Revisão e classificação do Lookeen Desktop Search (edição padrão)

Ferramentas de pesquisa de desktop como o Lookeen Desktop Search da Axonic (US $ 58 para a Standard Edition) já foram uma categoria próspera entre os utilitários, mas não eram tão populares desde que a Microsoft integrou a pesquisa no Windows. Mas se você construiu um grande armazenamento de dados no disco rígido ao longo dos anos e precisa encontrar rapidamente qualquer arquivo ou e-mail aleatório regularmente, como um programa como o Lookeen ou o X1 Search, O utilitário de pesquisa de desktop escolhido, pode facilitar sua vida. Em vez de perder horas mantendo uma estrutura hierárquica de pastas para seus e-mails, por exemplo, você pode deixar tudo o que enviar na pasta Enviados e colocar todas as mensagens recebidas em uma pasta Já Ler, e deixar o programa encontrar o que precisa quando precisar isto.

Com que Lookeen trabalha

Na verdade, o Lookeen vem em quatro versões: Lookeen Free, que a Axonic chama de versão Home, Standard (revisada aqui), Business e Enterprise, ao qual a Axonic se refere coletivamente como suas versões Professional ou Business. A principal limitação do Lookeen Free é que ele indexa e pesquisa apenas arquivos, sem suporte para email. No entanto, todos os quatro compartilham os mesmos recursos de indexação e pesquisa e todos usam o mesmo código de programa. Depois de instalar o programa, você pode atualizar a qualquer momento comprando uma licença para uma versão mais capaz e inserindo a nova chave de registro.

Resumidamente, a versão comercial (US $ 83 por assento) adiciona diretivas de grupo para facilitar a instalação em várias estações de trabalho para um administrador. A versão Enterprise (US $ 116 por assento) também adiciona a capacidade de trabalhar com índices compartilhados em uma equipe e a capacidade de trabalhar como um cliente de pesquisa com o Lookeen Server, que é um utilitário de indexação em nível corporativo separado. Nesta revisão, testei os recursos que as três versões profissionais compartilham.

Para meus testes, instalei o Lookeen em um sistema Windows 7. Segundo a Axonic, ele também funciona com o Windows Vista, 8, 8.1 e 10. A empresa diz que trabalha com o XP, embora não seja oficialmente suportada. O único cliente de email com o qual trabalha é o Microsoft Outlook. E você precisa da versão 2003 ou posterior. Para meus testes, usei o Outlook 2007, com um arquivo PST local. Se você usa o Microsoft Exchange Server 2003 ou posterior, também pode executar o programa com um arquivo OST local ou diretamente com o Exchange Server.

Começando

Instalar e configurar o Lookeen é mais simples, mas mais difícil do que poderia ser porque algumas opções não são bem explicadas. Por exemplo, você pode instalar o programa para funcionar apenas como um plug-in do Outlook (embora ainda indexe e encontre arquivos no disco rígido) ou como um programa independente, para que você possa usá-lo sem iniciar o Outlook primeiro. No entanto, não há nada em nenhuma das telas de instalação para dizer isso ou como configurá-lo de uma maneira ou de outra. Supervisões como essa demoraram um pouco mais para instalar o programa da maneira que eu queria. Felizmente, esse é um problema único e apenas um pequeno inconveniente.

De muitas maneiras, a configuração é simples. Faça o download do arquivo no Lookeen e execute-o. A rotina de instalação mostra uma breve introdução ao uso do programa, além de telas de configuração que permitem especificar o que indexar, o que normalmente inclui o arquivo Outlook.pst e sua escolha de unidades ou pastas de arquivos. Quando terminar, o Lookeen criará o índice em segundo plano, indexando o texto completo de cada arquivo, email e anexo de email.

O tempo de indexação depende da velocidade do seu PC, da quantidade de indexação e da configuração escolhida para o tempo de processamento. Deixei na configuração padrão e não percebi nenhum efeito no tempo de resposta para escrever no Word. Você também pode ajustar a configuração para um nível mais baixo, se precisar, mesmo enquanto o programa estiver indexando ativamente.

