Microsoft, google, zoho: a melhor suíte de escritório para profissionais

Mover seus negócios para um pacote de produtividade de escritório servido em nuvem não é algo que qualquer empresa empreenda levianamente. Existem muitos fatores que podem motivar essa mudança e até elementos do seu negócio que serão afetados pela decisão. Portanto, você deve considerar todos eles antes de entrar. Os motivadores podem ser qualquer coisa, desde os principais usuários que se apaixonam por um novo recurso até a necessidade de novas ferramentas para ajudar uma força de trabalho mais móvel.

O licenciamento também costuma ser um motivador, com os suítes de produtividade de escritório servidos em nuvem vistos como uma etapa eficaz de redução de custos. Mas um fator muitas vezes esquecido é o efeito que essa mudança tem sobre os profissionais de TI. Ignorar isso pode ser um erro, porque a TI tem a tarefa de integrar o novo conjunto com todos os servidores de back-end e armazenamentos de dados da sua organização, além de manter os usuários no novo conjunto trabalhando de maneira segura e confiável, não importa onde estejam.

Gerenciar um grande número de usuários e o software de produtividade do escritório pode ser uma tarefa árdua, e ter esse pacote servido de uma organização separada via nuvem, em vez de instalado e gerenciado localmente, apresenta novas vantagens e novas dificuldades. Por exemplo, torna-se extremamente doloroso se você precisar fazer um grande número de alterações (como remover o acesso a um documento ou compartilhamento de arquivo específico) que afeta uma longa lista de usuários. A automação dessas tarefas se torna essencial, assim como garantir que o novo conjunto funcione bem com as ferramentas de automação que sua equipe de TI usaria. Pode ser simplesmente um mecanismo de script, como o Microsoft Windows PowerShell, ou um diretório corporativo governado por uma plataforma de gerenciamento de identidade (IDM), como o Okta Identity Management.

O backup é outra área que deve preocupar todos os profissionais de TI. Com o recente ataque de ransomware, o backup precisa ser um problema frontal e central. Onde estão armazenados os documentos do seu novo pacote de produtividade do escritório? Esse local está protegido não apenas do ransomware, mas também de ataques de outras formas de malware? Se sua resposta curta para a primeira pergunta for "na nuvem", a resposta para saber se seus dados estão seguros ou não será "talvez". Se seus documentos locais são sincronizados com o armazenamento em nuvem e seu sistema local é comprometido, é bem possível que os dois sejam sincronizados e você perderá as duas cópias, não apenas a local.

Manter os dados seguros tornou-se um foco principal para os gerentes de TI. Existem muitas ótimas soluções de backup em nuvem de nível comercial disponíveis para ajudá-los, especialmente o Zetta Data Protection, vencedor do nosso Editors 'Choice nessa categoria. Produtos como o Zetta Data Protection têm agentes localizados nos servidores e nos vários dispositivos de computação dos usuários, que permitem gerenciar sofisticadas operações de backup de todos os equipamentos locais e móveis na nuvem. Isso inclui não apenas repositórios de armazenamento em nuvem gerenciados pelo fornecedor de backup, mas também quaisquer outros destinos de armazenamento designados pela equipe de TI, como um servidor local ou outro provedor de nuvem, como Amazon Web Services (AWS). Além de um backup básico, essas ferramentas também implementam backups incrementais e geralmente um recurso de restauração Point-in-Time (PIT). O último é quando o software captura um backup de um sistema completo de dispositivos para um registro de data e hora específico. Se organizado adequadamente, isso significa que você pode efetivamente ter um ou mais instantâneos de todo o ambiente antes de um ataque acontecer. Tudo o que você precisa fazer é encontrar uma cópia dos documentos críticos que foram arquivados antes de um ataque de ransomware ou simplesmente reverter todo o ambiente para um período anterior à infecção.

Esse é apenas um pequeno vislumbre dos problemas que o software amplamente implantado, como suítes de produtividade, pode ter nas operações de TI. Portanto, enquanto nossas análises principais dos principais pacotes de produtividade servidos na nuvem, incluindo Google G Suite, Microsoft Office 365 e Zoho Office (que acompanha o Zoho Docs), se concentram nos recursos que os usuários precisam, decidimos aqui olhar para os mesmos produtos da o ponto de vista de um profissional de TI. Perguntamos: Qual desses pacotes faz mais para um profissional de TI encarregado de implantar, gerenciar e proteger um pacote de produtividade de escritório para pequenas e médias empresas (SMBs) e empresas?

