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Construindo uma fundação

Se você inseriu e salvou dados em outra solução contábil que pode exportar nos formatos CSV ou Excel, pode importar arquivos, produtos e serviços de clientes e fornecedores e seu plano de contas para o QuickBooks Online. A importação de dados de um aplicativo de contabilidade para outro - ou mesmo do Excel - pode ser um processo desafiador, que pode exigir a ajuda de um consultor financeiro.

Os dias de assistentes de instalação longos e com várias perguntas que o software de contabilidade de mesa usou para fazer você passar já se foram há muito tempo. Se você concluiu essas etapas iniciais nos assistentes de configuração, estava praticamente pronto para começar a trabalhar. Esse não é mais o caso. O QuickBooks Online faz perguntas suficientes para executar algumas de suas configuração em segundo plano, alterando as configurações para acomodar seu tipo específico de negócio.

Obviamente, você pode simplesmente entrar e começar a produzir transações. Nesse caso, é necessário inserir informações do cliente, registros de itens e assim por diante. Você também pode achar que um recurso necessário não foi ativado. A melhor maneira é clicar no ícone de roda dentada no canto superior direito e selecionar Conta e configurações. O QuickBooks Online exibe uma série de guias seccionais à esquerda (Empresa, Faturamento e assinatura, Vendas, Despesas, Pagamentos e Avançado) semelhantes às telas Preferências na versão do QuickBooks da área de trabalho.

A partir daqui, você pode ativar e desativar recursos como Classes, Faturamento progressivo, Rastreamento de estoque e Pedidos de compra, além de acessar opções de personalização excepcionalmente flexíveis para formulários. A tela Avançado contém mais opções de contabilidade de porcas e parafusos, como seu ano fiscal, sua conta de remessa designada e a capacidade de fechar os livros.

Toda solução de contabilidade baseada em nuvem oferece essas opções ocultas. Em alguns casos, eles fazem parte de uma seção Configurações dedicada e, em outros, aparecem em outras partes do site. Cada um também possui um conjunto diferente de recursos ativados ou desativados quando você inicia. Você pode alterar esses padrões configurações, e deve fazê-lo nas suas primeiras horas com o aplicativo.

As opções de Configurações da empresa do QuickBooks Online e outras ferramentas, incluindo listas de produtos e serviços e gerenciamento de permissão do usuário, são acessíveis clicando no ícone de roda dentada na parte superior. direito, e são concebidos e apresentados de uma maneira compreensível, flexível e completa. Alguns concorrentes, incluindo Kashoo, FreshBooks e Zoho Books, começaram a disponibilizar essas configurações conforme necessário.

Interface do usuário, Ferramentas de navegação

A primeira coisa que você vê ao entrar é a página inicial do QuickBooks Online. Quase todas as soluções de contabilidade baseadas na nuvem chamam esses painéis porque oferecem uma visão geral dos saldos das contas, totais e gráficos de receitas e despesas e tarefas que precisam ser executadas. Eles também contêm links para atividades relacionadas, como criação de faturas e manutenção de contas. O QuickBooks Online exibe gráficos para status de fatura e despesa, lucros e perdas e totais de vendas, além de saldos de contas e um link para sua trilha de auditoria. Eu achei o painel do Xero um pouco mais eficaz; facilita ver instantaneamente o que precisa ser feito.

O QuickBooks Online exibe um painel vertical à esquerda que contém guias que representam cada parte principal do site. Essa organização de áreas funcionais foi reorganizada mais uma vez para destacar melhor as tarefas que as pequenas empresas geralmente fazem com mais frequência. Agora ele contém links para bancos, vendas, despesas, projetos, trabalhadores, relatórios, impostos, contabilidade, meu contador, cheques de impressão e aplicativos.

Quatro ícones no canto superior direito abrem uma lista de atividades disponíveis a partir daí, incluindo um botão que abre a caixa Criar para novas transações, uma ferramenta de pesquisa, uma lista de configurações e utilitários e um link de ajuda. Quando estiver em uma tela de trabalho, o QuickBooks Online usa uma combinação de listas, gráficos, menus suspensos e links para suas operações. Embora o QuickBooks Online seja projetado para não contadores, os usuários provavelmente terão perguntas ocasionais. Os arquivos de ajuda on-line do site são pequenos em comparação aos do Xero, mas o Intuit oferece uma comunidade baseada na Web e suporte por bate-papo / e-mail.

Módulos individuais

As funções do site são separadas de uma maneira lógica e fácil de usar. Por exemplo, se você clicar em Vendas, a tela exibirá uma barra multicolorida na parte superior que fornece informações instantâneas sobre o estado de suas contas a receber. Ele informa quantas estimativas pendentes você emitiu, juntamente com o valor total em dólar. Faz o mesmo para atividades não faturadas, faturas em aberto e em atraso e faturas pagas nos últimos 30 dias. Sua lista de clientes aparece abaixo, mas quando você clica em uma guia na barra colorida, ela muda para refletir apenas as transações representadas por esses totais.

