento. Como você tem acesso ao seu histórico de versões no Google Docs, é possível restaurar uma versão mais antiga de um arquivo ou fazer uma cópia de uma versão anterior e transformá-la em um projeto diferente.

Observe que você só pode ver e recuperar versões anteriores de arquivos se tiver permissão de edição. Se alguém compartilhar um arquivo com você e lhe der permissão somente leitura, você não poderá ver seu histórico. Observe também que a versão comercial do Google Docs é chamada G Suite; essas dicas devem funcionar para qualquer versão.

Aqui está como isso funciona.

Como ver versões mais antigas de um documento do Google

Você pode ver uma lista do histórico de revisões de qualquer documento do Google de três maneiras.

1. No menu, escolha Arquivo> Histórico de versões> Consulte Histórico de versões.

2. Use o atalho do Windows Ctrl + Alt + Shift + H ou Command + Option + Shift + H no macOS.

3. Clique no grupo de palavras sublinhadas à direita do menu Ajuda. Essas palavras mudam dependendo do estado do arquivo. Quando você está trabalhando ativamente em um documento, ele lê "Salvando…" e é a única vez que você não pode clicar nele. Caso contrário, ele diz: "Todas as alterações salvas no Drive" ou "A última edição foi feita em" seguida da data. Clique em qualquer um deles e seu histórico de versões é exibido.

Uma lista do histórico do documento é exibida em uma nova coluna à direita. As versões individuais são recolhidas em um cabeçalho para cada data. Expanda qualquer um deles para ver mais granularidade nas alterações.

Para retornar à versão atual, clique na seta Voltar no canto superior esquerdo da janela.

No entanto, esteja ciente de que você pode não ter um histórico perfeito, como o Google declara em sua documentação que "as revisões de seu arquivo podem ocasionalmente ser mescladas para economizar espaço de armazenamento".

Como restaurar uma versão de um documento do Google

Depois de ter acesso ao seu histórico de versões de um Google Doc, você pode restaurar qualquer versão anterior. Na lista de versões que aparece à direita, basta clicar no arquivo que deseja abri-lo.

Um grande botão azul aparece na parte superior da janela que diz "Restaurar esta versão". Se você restaurar a versão selecionada, ainda manterá todas as outras versões, mesmo aquelas que foram criadas após a atualmente selecionada.

Como fazer uma cópia de uma versão anterior de um Google Doc

Além de restaurar uma versão antiga de um arquivo, você pode fazer uma cópia dele. Fazer uma cópia permite gerar rapidamente versões diferentes do mesmo arquivo. Por exemplo, é um ótimo truque ao se candidatar a empregos e você deseja tornar cada currículo e carta de apresentação exclusivos, mas não deseja começar do zero todas as vezes.

Para fazer uma cópia, abra o histórico do arquivo, escolha o desejado, clique no ícone de três pontos empilhados e selecione Fazer uma cópia.

Dicas para edição e controle de versão no Google Docs

1) Nomeie suas versões

Agora que você sabe como encontrar seu histórico de revisões no Google Docs, pode aproveitar mais ao nomear versões diferentes. Ao nomeá-los, é possível identificar facilmente as versões que você deseja restaurar mais tarde ou usar para outra finalidade. Se você não renomeá-los, o nome padrão será o carimbo de data e hora. Você pode renomeá-los usando um destes métodos:

• Abra o histórico da versão, clique no ícone com três pontos e selecione Nomear esta versão.
• No menu, escolha Arquivo> Histórico de versões> Nome da versão atual.

2) Controlar alterações no Google Docs

No lado superior direito da barra de menus, há um botão de menu que diz Editar por padrão. Clique nele e duas novas opções serão exibidas: Sugestões e Visualização.

Quando você alterna para Sugestão, ele basicamente permite rastrear alterações no documento. Quando você e seus colaboradores o usam, o Google Docs salva todo o seu novo material e muda como sugestões. Eles aparecem em uma cor diferente para torná-los facilmente visíveis. Você pode aceitá-los ou rejeitá-los um a um ou em massa .

3) Use a ferramenta de comentários para perguntas e discussões

Escritores e editores geralmente aprendem da maneira mais difícil que colocar comentários alinhados com o material que está sendo produzido significa que ele pode ser publicado acidentalmente com a cópia final. O Google Docs possui uma ferramenta de comentários que permite que autores e editores discutam o conteúdo sem colocar palavras desnecessárias na página. Você ficará agradecido por ter usado.

4) Use @ Mensagens

Chame a atenção de alguém para uma edição ou comentário usando @ messaging - ou talvez eu deva dizer + messaging, pois o Google usa um símbolo diferente da maioria dos outros aplicativos. De fato, se você digitar @ em vez de +, o Google altera para você.

Para sinalizar a atenção de alguém, crie um comentário e digite um sinal de adição (+) seguido do nome ou endereço de email da pessoa. O Google sugere automaticamente a correspondência mais próxima dos seus contatos. Se a pessoa ainda não estiver nos seus contatos, basta digitar o endereço de e-mail dela. Não se apresse e acerte antes de pressionar Enter. O que você digita é enviado imediatamente a essa pessoa por e-mail, juntamente com um link para o documento. Se você fizer alterações no comentário, a pessoa também receberá alertas sobre eles. Portanto, poupe o spam e pense nos seus comentários antes de pressionar enter.

5) Escreva e edite offline no Google Docs / Drive

Você sabia que pode usar o Google Docs mesmo quando seu computador ou dispositivo móvel não está conectado à Internet? Você pode. Meu colega Eric Ravenscraft escreveu um artigo inteiro sobre como configurar o Google Drive offline, com instruções passo a passo.

6) Desativar alertas de email

Se você usa o G Suite para escrever e editar muito, receber um email para cada alteração em um documento pode ser um incômodo. Veja como desativar essas notificações. Vá para o Google Drive. Clique no ícone de roda dentada no canto superior direito e abra suas configurações. No lado esquerdo, selecione Notificações e desmarque a caixa de email.

As instruções breves são: Google Drive> Configurações> Notificações> E-mail

Mais dicas do G Suite

Se você usa o Google Docs diariamente, aprender algumas das dicas úteis para o G Suite ajudará você a economizar tempo e a ser mais eficiente com o programa. Quando você sabe o que seu software pode fazer, ele também pode abrir novas idéias para o que você pode fazer com seu trabalho.