Google G Suite

O Google aumentou lentamente seu conjunto de produtividade de escritório nos últimos anos, com sua oferta inicial destinada a indivíduos ou, na melhor das hipóteses, a pequenas equipes. Nos últimos anos, no entanto, ele fez grandes progressos com a oferta, que você provavelmente se lembra de "Google Apps", mas que a empresa renomeou recentemente como "G Suite" e atualizou com um foco maior nos usuários corporativos. Da perspectiva de um administrador de TI, a interface do usuário (UI) é limpa e simples. O gerenciamento de tarefas como redefinições de senha e administração de grupos requer um número mínimo de cliques. A fácil integração com outros serviços do Google, como o Google Drive, facilita a manipulação e o compartilhamento de informações. Os usuários também podem salvar anexos no Google Team Drives, que são semelhantes ao recurso Sites da Equipe, encontrado no Microsoft SharePoint. As unidades da equipe do Google permitem acesso fácil e controlado aos documentos por um grupo e não apenas por um indivíduo.

A oferta básica do Google G Suite custa US $ 5 por mês por usuário. Ele vem com o Gmail para empresas, conferência de voz e vídeo e calendários, documentos, planilhas e apresentações compartilhadas inteligentes. Ele também vem com 30 GB de armazenamento em nuvem. A oferta Business custa US $ 10 por mês e adiciona vários outros recursos, incluindo políticas de arquivamento e retenção de email e bate-papo, eDiscovery para emails, bate-papos e arquivos; até 1 TB de armazenamento e relatórios de auditoria. A oferta Enterprise adiciona prevenção de perda de dados para o Gmail e Google Drive, integração de arquivamento de terceiros e segurança aprimorada, além de análise de log usando o BigQuery.

Você pode implementar alguma automação por meio da interface de programação de aplicativos do Google (API) usando várias linguagens de programação diferentes, embora isso signifique que você precisará de algum talento em programação ou DevOps em sua equipe de TI. Você deve usar o SDK (kit de desenvolvimento de software para administradores) para todo o trabalho de automação, disponível no site do Google. Mas, novamente, isso requer habilidades de programação reais para ser usado. O Google fornece documentação e tutoriais com código de amostra para ajudar você a começar e também encontrará alguns vídeos do YouTube sobre o assunto, mas essa não é uma tarefa que os neófitos de programação acharão simples. Como alternativa, a oferta Business também fornece acesso ao Google App Maker, plataforma de desenvolvimento de baixo código do Google para criar aplicativos de negócios por meio de uma interface visual de arrastar e soltar e baseada em formulário que não requer codificação para a criação básica de aplicativos.

As notificações fornecem uma maneira de alertar um administrador de TI quando ocorre um evento que precisa de atenção. O Google usa um botão liga / desliga para ativar ou desativar alertas de uma lista de possíveis eventos. Embora a lista seja um pouco limitada, ela abrange a maioria dos eventos que seriam do interesse de um administrador de TI, incluindo problemas de segurança e alertas de serviço para interrupções de aplicativos.

No campo da segurança, como uma conta corporativa do Google G Suite vem com e-mail, o gerenciamento eficaz dos usuários se torna um diretório básico, especialmente para pequenas e médias empresas (SMBs) que podem não precisar da funcionalidade mais profunda oferecida por uma plataforma IDM em larga escala. Mesmo assim, o Google suporta alguns recursos bastante sofisticados aqui, incluindo autenticação de dois fatores (2FA) no nível da conta. Os administradores de TI podem exigir 2FA, que consiste em uma senha e um código de verificação. No nível da assinatura Enterprise, um administrador de TI pode optar por permitir apenas chaves de segurança que exijam um dispositivo físico, como um dongle USB ou um smartphone. Isso elimina a necessidade de um código especial e adiciona a camada extra de exigir um dispositivo físico. Os administradores de TI podem permitir a integração com serviços de autenticação externos, como o Microsoft Active Directory (AD) ou o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) e outras fontes compatíveis com o SAML (Security Assertion Markup Language). O Google também emprega criptografia AES de 128 bits ou mais forte para todos os dados em repouso. Os dados em trânsito utilizam o protocolo HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) e o sigilo de encaminhamento (FS). A última é uma técnica destinada a proteger os canais de comunicação, bloqueando as tentativas de descriptografar retroativamente as sessões HTTPS mais antigas.