Várias opções permitem definir o Lookeen para quantas vezes indexar e indexar em tempo real, à medida que cada arquivo é criado ou cada email é gravado ou recebido. Você também pode adicionar ou alterar os destinos do índice a qualquer momento, adicionando pastas ou unidades ou removendo-os da lista de indexação.

Uma opção particularmente importante se você arquivar seus arquivos PST do Outlook - no final de cada ano, por exemplo - mas às vezes precisar encontrar e-mails de um ano anterior, é a capacidade de adicionar os arquivos ao índice. Adicioná-los não é tão simples quanto na Pesquisa X1, mas, uma vez adicionados, encontrar mensagens de e-mail antigas é tão fácil quanto encontrar novas.

Procurando

Você pode acessar o programa pressionando Ctrl duas vezes - ou clicar duas vezes no ícone Lookeen na área de notificação - e digitar a frase de pesquisa ou digitar a frase na caixa de texto que o programa adiciona ao Outlook e chamar o programa pressionando Enter.

De qualquer forma, o Lookeen pesquisará rapidamente o índice e exibirá uma lista de todos os hits, com uma contagem de quantos itens foram encontrados. Você pode destacar resultados individuais na lista e ver o conteúdo em um painel de visualização no lado direito da janela Lookeen. Depois de encontrar o item desejado, clique duas vezes nele para abri-lo com o programa ao qual está associado.

Se você gerar muitos hits para navegar comodamente pelos resultados, poderá usar uma ou mais listas suspensas e caixas de texto do Lookeen para restringir a pesquisa, escolhendo incluir Tudo, por exemplo, ou apenas Correio, Anexos, Contatos, Notas, Compromissos ou Arquivos.

Outros filtros disponíveis são alterados para corresponder ao tipo de item que você está procurando. Para o Mail, além de pesquisar o texto completo de cada mensagem, você pode especificar frases de pesquisa para os campos Assunto, De e Para, entre outros. Da mesma forma, para Arquivos, você pode usar frases de pesquisa para Pasta, Arquivo (que significa nome do arquivo) e Caminho, além do texto completo. Você também pode personalizar a lista de quais campos exibir como filtros e classificar a lista por campo, simplesmente clicando no nome do campo.

Além desses princípios, o Lookeen permite criar frases de pesquisa mais complexas; portanto, procurar John-Smith no campo De, por exemplo, retornará uma lista de todos os e-mails de todos os nomes de John, exceto John Smith; pesquisar "John Smith" retornará as referências a John Smith, mas não a John Q. Smith , e a pesquisa de "cachorro gato" ~ 10 retornarão apenas itens que incluam cachorro em 10 palavras de gato.

Infelizmente, encontrei algumas falhas nos meus testes. Por exemplo, depois de personalizar os campos disponíveis para incluir as extensões de arquivo como um filtro, a opção desapareceu quando liguei o computador no dia seguinte. Axonic diz que esse é um bug conhecido e espera corrigi-lo na próxima atualização.

Uma questão mais importante é que o Lookeen nem sempre retornava resultados enquanto executava um re-índice agendado. No entanto, aparentemente isso ocorreu devido à execução de meus testes em um sistema mais antigo com memória limitada e velocidade mais lenta pelos padrões atuais. Depois de definir o programa para ser menos agressivo durante a indexação, o problema não apareceu novamente.

Conclusão

Se você precisar de uma ferramenta de pesquisa que ofereça um pouco mais de escopo, considere a Pesquisa X1, que facilita a inclusão de arquivos PST arquivados em suas pesquisas, por exemplo, e também pode indexar e localizar itens armazenados on-line em uma Caixa conta, no Microsoft SharePoint, e uma variedade de sites de email baseados na Web, incluindo o Gmail.