Implementando bamboohr, passo a passo

O BambooHR é a escolha de nossos editores para sistemas de gerenciamento de recursos humanos (RH). Possui uma interface de usuário (UI) linda e fácil de usar, uma API (interface de programação de aplicativos) aberta que permite estender a ferramenta a softwares de terceiros e uma variedade de módulos de aderência, como gerenciamento de projetos, rastreamento de candidatos (AT) e folha de pagamento, que permitem estender os dados de RH além dos campos tradicionais.

Se você leu nossa análise do BambooHR e está interessado em saber como sua empresa usará o sistema nas primeiras quatro a seis semanas, fique tranquilo: temos uma cobertura. Conversamos com a empresa para fornecer um modelo básico para o processo de implementação.

Lembre-se de que o BambooHR possui dois tipos de serviços de implementação. Para clientes com mais de 16 funcionários, você terá a opção de comprar um pacote de implementação. Este pacote apresenta preços personalizados que começam em US $ 700, mas aumentam para vários milhares de dólares, dependendo de quantos funcionários sua empresa planeja entrar no sistema. Este é um processo guiado de quatro a seis semanas e é o que detalharemos.

Para empresas com 15 funcionários ou menos, o BambooHR não fornece um serviço de implementação completo. Em vez disso, a empresa oferece um programa Quick Start, que é essencialmente uma implementação guiada por autoatendimento. Isso inclui quatro seminários on-line que explicam cada um dos recursos e tópicos relevantes da ferramenta, além de emails de acompanhamento com guias interativos. O programa Quick Start custa US $ 199, mas, se você concluir o programa em três semanas, receberá um crédito de US $ 49.

Introdução (uma semana)

Se você optou por uma implementação em coordenação com o BambooHR, a primeira coisa a fazer é transformar sua conta de avaliação em uma conta nova e limpa. Isso limpa todos os seus dados de teste e demonstração e o direciona para uma pesquisa de implementação. Você clicará na guia Introdução. Aqui, você será solicitado a inserir informações da empresa, incluindo seu nome, email, nome da empresa e dados de contato principais. Você também receberá perguntas específicas sobre a implementação, inclusive quando planeja permitir o acesso de funcionários, usar ou não números de identificação de funcionários, serviços de terceiros que você gostaria de conectar ao sistema e quais módulos você gostaria de ativar. Outros campos interessantes incluem se o seu sistema precisará levar em consideração os regulamentos de dados estrangeiros para funcionários internacionais e quaisquer conflitos que possam impedir que você complete a integração nas próximas quatro semanas. Você também poderá adicionar campos personalizados ao seu sistema nesta pesquisa, para ter uma lista pronta se e quando decidir começar a implementar o sistema.

Depois de concluir a pesquisa, você verá uma foto do gerente de projeto que o guiará por esse processo, bem como uma linha do tempo aproximada de como será o processo de implementação assim que o BambooHR receber e inserir seus dados. Quando estiver pronto, envie os dados do funcionário e da empresa ao gerente de projetos. Os dados podem ser enviados como um arquivo CSV ou por qualquer formato importante de planilha (no entanto, não pode ser um arquivo de texto ou PDF). Se você já estiver usando um sistema de RH, poderá exportar seus dados e enviá-los diretamente ao especialista em implementação do BambooHR.

Depois que seus dados forem recebidos e inseridos no BambooHR, você entrará na sua primeira chamada com um gerente de projeto. Durante esta chamada, você verificará os dados em seu sistema e discutirá todo o processo de implementação do início ao fim. Seu gerente de projeto fará com que você se registre no webinar Introdução.

O webinar Introdução é uma visão geral administrativa de alto nível da funcionalidade básica do BambooHR. Os usuários administradores aprenderão a navegação de sua conta BambooHR, o que está disponível na página inicial e como gerenciar dados ao longo do ciclo de vida dos funcionários, desde a contratação até a rescisão. Também é apresentada uma introdução simples aos níveis de acesso e relatórios dos funcionários. Você não aprenderá nada super complicado neste webinar. Em vez disso, destina-se a prepará-lo para sua próxima ligação com o gerente de projetos, durante o qual você começará a aprender como usar o sistema para suas necessidades específicas.

O Básico (3 Dias)

A primeira lição importante que o gerente de projeto ensinará é como usar relatórios dentro do seu sistema. Ele apresentará uma lista de relatórios padrão, incluindo adições e rescisões, perfis de gênero, número de funcionários e relatórios de rotatividade de funcionários. Você simplesmente clica no nome de um relatório e vê os dados em formato gráfico. Você também pode adicionar relatórios personalizados com base em quaisquer campos de dados ativos no BambooHR.

A próxima coisa a fazer é configurar os níveis de acesso para todos os funcionários. Quais informações os funcionários verão sobre si mesmos? O que eles verão sobre outros funcionários? Que mudanças no sistema ou em seus perfis eles serão capazes de fazer dentro do sistema? Eles poderão adicionar informações a módulos adicionais ou apenas à ferramenta de RH padrão?