O Google oferece relatórios em lata que você pode executar a qualquer momento no painel do administrador, além de uma API de relatórios que permitirá criar seus próprios relatórios personalizados. Os relatórios incluídos incluem Atividade, Uso do aplicativo, Segurança e vários relatórios de auditoria. Os relatórios de auditoria fornecem informações detalhadas sobre coisas como criação de conta e grupo, atividade de login do usuário, criação e exclusão de arquivos e uma pesquisa por email. Cada um desses relatórios de auditoria possui um recurso de filtragem para reduzir a quantidade de informações retornadas. Os nomes de eventos são específicos para cada tipo de auditoria, mas fornecem uma maneira de ver rapidamente coisas como logins com falha.

Como mencionado anteriormente, o Google oferece o Team Drive, que atua como um repositório de arquivos para um grupo definido de usuários destinados ao compartilhamento e colaboração rápidos de arquivos. As funções administrativas incluem gerenciamento de associação, controle de permissões para coisas como migração de arquivos e compartilhamento de links e transferência de propriedade de um usuário para outro. O administrador de TI também possui controles granulares sobre como os arquivos são compartilhados pelos membros da equipe. Os padrões globais são definidos na página "Configurações do Drive e do Documentos".

Microsoft Office 365

A Microsoft sempre arquitetou com as empresas em mente, e essa experiência é mostrada no Office 365. O Centro de Administração da plataforma é o principal ponto de entrada para todas as tarefas de administração no Office 365. A página inicial do painel apresenta atividades comuns como Adicionar, Excluir, Editar um Usuário, Gerenciar Faturamento e mais em painéis individuais chamados Cartões. Esses cartões podem ser excluídos ou reorganizados para atender às suas necessidades, o que facilita a criação de uma página personalizada que exibe apenas as informações que um profissional de TI precisa para monitorar o status atual, gerenciar usuários ou gerenciar configurações de contas corporativas.

A Microsoft oferece um aplicativo móvel do Office 365 Admin para Android, iOS e Windows Phone. Esse utilitário prático permite que você realize a maioria das funções típicas de administrador de TI diretamente do seu telefone. Para aumentar a segurança, o aplicativo móvel fornece um PIN de logon para evitar ações não autorizadas caso você perca o telefone. Embora você possa acessar as páginas de administração de TI do Google G Suite e do Zoho Office no navegador móvel, o Office 365 é atualmente o único dos três com um aplicativo móvel dedicado. E, é claro, também possui versões voltadas para o usuário de seus principais aplicativos disponíveis para Android, iOS e Windows Phone.

A Microsoft introduziu o Windows PowerShell em 2003 com o codinome "Mônada". Desde então, a empresa investiu pesadamente na extensão desse novo mecanismo de script e automação, que resultou no PowerShell Core e no Office 365 PowerShell. Essa extensão do PowerShell fornece várias ferramentas para gerenciar contas e licenças de usuários. A Microsoft oferece um centro de administração do Office 365 para gerenciar os principais recursos e pontos de configuração necessários para um administrador de TI; no entanto, é importante observar que alguns recursos só podem ser gerenciados pelo PowerShell. Isso significa que será necessário familiarizar-se com scripts para manter o Office 365 idealmente em execução.

No entanto, as lojas de TI que usam produtos da Microsoft no front-end ou no back-end podem encontrar benefícios significativos ao investir em algum conhecimento do PowerShell. Por exemplo, executar operações em massa em um grande número de usuários é muito mais fácil usando o PowerShell. O PowerShell também brilha quando você precisa filtrar dados ou executar operações como calcular o número de itens em todas as listas do Microsoft SharePoint Online que estão sob seu controle. E, se você estiver gerenciando o Office 365 na nuvem com outros produtos da Microsoft no local ou em outra parte da nuvem, amarrá-los juntos pode ser muito mais fácil usando o PowerShell.

Para profissionais de TI que desejam desenvolver suas habilidades no Office 365, a Microsoft oferece uma certificação MCSA (Microsoft Certified Solutions Associate) especial para o Office 365. Essa certificação exige que você faça dois exames, incluindo o Exame 70-346: Gerenciamento de identidades e requisitos e exame do Office 365 70-347: Habilitando os Serviços do Office 365. A Microsoft oferece duas sessões de preparação para exames de vídeo no site da rede de desenvolvedores do Channel 9 que você pode visualizar para se preparar para esse exame. Esses recursos de aprendizado não apenas o preparam para o exame, mas também transmitem conhecimento útil para as pessoas encarregadas de administrar o Office 365 para um grande número de usuários, incluindo tarefas como proteger dados, gerenciar usuários e o Office 365 PowerShell.