Você pode selecionar um subconjunto de clientes e concluir ações em lote, como imprimir guias de remessa ou enviar lembretes. Você também pode filtrar a lista de clientes e acessar as transações subjacentes. As duas colunas finais na tabela exibem o status da entrada e um link para as ações relacionadas, como Receber pagamento ou Enviar lembrete. Você pode exportar a lista para o Excel ou imprimi-la e modificar suas colunas. Os links na parte superior da tela abrem listas de clientes e produtos / serviços.

A área de Despesas / fornecedores funciona de maneira semelhante, embora esteja relacionada a transações como pedidos e faturas. E, é claro, suas opções de ação são diferentes.

A extensibilidade do QuickBooks Online também faz parte do mix: tanto ele quanto Xero, pode ser integrado a centenas de aplicativos de terceiros que expandem suas funcionalidades internas. É bem provável que, se houver alguma tarefa relacionada que os módulos do QuickBooks não possam executar, exista um aplicativo complementar disponível.

Registros e Relatórios

Uma das vantagens de usar um aplicativo de contabilidade on-line é que, depois de inserir um pouco de informação, você raramente precisa inseri-lo novamente. Por exemplo, se você criar registros contendo detalhes sobre clientes e fornecedores, produtos e serviços, poderá acessar as listas desses registros ao criar transações e relatórios.

Os formatos de registro no QuickBooks Online são completos e claros. Além dos campos de informações básicas de contato incluídos em todos eles, os modelos do cliente contêm campos para notas, informações fiscais, preferências de pagamento / cobrança e anexos. Os registros do fornecedor podem conter números de conta, termos, taxas de cobrança e saldos iniciais. Os registros dos funcionários capturam outros detalhes, como retenções, pagamentos e deduções.

O QuickBooks Online tem concorrência no que diz respeito ao rastreamento de inventário, o que nem sempre foi o caso. O Zoho Books possui algumas funcionalidades extras que o QuickBooks Online não possui. O Xero também possui ótimas ferramentas de inventário.

Você pode criar registros para produtos e serviços no QuickBooks Online. O site suporta a criação de entradas de horas faturáveis, bem como quadros de horários semanais. Os modelos de registro do produto incluem campos para informações sobre vendas e compras de itens, com custos e contas correspondentes. Se você deseja rastrear o estoque, é possível inserir uma quantidade inicial disponível no registro, e o QuickBooks Online continuará a rastreá-lo, para que você saiba quando reordenar (ou parar de armazenar itens específicos).

Nenhum outro serviço de contabilidade gera relatórios, assim como o QuickBooks Online, embora o Xero tenha adicionado a capacidade de personalização necessária a alguns de seus modelos de relatório. O QuickBooks Online possui dezenas de modelos de relatórios excepcionalmente personalizáveis. Os concorrentes oferecem pelo menos alguns relatórios. Os Zoho Books têm aproximadamente o mesmo número de relatórios, mas não são tão personalizáveis.

O QuickBooks Online e o Xero oferecem aplicativos integrados de folha de pagamento. Ambos são serviços excelentes, embora o Xero cubra apenas 37 estados no momento em que este documento foi escrito (com arquivamento e pagamento eletrônicos disponíveis em apenas nove), enquanto o QuickBooks Online cobre todos eles.

Ainda o campeão

Existem muitos candidatos fortes para os principais prêmios em contabilidade on-line, cada um com seus próprios pontos fortes. Por exemplo, o Xero e o Zoho Books oferecem ferramentas de contabilidade que são aproximadamente comparáveis ​​às do QuickBooks Online. Em alguns casos, eles ainda oferecem mais flexibilidade ou poder em uma área ou outra. O Sage One Accounting faz algo que ninguém mais faz: ele preenche os sites de seus usuários com suas próprias taxas de imposto sobre vendas. O ZipBooks oferece uma experiência excepcional ao usuário - melhor que o QuickBooks Online, que costumava levar essa honra - e boas ferramentas para rastrear tempo, tarefas e projetos.

É claro que o QuickBooks Online tem formidável concorrência proveniente de várias direções. E o preço do adesivo de seu site top de linha, o QuickBooks Online Plus, subiu US $ 10 no último ano para US $ 60 por mês. Isso representa mais de US $ 700 anualmente - mais que o dobro do custo da versão para desktop. A Intuit parece oferecer descontos perpétuos em sua linha de aplicativos: eles estão atualmente com metade da folga. Mas as letras miúdas afirmam que os preços podem mudar sem aviso prévio.

Apesar desse preço, o QuickBooks Online recebe o prêmio Editors 'Choice por oferecer as ferramentas mais eficazes, abrangentes, úteis e utilizáveis. Além disso, sua profundidade, flexibilidade e extensibilidade superam as de seus rivais. A corrida é mais dura do que costumava ser, mas o QuickBooks ainda é o vencedor.

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