Em seguida, você aprenderá a criar anúncios da empresa. Este é um editor muito simples e baseado em texto que permite publicar notícias e atualizações na página principal do painel do BambooHR para todos os funcionários. Além do texto, você poderá adicionar imagens e links.

Após os anúncios da empresa, seu gerente de projeto o orientará sobre como gerenciar dados nos perfis de funcionários. Aqui, você descobrirá quais informações deseja que os funcionários digitem para ter perfis completos com dados facilmente acessíveis. Você encontrará itens como campos de informações de contato de emergência. O gerente de projeto também o guiará pela Central de Ajuda. Lá, você encontrará guias interativos para os quais você pode apontar seus funcionários, caso precisem de ajuda para usar o sistema, mas não queiram incomodar ninguém.

Recursos avançados (2 semanas)

Em seguida, seu gerente de projeto o enviará para casa com uma tarefa. Como sua empresa integra novos funcionários? Que tarefas devem ser concluídas quando alguém novo chega à sua empresa? Você as enviará ao seu gerente de projeto. Ele ou ela irá inseri-los no sistema. Em seguida, ele o guiará pelas seções de AT, contratação, integração e não embarque do sistema. No sistema AT, você aprenderá a criar novas vagas de emprego, escrever cartas de oferta e integrar alguém após assinar uma carta de oferta. Nesta página, você verá as tarefas de integração que você enviou; é provável que incluam tarefas como manuais de orientação, documentos que precisam ser concluídos e configuração de TI.

O próximo passo será fazer mais trabalhos de casa. Você precisará compilar um documento que detalha as políticas de folga da sua empresa. Por exemplo, quantos dias de férias uma pessoa acumula para cada semana na empresa? Qual é a estrutura de graduação para as pessoas que estão na empresa há mais de um ano? Quantos dias de doença cada pessoa recebe? A equipe de implementação pega as políticas e os tipos da sua empresa e os integra no sistema para que eles sejam atualizados automaticamente, dependendo dos acúmulos. Na sua próxima ligação, seu gerente de projeto o guiará por essas páginas e solicitará que você verifique se todas as políticas estão configuradas corretamente.

Em seguida, ele ajudará você a configurar o processo de fluxo de trabalho para solicitações de folga (ou seja, quem pode aprovar solicitações para quem). Em seguida, ele mostrará como configurar as férias da empresa, o que permite que seus funcionários não estejam no horário, mas não sejam atracados e pagam por dias em que seus negócios estão fechados. Você inserirá você mesmo depois que a chamada terminar. Em seguida, você terá que enviar os dados físicos. Por exemplo, "John acumulou 20 férias por ano e se reporta a Jim". O BambooHR atribuirá cada funcionário à política de tempo limite correta no sistema.

Em seguida, você enviará suas informações de benefícios ao BambooHR. Você enviará os planos que sua empresa usa e quais grupos de funcionários têm acesso a esses planos. Isso inclui planos de saúde, aposentadoria e seguro de vida. O BambooHR inserirá esses planos no software. Você fará uma ligação para garantir que todos os planos estejam corretos no sistema e que estejam vinculados aos grupos de funcionários corretos. Feito isso, você enviará os dados físicos sobre quais funcionários estão em quais planos, quais funcionários adicionaram dependentes e quais funcionários renunciaram à cobertura.

Em seguida, seu gerente de projeto mostrará como adicionar treinamentos aos funcionários no sistema. Isso inclui questionários de orientação padrão e questionários de assédio à empresa. Se você clicar em "Adicionar treinamento", poderá adicionar um link ou um arquivo aos materiais de treinamento para que os funcionários possam acessar os documentos no BambooHR. Aqui, você poderá programar para quem cada treinamento é necessário (ou seja, todos os funcionários ou apenas a equipe de vendas). Ele ou ela também mostrará onde configurar treinamentos recorrentes e datas de vencimento do treinamento. Em seguida, você envia dados concretos ao gerente de projetos, indicando quais funcionários já concluíram os treinamentos, quais funcionários ainda devem treinamentos e quaisquer outros dados de treinamento existentes dos quais você gostaria de continuar trabalhando.

Prepare-se para o lançamento (3 dias)

Você terá mais uma ligação com seu gerente de projeto. Você vai percorrer tudo uma última vez. Seu gerente de projeto o guiará sobre como entrar em contato com o suporte ao cliente. Depois que você fizer todas as suas perguntas e se sentir à vontade para operar no sistema por conta própria, seu gerente de projeto marcará a implementação como concluída. Você será direcionado para uma pesquisa na qual poderá expressar sua opinião sobre todo o processo de implementação. Depois de concluir a pesquisa, você será direcionado para o novo painel do BambooHR.