A criação de novas contas do Office 365 também pode ser realizada com o PowerShell. Usando o cmdlet PowerShell New-MsolUser (que significa "command-let"), é possível ler uma lista de nomes de um arquivo de valores separados por vírgula (CSV) e criar automaticamente esse usuário, incluindo não apenas a permissão para o Office 365, mas também para uma conta de email do Outlook e uma entrada do AD sujeita às configurações de diretiva de grupo padrão ou personalizadas. Para ajudar nisso, o Office 365 está profundamente vinculado ao Microsoft Azure AD, que pode ser vinculado a um domínio do AD local. Essa integração fornece autenticação de usuário perfeita entre computadores, recursos e Office 365 locais. Como o AD é o padrão de fato do setor para autenticação de computadores, torna a adoção do Office 365 muito mais fácil, especialmente para organizações que já o usam localmente.

O Office 365 oferece suporte a vários métodos para o 2FA, incluindo chamada ou texto para um telefone celular, chamada para um telefone do escritório ou usando um aplicativo de notificação especial disponível para dispositivos Android, iOS e Windows Phone. As configurações para autenticação multifatorial (MFA) podem ser atribuídas a usuários individuais. O monitoramento do status de habilitação dessa configuração acontece na tela Usuários do Centro de administração do Office 365. A visualização Usuários Ativos mostrará Desativado, Ativado ou Reforçado para cada usuário. Ativado significa que o usuário foi inscrito no MFA, mas ainda não concluiu o processo de registro. Para segurança adicional, a Microsoft usa várias camadas de criptografia diferentes para proteger seus dados. Cada administrador de conta obtém acesso ao portal Service Trust Preview, que fornece detalhes sobre a estratégia de segurança completa da Microsoft.

A Microsoft oferece uma variedade de planos de preços para o Office 365, começando em US $ 8, 25 por usuário para pequenas empresas e US $ 20 por usuário por mês para a assinatura do Enterprise E3. Da perspectiva de um profissional de TI, não há um nível de preço preferido para o gerenciamento do Office 365; ferramentas de gerenciamento são as mesmas em todos os níveis de preços. Os recursos avançados, como prevenção de perda de dados, ajuda de conformidade e proteção avançada contra ameaças, exigem uma licença E3, que custa US $ 35 por usuário por mês. Assim como a ferramenta de baixo código do Google, o Office 365 também oferece acesso ao Microsoft PowerApps para a criação de aplicativos sem a necessidade de conhecimento de codificação.

Por fim, o Office 365 também facilita para os profissionais de TI combinar o conjunto básico de produtividade do escritório com ferramentas mais avançadas para oferecer aos usuários mais recursos, porque ele se integra facilmente a muitas das outras plataformas de negócios da Microsoft. Essas plataformas incluem a nova plataforma de CRM e gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) do Dynamics 365, o aplicativo de inteligência de negócios (BI) do Microsoft Power BI e a mencionada plataforma Microsoft SharePoint Online, para citar algumas. O Zoho também oferece esse tipo de integração com sua longa lista de aplicativos, mas a suíte da Microsoft oferece uma profundidade de recursos e design corporativo que ainda é incomparável.

Escritório Zoho

O Zoho Office é parte de uma assinatura do Zoho Docs, sendo a última a plataforma de armazenamento em nuvem, colaboração e compartilhamento de arquivos do Zoho. Ele fornece um conjunto semelhante de aplicativos e armazenamento de arquivos aos do Google G Suite e do Office 365. Uma oferta básica é gratuita para até 25 usuários e fornece 1 GB de armazenamento on-line e controles de administração on-line. As camadas pagas aumentam o armazenamento por usuário para 100 GB por US $ 5 por mês e 1 TB por US $ 8 por mês. Você deve estar na camada Premium para aproveitar todos os recursos, incluindo a integração AD e SAML. A camada Premium também é necessária para os recursos avançados de governança de dados, incluindo o rastreamento de todos os documentos criados usando o produto.

Adicionar usuários ao Zoho Office requer um processo de inscrição, que é iniciado a partir de um email. Uma lista de usuários a convidar pode ser inserida a partir de um arquivo CSV que lista todos os endereços de email do usuário. A mesma função pode ser realizada programaticamente usando a API do Zoho Mail. No G Suite do Google, por exemplo, se você precisar alterar o nome do departamento para um grupo inteiro de usuários, faça isso através da API do Google escrevendo um pequeno programa que lê a lista de usuários de um arquivo (normalmente um arquivo CSV) e chama a função API necessária para adicionar esses usuários ao novo grupo de departamentos. No Zoho, isso é simplesmente a API do Zoho Mail. Isso parece complexo, mas com um pouco de experiência em programação, não é tão difícil de fazer. Ainda assim, é mais complicado do que executar a mesma tarefa usando o Microsoft AD, para o qual isso seria principalmente uma operação baseada em assistente. O Zoho Office usa uma API baseada em Representational State Transfer (REST) ​​para toda interação externa, para que você possa usar qualquer linguagem de script que deseje automatizar tarefas e também integrar (pelo menos em um nível alto) a um grande número de outros softwares, como aplicativos -a-Service (SaaS) que também padronizaram no REST.

