As ferramentas de gerenciamento de documentos (DM) dão aos usuários de negócios o poder não apenas de editar arquivos, mas também de transformar a criação de conteúdo, otimizar fluxos de trabalho e executar um negócio mais organizado em geral. Essas ferramentas, que geralmente utilizam arquivos PDF, têm sido tão onipresentes que você provavelmente usa o gerenciamento de DM no seu dia-a-dia no trabalho sem pensar muito. Ainda assim, o campo continua evoluindo e modernizando o tempo todo.
Conversamos recentemente com Eugene Xiong, fundador e Presidente da Foxit Software Inc., sobre como o cenário competitivo está mudando quando se trata de tecnologia PDF e alguns dos desafios que as empresas ainda enfrentam quando se trata dessa tecnologia onipresente. Em nossa discussão, abordamos a direção atual do DM e algumas previsões sobre recursos inteligentes no espaço.
PCMag (PCM): Onde você vê o espaço do DM como um todo indo nos próximos 18 meses?
Eugene Xiong (EX): Uma coisa que estamos vendo
em particular é que o DM está aumentando o foco em dar ao documento individual um novo senso de identidade. É muito difícil ter um fluxo de trabalho digital completo e total com os sistemas DM padrão atuais. Às vezes, você precisa baixar o arquivo do sistema e, em seguida, usar uma ferramenta diferente para processá-lo. Nesse caso, este documento está totalmente fora de controle do sistema de documentos.
Há vários anos, desenvolvemos uma tecnologia que chamamos ConnectedPDF . A idéia básica era que, se aproveitássemos as conexões incorporadas no documento, isso daria mais significado ao arquivo. O PDF conectado funciona da seguinte maneira: depois que um documento é compartilhado, o criador pode acompanhar quem o recebeu, o que fez com ele e ver quando as tarefas foram concluídas. Também oferece fortes controles de acesso a usuários individuais. Tudo isso está acontecendo em tempo real. Você pode configurar permissões de PDF mesmo após o envio do arquivo.
Foi aqui que percebemos que o cenário em mudança do espaço do DM é sobre dar às empresas mais controle sobre seu PDF e torná-lo muito mais "vivo" do que um documento padrão. Eu acho que, no futuro, dentro do prazo que você mencionou, dentro de um ou dois anos, acho que os sistemas DM mudarão o foco para o próprio documento. Essa será a tendência, em vez de apenas ter sistemas diferentes que não funcionam juntos. Esperamos que seja isso que estamos tentando fazer: promover o documento em um espaço mais livre, com base em padrões abertos e também em serviços em nuvem. Criamos uma nuvem que conecta todos os diferentes documentos.
PCM: Que tipo de tecnologias afetará o DM no futuro? Você vê o espaço em PDF implementando recursos de inteligência artificial (AI)?
EX: Na verdade, não acho que seja o ajuste certo. São muitos dados não estruturados em PDF. Se você pegar todos os tipos de PDFs diferentes e os colocar em um mecanismo de IA, isso não gera resultados significativos. O que estamos tentando fazer é realmente entender o documento um pouco mais, a partir da criação do arquivo, atribuímos um ID ao documento. Isso permite que o documento viaje para lugares diferentes e entenda o que as pessoas estão fazendo com relação ao arquivo. Depois de termos dados suficientes sobre o documento, podemos abordar a aplicação da IA observando alguns dos dados mais estruturados. Isso vai gerar Muito de resultado mais significativo.
Os documentos por si só contêm os chamados dados não estruturados. É muito difícil extrair dados de maneira confiável e consistente de algo como um white paper em PDF. Hoje em dia é muito fácil promover a IA na sua produtos porque é uma tecnologia muito emocionante. A verdade é que os documentos foram projetados apenas para consumo humano. Eles têm uma grande quantidade de dados não estruturados que a tecnologia atual de IA simplesmente não consegue decifrar de maneira eficaz. Com isso dito, veremos mais iniciativas para extrair dados estruturados - coisas como informações sobre preços, títulos e nomes - e que direcionarão uma inteligência de documentos mais significativa para usuários e gerentes. Fornecerá uma ajuda muito maior em termos de aumento de produtividade para os profissionais do conhecimento.
PCM: O que as pequenas e médias empresas (SMBs) devem pensar quando se trata de DM?
EX: Essa é uma boa pergunta, e as pequenas empresas precisam pensar muito no DM. A Foxit em si não é uma grande empresa; ainda somos um SMB. E mesmo assim, ainda vemos grandes quantidades de informações trocadas em nossa organização e entre nós e outras empresas. A resposta para isso é criar uma solução completa de documentos baseada na nuvem e na web.
Muitas pequenas empresas podem se assustar quando falam sobre DM. Eles precisam pagar muito dinheiro e também envidar muito esforço para implantar, configurar e manter esse tipo de sistemas DM. Vemos que, em um futuro próximo, muitos fornecedores, incluindo nós da Foxit, fornecerão uma solução completa - não apenas um sistema DM, mas também documentar ferramentas de produtividade. Temos uma versão em PDF fácil de usar e baseada em navegador, que oferece todos os recursos de personalização como qualquer outro produto, mas não requer instalação adicional. As empresas menores devem se concentrar na adoção de soluções mais leves e sensíveis para suas operações em PDF.
