Os profissionais devem usar cartões de crédito virtuais, não apenas contas a pagar

Suponha que na próxima vez que você ouvir falar de uma violação de segurança em outra empresa, saiba que não precisa se preocupar, não importa o tamanho da violação ou quantos números de cartão de crédito foram usados. Suponha que você soubesse que, mesmo que os criminosos obtivessem todos os dados do cartão de crédito da sua empresa através de um fornecedor, não havia nada que eles pudessem fazer com isso. Isso seria um grande alívio em comparação com o que muitos sentem agora, quando todas as grandes violações fazem com que procurem freneticamente notificações de que seus dados foram capturados também.

Felizmente, com alguma ajuda do departamento de Contas a Pagar, nenhum profissional de TI precisa se preocupar em perder novamente o número de cartão de crédito do cliente. O motivo é que agora é bastante fácil para as empresas efetuar pagamentos usando números de cartão de crédito virtual que são bons apenas para uma única transação. Depois que a transação é concluída, o número é inútil. Não importa se os bandidos têm o número, o código de segurança e as datas de vencimento, porque nenhuma dessas informações pode ser usada novamente. Isso pode acontecer quando você configura seus pagamentos comerciais usando cartões de crédito virtuais e, em seguida, configura o software de contabilidade da empresa para que tudo aconteça de forma automática e transparente.

O que são cartões de crédito virtuais?

Os cartões de crédito virtuais existem há algum tempo, mas até recentemente eles existiam para os consumidores fazerem pagamentos únicos online, como forma de se proteger contra o roubo de um número de cartão. Para uso comercial, foram as maiores empresas que começaram a usar números de cartões virtuais para compras e viagens, geralmente como parte de seus sistemas comerciais gerais de pagamentos.

Mas agora, os números de cartões virtuais para transações comerciais também estão disponíveis para empresas menores. O suporte inicial vem do MasterCard, um dos maiores nomes do setor financeiro, embora outros provedores de pagamento provavelmente o sigam.

"Os cartões virtuais são uma das áreas que mais crescem na indústria", disse Jeff Feuerstein, vice-presidente sênior de produtos de grande mercado e gerenciamento de produtos de plataforma da Mastercard. Ele disse que os gastos com cartão de crédito virtual do ano passado nos Estados Unidos foram de US $ 122 bilhões.

Feuerstein também disse que as empresas agora estão trabalhando com seus bancos para fazer pagamentos usando números de cartões virtuais, e no processo estão eliminando gradualmente os pagamentos usando cheques e pagamentos da câmara de compensação automática (ACH). Ele disse que os clientes comerciais estão descobrindo que os pagamentos com cartão virtual são mais seguros do que outras formas de pagamento e, além disso, geralmente são mais baratos. Em alguns casos, as empresas podem até achar que recebem um desconto em seus pagamentos.

Como funcionam os cartões de crédito virtuais

Para a maioria das empresas, os pagamentos com cartão virtual são usados ​​para compras e outros tipos de transações nas quais são apresentadas uma fatura nas entregas contra pedidos de compra (POs). Eles também são freqüentemente usados ​​para pagamentos de despesas de viagem, onde o escritório de viagens interno usa um cartão de crédito virtual.

O funcionamento do processo depende do seu sistema contábil e do banco com o qual você está trabalhando. Como exemplo, a MasterCard suporta isso com seus próprios dois sistemas de pagamento virtual, chamados "MasterCard no controle de pagamentos comerciais" e "MasterCard no controle de viagens de negócios". A maneira como a MasterCard lida com isso varia de acordo com suas necessidades.

Há um site para pagamentos virtuais pequenos ou pouco frequentes, por exemplo. Para a maioria das empresas, no entanto, a escolha mais fácil é criar um novo tipo de arquivo de pagamento que defina os pagamentos a serem feitos usando um número de cartão virtual. Esse arquivo de pagamento é então transmitido ao seu banco onde é processado e, em seguida, cada pagamento no arquivo de pagamento é feito usando um número de cartão de crédito exclusivo, de uso único e 16 dígitos. Seu fornecedor nunca vê um número de cartão de crédito real; portanto, se ele for violado, isso não importará.

Alguns sistemas de contabilidade não usam arquivos de pagamento, portanto, para aqueles, há uma API (Interface de Programação de Aplicativo) que permite que os funcionários de TI integrem o sistema de pagamento virtual ao seu sistema de contabilidade existente. Vários outros processadores de pagamento virtual, como o Bento for Business da Bento Technologies, fornecerão suporte para que os desenvolvedores implementem suas APIs em seu sistema de contabilidade. Outros, como o DivvyPay, da DivvyPay, vêm com interfaces de usuário (UIs) para alguns dos sistemas de contabilidade comercial mais comuns.

Use uma VPN para garantir a segurança

Para fazer tudo isso funcionar, sua equipe de TI precisa modificar os arquivos de pagamento ou adicionar o suporte da API ao sistema de contabilidade existente. Como essas informações confidenciais de pagamento serão transmitidas à sua instituição financeira ou, em alguns casos, aos seus fornecedores, você precisará de uma rede virtual privada (VPN) para garantir a segurança. E, é claro, seu departamento de contabilidade precisará acessar os registros de gastos para que eles possam auditá-los.

Atualmente, a maioria dos bancos está oferecendo esse serviço de pagamento virtual gratuitamente como um serviço para seus clientes, mas isso pode variar de acordo com o banco; portanto, você deve verificar antes de confirmar. Seus fornecedores serão pagos da mesma forma que pagariam por qualquer outra transação de crédito, portanto, nenhuma inscrição especial é necessária.

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Vale ressaltar que o uso de números de cartões virtuais para pagamentos tem alguns benefícios adicionais além da segurança do pagamento e da liberdade de se preocupar com violações de fornecedores. Segundo Feuerstein, existem alguns importantes benefícios de capital: como pode haver um atraso de 30 a 45 dias para as despesas de capital, o rastreamento de despesas é facilmente automatizado e, em muitos casos, o uso desse método de pagamento com cartão é mais barato que cheques ou ACH pagamentos. Muitas vezes, é realmente mais barato do que aceitar dinheiro para bens ou serviços.

No entanto, a consideração final do uso de números de cartão de crédito virtual é a segurança. Os hackers que violarem um de seus fornecedores não terão números de cartão de crédito que possam usar, por mais que tentem e por mais fraca que seja a segurança no fornecedor. E isso vale muito.