Do ponto de vista da automação, a funcionalidade da API do Zoho Office é um pouco diferente dos outros dois produtos. Todos os aplicativos do Zoho são integrados por padrão. Para manipular programaticamente os usuários, é necessário acessar a API do Zoho Mail. A lista de funções disponíveis é bastante extensa, incluindo a capacidade de alterar o status 2FA de um usuário. A API de contas adiciona funções adicionais, incluindo a capacidade de alterar regras de encaminhamento de email e mensagens de resposta automática de férias.

O Zoho Office oferece suporte à criptografia em trânsito ao sincronizar arquivos entre o dispositivo de um usuário e a nuvem. A tecnologia subjacente inclui uma chave exclusiva de 2048 bits, baseada em RSA, gerada por meio do Perfect Forward Secrecy (PFS), juntamente com o protocolo TLS (Transport Layer Security). Os dados são protegidos em vários locais para evitar a perda de dados. Além disso, o 2FA pode ser ativado para usuários como uma etapa de verificação inicial.

O Zoho Office é um aplicativo móvel para Android e iOS. A empresa não oferece um aplicativo de administrador de TI móvel, mas você pode acessar o site completo em qualquer navegador. Embora a maioria das tarefas administrativas possa ser executada em um navegador móvel, uma tela maior facilita o processo.

No geral, a força do Zoho parece estar menos nos recursos avançados oferecidos no Zoho Office do que no grande número de outros produtos que o Zoho possui em seu portfólio, que se integram com bastante facilidade ao conjunto de produtividade. Esses produtos são variados, incluindo os de contabilidade, BI, CRM, ponto de venda (POS) e muitos outros, incluindo a plataforma Zoho Creator de baixo código da empresa para rivalizar com os recursos visuais de criação de aplicativos do G Suite e do Office 365. Isso significa que os profissionais de TI podem criar um conjunto de ferramentas bastante direcionado para muitos tipos diferentes de negócios simplesmente selecionando a combinação certa de software. A desvantagem é que essas ferramentas não são tão personalizáveis ​​do ponto de vista de automação, interface do usuário e fluxo de trabalho quanto as do portfólio da Microsoft. Por outro lado, eles têm um bom preço e colocam o Zoho um passo à frente do Google, pois este simplesmente não oferece a maioria dessas outras ferramentas (com exceção do BI e da análise de dados).

Bottom Line

O Office 365 é a nossa melhor escolha da perspectiva de um profissional de TI. Como é construído em uma plataforma de gerenciamento de usuários e software orientada a TI na forma de AD, o Office 365 simplesmente possui mais ferramentas de TI para os profissionais de TI aproveitarem do que os outros players. A Microsoft acrescenta isso a uma variedade de ferramentas e recursos adicionais, como os da Central de Confiabilidade e do Office TechCenter, além de oferecer uma fonte rica de infraestrutura de nuvem e ferramentas de gerenciamento no Microsoft Azure, que permitem essencialmente a integração "snap-in" com Office 365.

Embora o Google e o Zoho ofereçam algumas dessas funcionalidades, eles não combinam ponto por ponto, embora o Google se aproxime das ferramentas de gerenciamento e infraestrutura que ele oferece via Google Cloud. No entanto, quando você considera que o Office 365 pode ser facilmente estendido com as versões em nuvem dos produtos de servidor back-end mais populares da Microsoft, como Dynamics 365, Exchange Online e Microsoft SharePoint Online, o Google se torna o player mais fraco, com apenas o Zoho sendo competitivo. portfólio de software (embora seus produtos sejam mais voltados para PMEs, enquanto a Microsoft visa diretamente à empresa).

No geral, o Google G Suite está avançando e vai agradar quem procura uma alternativa da Microsoft. Embora não seja exatamente compatível com os recursos de autenticação ou automação, ele traz a simplicidade do Gmail para a realização de tarefas administrativas de TI. O Zoho Office é o menos caro dos três e oferece alguns recursos interessantes, como 1 TB de armazenamento por mês, por US $ 8. Por outro lado, faltavam as ferramentas de administração e relatórios. A automação pode ser realizada, mas não no mesmo nível de funcionalidade encontrado nos outros dois produtos.